AK Baumaschinen­vermietung

„TOPIX hat uns mit der einfachen und übersichtlichen Oberfläche und den vielen klar strukturierten Bereichen überzeugt – genau unser Motto: einfach unkompliziert.“

Das familiengeführte Unternehmen aus Langenfeld (Rheinland) vermietet seit 2016 ein breites Spektrum an Baumaschinen: von Minibaggern, Kettenbaggern und Radladern über Dumper und Verdichtungsgeräte bis hin zu Maschinen für den Garten‑ und Landschaftsbau. Ergänzend zur Vermietung bietet AK Baumaschinenvermietung zahlreiche Serviceleistungen. Darunter Reparaturen, Wartungen und Hydraulikservice – auch für Fremdmaschinen. So erhalten Kunden alles rund um das Thema Baumaschinen aus einer Hand.

Die Ausgangssituation

Vor der Einführung von TOPIX arbeitete die Andreas Kaaf - AK Baumaschinenvermietung mit einem System, das die Anforderungen an Transparenz, Prozessabbildung und Mobilität nur eingeschränkt erfüllte. Das Unternehmen begann im Januar 2026, Daten in TOPIX zu übernehmen.

Frau Kaaf, warum haben Sie sich für TOPIX entschieden?

"Wir haben uns einige Programme angesehen, aber diese haben uns nicht überzeugt. TOPIX hat uns mit der einfachen und übersichtlichen Oberfläche und den vielen ausgeprägten Bereichen sehr gut gefallen. Überzeugend für uns war, dass es eine App gibt, mit der unsere Werkstatt Aufträge, Schäden und Projekte direkt anlegen und bearbeiten kann. Die Entnahme von Ersatzteilen, Filtern und Weiterem werden einfach direkt im System erfasst und gehen im Arbeitsalltag nicht mehr unter."

Welche ersten Aufgaben haben Sie bereits mit TOPIX angefangen? Wie sieht ein typischer Einstiegsablauf aus?

„TOPIX hat uns nach einer kurzen „Einarbeitung“ die Cloud zum Einpflegen unserer Daten bereitgestellt. Wir können nun in eigenem Tempo und ohne Druck TOPIX integrieren. Im Augenblick arbeiten wir parallel zum alten System, pflegen unsere Maschinen und Produkte ein. Die Debitoren und Kreditoren haben wir ebenfalls erfasst. Der typische Ablauf wäre bei TOPIX relativ einfach: Man bekommt einen persönlichen Betreuer an die Seite gestellt, der in einem Termin vor Ort oder auch online mit einem zusammen einen Plan aufstellt, wie man TOPIX in sein Unternehmen implementieren möchte. Danach beginnen die Schulungen für die einzelnen Module. Im Anschluss wird man umgestellt und kann mit TOPIX arbeiten. Auch ein Grund, warum wir uns für TOPIX entschieden haben: einfach unkompliziert. Genau unser Motto."

Welche ersten Vorteile oder Potentiale sehen Sie für Ihren Arbeitsalltag mit TOPIX – obwohl Sie erst seit kurzem mit TOPIX arbeiten?

„Unser Potential für unseren Arbeitsalltag ist in erster Linie, die Bürokratie zu minimieren und auf kürzeren Wegen abzuwickeln. Wir wollen eine bessere Übersicht der Kundenhierachien, um zu sehen, wer, was, wann, wie gemietet hat und welche Maschinen vom Kunden eine Inspektion brauchen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass uns keine Serviceaufträge mehr „durch die Lappen“ gehen. Die schelle Hilfe für den Kunden, die „mal eben“ durchgeführt wird, ist einfach und schnell erfassbar."

Auf welche Features freuen Sie sich?

"Den Dispoplan passen wir noch an. Wir benötigen zum Beispiel keine Personalplanung in der Übersicht, und wir möchten unsere Maschinen nach Größe sortieren und dem Dispoplan unsere Ordnung geben. Welche Verbesserungen in den anderen Bereichen vorzuschlagen sind, können wir Stand heute noch nicht beurteilen, geben aber Ideen und Anregungen sehr gerne weiter, da wir wissen, dass wir bei TOPIX gehört werden."