TOPIX Ticket-System

Einfache Handhabung, übersichtlicher Aufbau, schneller Support

Kunden-, Service- und Supportanfragen

Einfache Handhabung

Mit dem TOPIX Ticket-System lassen sich - ergänzend zum Grundmodul - alle Kunden-, Service- und Supportanfragen über E-Mail, Telefon, Fax oder Brief schnell erfassen, klassifizieren, bearbeiten und speichern. Alle Anfragen werden inklusive der dazugehörigen Korrespondenzen und Kategorieeinträge einem Ticket, mit einer eindeutigen Ticketnummer, einem Bearbeiter und einer frei wählbaren Priorität, zugeordnet. Tickets können auch einfach an andere Verantwortliche weitergereicht werden. Dabei werden alle Bearbeitungsschritte und die gesamte Kommunikation chronologisch protokolliert.

Reaktions- und Lösungszeiten einhalten

Übersichtlichkeit

Mit dem TOPIX Ticket-System können Sie auch ein großes Anfragevolumen bewältigen. Durch den neunstufigen Status bleiben Sie stets Herr der Lage und können Ihre Kunden bei einem Statuswechsel mit einer automatisierten E-Mail benachrichtigen lassen. Jeder Statuswechsel wird dabei mit Datum, Uhrzeit und Bearbeiter protokolliert. Wird das Ticket geschlossen, werden auch die dazugehörigen Korrespondenzen auf erledigt gesetzt. Die Verknüpfung des Tickets mit Wiedervorlagen und Terminen sorgt dafür, dass Reaktions- und Lösungszeiten eingehalten werden und kein Vorgang verloren geht.

Alle Funktionen im Überblick

    Allgemein

    Allgemein

    • Jedes Ticket hat eine Nummer, die in allen Vorgängen mitgeteilt werden kann
    • Zuordnung der Tickets zu Firmen, Personen und Projekten
    • Zuordnung eines Verantwortlichen, der sich aktuell um den Fall kümmert
    • Der Verantwortliche kann auch wechseln (z.B. 1st Level, 2nd Level / Entwickler)
    • Chronologische Protokollierung aller Bearbeitungsschritte: Korrespondenzen (E-Mail, Briefe, Fax), Telefonprotokolle, Kategorieeinträge, Ereignisse (Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen) und Auflistung in einem Verknüpfungsbereich
    • Neuanlage von Korrespondenzen, Protokollen, Terminen, Aufgaben und Kategorieeinträgen mit automatischer Verknüpfung direkt aus dem Ticket
    • Direkte Bearbeitung von Telefonprotokollen und E-Mails im Ticket-Fenster
    • Schneller Wechsel der Voransicht von bereits bestehenden Dokumenten
    • Mehrstufige Statusverwaltung (Standard-Status: 0=Neu, 1=Offen, 3=Bearbeitung, 3i=Info gekommen, 3w=wiedereröffnet, 5=Wartend, 7=Prüfen, 8=Mitteilen, 9=Geschlossen)
    • Automatische, Status-abhängige E-Mail-Aktionen mit vordefiniertem Formular
    • Separate Protokollierung aller Statusänderungen
    • Vordefinierbare Formulare für Telefonprotokolle
    • Wird Ticket geschlossen, werden enthaltene Korrespondenzen und Telefonprotokolle nach Rückfrage auf erledigt gesetzt
    • Separate Priorisierung, unabhängig vom Status
    • Separate Kennzeichnung für hervorzuhebende Vorgänge
    • Zuordnung der Tickets zu Themen-Bereichen
    • Variable Freifelder über Kategorien definierbar: 7 Text, 2 Datum, 4 Ankreuz
    • Leistungsbuchungen (in Kombination mit der TOPIX Projektverwaltung)
    • Prüfung auf verbundene Datensätze beim Löschen von Tickets

    Optionen

    Optionen zur Einstellung des generellen oder individuellen Workflows

    • Beim Erstellen automatisch Telefonprotokoll anlegen
    • eigenes Diktatzeichen als Verantwortlichen anlegen
    • Bei Doppelklick im Verknüpfungsbereich zweites Fenster öffnen
    • Bei Änderung in Freifeld 1 Status setzen
    • Bei Änderung in Freifeld 1 Verantwortlichen setzen
    • Bei automatischer Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
    • Bei manueller Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
    • Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
    • Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Verantwortlichen neu setzen
    • Bei Statusänderung automatisch Korrespondenz erstellen, z.B. für Kundenbenachrichtigung
    • Bei Antwort auf E-Mail Ticket-Nr. angeben
    • Bei Öffnen des Bereichs Suche nach eigenen Tickets, die nicht 5=Wartend oder 9=Geschlossen sind
    • Ticketnummer in eingehender Korrespondenz: Status setzen
    • Statusänderung in Abhängigkeit von Korrespondenz-Erledigung
    • Telefonat zum Ticket im Verknüpfungsbereich aktualisieren
    • Bei eingehenden Mails einer bestimmten Adresse sofort ein Ticket erzeugen
    • Eingehende Mails, die zu Ticket wurden, auch an Verteiler senden
    • Angebote, Aufträge, Bestellungen auch mit Ticketnummer ausgeben
    • Lieferscheine, Aus-/Eingangsrechnung und Wareneingang mit Ticketnummer
    • Bei Anlage von Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen die Firma aus dem Projekt verwenden
    • Verknüpfungsbereich anzeigen bei Erledigung
    • Automatischer E-Mail-Empfang setzt Status 3i=Info gekommen
    • Manuelle E-Mail-Zuweiseung setzt Status 3i=Info gekommen
    • Automatischer Status 3i= Info gekommen bei allen Status zwischen 3=Bearbeiten und 9=Geschlossen
    • Statusänderung im Hintergrund bei gesperrtem Ticket
    • Bei Automatischem E-Mail-Empfang Verantwortlichen eintragen als Unterzeichner in der eingehenden Korrespondenz
    • Bei Anlage einer Korrespondenz Betreff des Tickets übernehmen
    • Bei Änderungen des Verantwortlichen Mail an Betreffende(n) senden
    • Bei Ticketerzeugung aus Korrespondenz Projektnummer aus der Korrespondenz in Ticket übernehmen
    • Zusätzlicher Zugriff des Benutzers über Feld Verantwortlich in Tickets

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