TOPIX Ticket-System

Einfache Handhabung, übersichtlicher Aufbau, schneller Support

Kunden-, Service- und Supportanfragen

Einfache Handhabung

Mit dem TOPIX Ticket-System lassen sich - ergänzend zum Grundmodul - alle Kunden-, Service- und Supportanfragen über E-Mail, Telefon, Fax oder Brief schnell erfassen, klassifizieren, bearbeiten und speichern. Alle Anfragen werden inklusive der dazugehörigen Korrespondenzen und Kategorieeinträge einem Ticket, mit einer eindeutigen Ticketnummer, einem Bearbeiter und einer frei wählbaren Priorität, zugeordnet. Tickets können auch einfach an andere Verantwortliche weitergereicht werden. Dabei werden alle Bearbeitungsschritte und die gesamte Kommunikation chronologisch protokolliert.

Reaktions- und Lösungszeiten einhalten

Übersichtlichkeit

Mit dem TOPIX Ticket-System können Sie auch ein großes Anfragevolumen bewältigen. Durch den neunstufigen Status bleiben Sie stets Herr der Lage und können Ihre Kunden bei einem Statuswechsel mit einer automatisierten E-Mail benachrichtigen lassen. Jeder Statuswechsel wird dabei mit Datum, Uhrzeit und Bearbeiter protokolliert. Wird das Ticket geschlossen, werden auch die dazugehörigen Korrespondenzen auf erledigt gesetzt. Die Verknüpfung des Tickets mit Wiedervorlagen und Terminen sorgt dafür, dass Reaktions- und Lösungszeiten eingehalten werden und kein Vorgang verloren geht.

Alle Funktionen im Überblick

Allgemein

Jedes Ticket hat eine Nummer, die in allen Vorgängen mitgeteilt werden kann
Zuordnung der Tickets zu Firmen, Personen und Projekten
Zuordnung eines Verantwortlichen, der sich aktuell um den Fall kümmert
Der Verantwortliche kann auch wechseln (z.B. 1st Level, 2nd Level / Entwickler)
Chronologische Protokollierung aller Bearbeitungsschritte: Korrespondenzen (E-Mail, Briefe, Fax), Telefonprotokolle, Kategorieeinträge, Ereignisse (Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen) und Auflistung in einem Verknüpfungsbereich
Neuanlage von Korrespondenzen, Protokollen, Terminen, Aufgaben und Kategorieeinträgen mit automatischer Verknüpfung direkt aus dem Ticket
Direkte Bearbeitung von Telefonprotokollen und E-Mails im Ticket-Fenster
Schneller Wechsel der Voransicht von bereits bestehenden Dokumenten
Mehrstufige Statusverwaltung (Standard-Status: 0=Neu, 1=Offen, 3=Bearbeitung, 3i=Info gekommen, 3w=wiedereröffnet, 5=Wartend, 7=Prüfen, 8=Mitteilen, 9=Geschlossen)
Automatische, Status-abhängige E-Mail-Aktionen mit vordefiniertem Formular
Separate Protokollierung aller Statusänderungen
Vordefinierbare Formulare für Telefonprotokolle
Wird Ticket geschlossen, werden enthaltene Korrespondenzen und Telefonprotokolle nach Rückfrage auf erledigt gesetzt
Separate Priorisierung, unabhängig vom Status
Separate Kennzeichnung für hervorzuhebende Vorgänge
Zuordnung der Tickets zu Themen-Bereichen
Variable Freifelder über Kategorien definierbar: 7 Text, 2 Datum, 4 Ankreuz
Leistungsbuchungen (in Kombination mit der TOPIX Projektverwaltung)
Prüfung auf verbundene Datensätze beim Löschen von Tickets

Optionen

Optionen zur Einstellung des generellen oder individuellen Workflows

Beim Erstellen automatisch Telefonprotokoll anlegen
eigenes Diktatzeichen als Verantwortlichen anlegen
Bei Doppelklick im Verknüpfungsbereich zweites Fenster öffnen
Bei Änderung in Freifeld 1 Status setzen
Bei Änderung in Freifeld 1 Verantwortlichen setzen
Bei automatischer Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
Bei manueller Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Verantwortlichen neu setzen
Bei Statusänderung automatisch Korrespondenz erstellen, z.B. für Kundenbenachrichtigung
Bei Antwort auf E-Mail Ticket-Nr. angeben
Bei Öffnen des Bereichs Suche nach eigenen Tickets, die nicht 5=Wartend oder 9=Geschlossen sind
Ticketnummer in eingehender Korrespondenz: Status setzen
Statusänderung in Abhängigkeit von Korrespondenz-Erledigung
Telefonat zum Ticket im Verknüpfungsbereich aktualisieren
Bei eingehenden Mails einer bestimmten Adresse sofort ein Ticket erzeugen
Eingehende Mails, die zu Ticket wurden, auch an Verteiler senden
Angebote, Aufträge, Bestellungen auch mit Ticketnummer ausgeben
Lieferscheine, Aus-/Eingangsrechnung und Wareneingang mit Ticketnummer
Bei Anlage von Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen die Firma aus dem Projekt verwenden
Verknüpfungsbereich anzeigen bei Erledigung
Automatischer E-Mail-Empfang setzt Status 3i=Info gekommen
Manuelle E-Mail-Zuweiseung setzt Status 3i=Info gekommen
Automatischer Status 3i= Info gekommen bei allen Status zwischen 3=Bearbeiten und 9=Geschlossen
Statusänderung im Hintergrund bei gesperrtem Ticket
Bei Automatischem E-Mail-Empfang Verantwortlichen eintragen als Unterzeichner in der eingehenden Korrespondenz
Bei Anlage einer Korrespondenz Betreff des Tickets übernehmen
Bei Änderungen des Verantwortlichen Mail an Betreffende(n) senden
Bei Ticketerzeugung aus Korrespondenz Projektnummer aus der Korrespondenz in Ticket übernehmen
Zusätzlicher Zugriff des Benutzers über Feld Verantwortlich in Tickets

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