Alle Anfragen in einem System
Mit der TOPIX Ticketsystem Software managen Sie Kunden-, Service- und Supportanfragen in nur einer Software. Dabei können Tickets auch einfach an andere Verantwortliche weitergeleitet werden. Dabei werden alle Bearbeitungsschritte und die gesamte Kommunikation chronologisch protokolliert. Die Verknüpfung des Tickets mit Wiedervorlagen und Terminen sorgt dafür, dass Reaktions- und Lösungszeiten eingehalten werden und kein Vorgang verloren gehen kann.
Einfache Handhabung der Kommunikation
Mit der TOPIX Software für Ticketsystem lässt sich die gesamte Kommunikation über E-Mails, Telefon, Fax oder Brief schnell erfassen, kategorisieren, bearbeiten und speichern. Alle Anfragen werden inklusive der dazugehörigen Korrespondenzen und Kategorieeinträge einem Ticket, mit einer eindeutigen Ticketnummer, einem Bearbeiter und einer frei wählbaren Priorität, zugeordnet.
Übersicht über alle Vorgänge
Mit der Ticketsystem Software von TOPIX können Sie auch ein großes Anfragevolumen bewältigen. Durch den neunstufigen Status bleiben Sie stets Herr der Lage und können Ihre Kunden bei einem Statuswechsel mit einer automatisierten E-Mail benachrichtigen lassen. Jeder Statuswechsel wird dabei mit Datum, Uhrzeit und Bearbeiter protokolliert. Wird das Ticket geschlossen, werden auch die dazugehörigen Korrespondenzen auf erledigt gesetzt.
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Vorteile eines digitales Ticketsystem für Unternehmen aus dem Mittelstand
Mit dem Ticketsystem von TOPIX können alle Kunden-, Service- und Supportanfragen, die über verschiedene Kanäle wie E-Mails, Telefon, Fax oder Brief eingehen, zentralisiert, klassifiziert und gespeichert werden. Jede Anfrage wird einem Ticket mit eindeutiger Nummer, zuständigem Bearbeiter und individuell festlegbarer Priorität zugeordnet. Dies gewährleistet eine strukturierte und effiziente Bearbeitung sämtlicher Anliegen.
Alle Bearbeitungsschritte und die gesamte Kommunikation zu einem Ticket werden chronologisch protokolliert. Dies umfasst E-Mails, Briefe, Faxe, Telefonprotokolle sowie Termine und Aufgaben. Durch diese lückenlose Dokumentation behalten Unternehmen den Überblick über den aktuellen Stand jeder Anfrage und können eine transparente Kommunikation sowohl intern als auch mit Kunden sicherstellen.
Das neunstufige Statussystem des TOPIX Ticket-Systems ermöglicht es, den Fortschritt jeder Anfrage genau zu verfolgen. Bei Änderungen des Ticket-Status können automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden versendet werden, sodass diese stets über den aktuellen Stand ihrer Anfragen informiert sind. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und reduziert den Kommunikationsaufwand.
Tickets können innerhalb des Systems problemlos an andere Verantwortliche weitergeleitet werden, beispielsweise vom First-Level- zum Second-Level-Support oder direkt an Entwickler. Dies fördert eine flexible und effektive Bearbeitung von Anfragen und stellt sicher, dass jedes Anliegen von der am besten qualifizierten Person betreut wird.
Durch die Verknüpfung von Tickets mit Wiedervorlagen und Terminen stellt TOPIX sicher, dass Reaktions- und Lösungszeiten eingehalten werden. Keine Anfrage gerät in Vergessenheit, und alle Fristen werden zuverlässig überwacht. Dies optimieren die Servicequalität und trägt zur Kundenzufriedenheit bei.
Features
Allgemein
Allgemein
- Jedes Ticket hat eine Nummer, die in allen Vorgängen mitgeteilt werden kann
- Zuordnung der Tickets zu Firmen, Personen und Projekten
- Zuordnung eines Verantwortlichen, der sich aktuell um den Fall kümmert
- Der Verantwortliche kann auch wechseln (z.B. 1st Level, 2nd Level / Entwickler)
- Chronologische Protokollierung aller Bearbeitungsschritte: Korrespondenzen (E-Mail, Briefe, Fax), Telefonprotokolle, Kategorieeinträge, Ereignisse (Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen) und Auflistung in einem Verknüpfungsbereich
- Neuanlage von Korrespondenzen, Protokollen, Terminen, Aufgaben und Kategorieeinträgen mit automatischer Verknüpfung direkt aus dem Ticket
- Direkte Bearbeitung von Telefonprotokollen und E-Mails im Ticket-Fenster
- Schneller Wechsel der Voransicht von bereits bestehenden Dokumenten
- Mehrstufige Statusverwaltung (Standard-Status: 0=Neu, 1=Offen, 3=Bearbeitung, 3i=Info gekommen, 3w=wiedereröffnet, 5=Wartend, 7=Prüfen, 8=Mitteilen, 9=Geschlossen)
- Automatische, Status-abhängige E-Mail-Aktionen mit vordefiniertem Formular
- Separate Protokollierung aller Statusänderungen
- Vordefinierbare Formulare für Telefonprotokolle
- Wird Ticket geschlossen, werden enthaltene Korrespondenzen und Telefonprotokolle nach Rückfrage auf erledigt gesetzt
- Separate Priorisierung, unabhängig vom Status
- Separate Kennzeichnung für hervorzuhebende Vorgänge
- Zuordnung der Tickets zu Themen-Bereichen
- Variable Freifelder über Kategorien definierbar: 7 Text, 2 Datum, 4 Ankreuz
- Leistungsbuchungen (in Kombination mit der TOPIX Projektverwaltung)
- Prüfung auf verbundene Datensätze beim Löschen von Tickets
Optionen
Optionen zur Einstellung des generellen oder individuellen Workflows
- Beim Erstellen automatisch Telefonprotokoll anlegen
- eigenes Diktatzeichen als Verantwortlichen anlegen
- Bei Doppelklick im Verknüpfungsbereich zweites Fenster öffnen
- Bei Änderung in Freifeld 1 Status setzen
- Bei Änderung in Freifeld 1 Verantwortlichen setzen
- Bei automatischer Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
- Bei manueller Änderung des Verantwortlichen: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
- Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Statusänderung auf 3=Bearbeiten
- Bei Änderung in Telefonnotiz-Eingabefeld: Verantwortlichen neu setzen
- Bei Statusänderung automatisch Korrespondenz erstellen, z.B. für Kundenbenachrichtigung
- Bei Antwort auf E-Mail Ticket-Nr. angeben
- Bei Öffnen des Bereichs Suche nach eigenen Tickets, die nicht 5=Wartend oder 9=Geschlossen sind
- Ticketnummer in eingehender Korrespondenz: Status setzen
- Statusänderung in Abhängigkeit von Korrespondenz-Erledigung
- Telefonat zum Ticket im Verknüpfungsbereich aktualisieren
- Bei eingehenden Mails einer bestimmten Adresse sofort ein Ticket erzeugen
- Eingehende Mails, die zu Ticket wurden, auch an Verteiler senden
- Angebote, Aufträge, Bestellungen auch mit Ticketnummer ausgeben
- Lieferscheine, Aus-/Eingangsrechnung und Wareneingang mit Ticketnummer
- Bei Anlage von Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen die Firma aus dem Projekt verwenden
- Verknüpfungsbereich anzeigen bei Erledigung
- Automatischer E-Mail-Empfang setzt Status 3i=Info gekommen
- Manuelle E-Mail-Zuweiseung setzt Status 3i=Info gekommen
- Automatischer Status 3i= Info gekommen bei allen Status zwischen 3=Bearbeiten und 9=Geschlossen
- Statusänderung im Hintergrund bei gesperrtem Ticket
- Bei Automatischem E-Mail-Empfang Verantwortlichen eintragen als Unterzeichner in der eingehenden Korrespondenz
- Bei Anlage einer Korrespondenz Betreff des Tickets übernehmen
- Bei Änderungen des Verantwortlichen Mail an Betreffende(n) senden
- Bei Ticketerzeugung aus Korrespondenz Projektnummer aus der Korrespondenz in Ticket übernehmen
- Zusätzlicher Zugriff des Benutzers über Feld Verantwortlich in Tickets
Häufig gestellte Fragen zur TOPIX Ticket System Software
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Ticketsystem Software haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Was ist ein All-in-One Ticketsystem und wie kann es den Kundensupport verbessern?
In einem All-in-One Ticketsystem lassen sich Kundenanfragen aus mehrere Kanäle in einer umfassenden Softwarelösung zentral verwalten. Es verbessert den Kundenservice durch effiziente Ticketverwaltung, Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und eine einheitliche Benutzeroberfläche für Supportmitarbeiter. Dies führt zu schnelleren Reaktionszeiten und einem verbesserten Kundenerlebnis. Unser deutsches Ticketsystem wurde speziell entwickelt, um die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe zu erfüllen.
Welche Vorteile bietet die Automatisierung in einem Ticketsystem?
Die Automatisierung in einem Ticketsystem bietet zahlreiche Vorteile. Tickets können automatisch kategorisiert und somit von den richtigen Supportmitarbeitern bearbeitet werden. Routineanfragen können von Supportteams durch vordefinierte Antworten schnell bearbeitet werden. Dies spart Zeit, eliminieren menschliche Fehler und ermöglicht es dem Support-Team, Effizienz zu steigern und sich auf komplexere Kundenprobleme zu konzentrieren. Unsere Software Ticketsystem unterstützt dabei mit vielen wichtige Funktionen.
Wie unterstützt ein Ticketsystem die Bearbeitung von Kundenanfragen aus verschiedenen Kanäle?
Ein modernes Ticketsystem integriert Kundenanfragen aus verschiedenen Kanäle wie E-Mail, Telefon, Live-Chat und sozialen Medien in eine einheitliche Plattform. Dies ermöglicht eine konsistente Bearbeitung und Nachverfolgung aller Anfragen, unabhängig vom Eingangskanal. Supportmitarbeiter haben so einen Überblick über die gesamte Kundenhistorie und können personalisierten Support bieten. Ein gutes Ticketsystem wie unsere Software Ticketsystem erleichtert dadurch die gesamte Kundenservice-Kommunikation.
Welche Funktionen sollte eine gute Ticketsystem Software für optimalen IT Support bieten?
Eine gute Ticketsystem Software für IT-Support sollte Funktionen wie automatische Ticketerstellung, Priorisierung von Anfragen, Eskalationsmanagement und SLA-Tracking bieten. Wichtig sind auch eine benutzerfreundliche Oberfläche, Integrationen mit anderen IT-Tools, Wissensdatenbank für schnelle Lösungsfindung und umfangreiche Reporting-Möglichkeiten zur Analyse der Support-Performance. Unser IT Ticketsysteme wurde nach Best Practices entwickelt und unterstützt sowohl ein internes Ticketsystem als auch externe Support-Anfragen.
Wie kann ein Ticketing-System zur Optimieren des Kundenservice beitragen?
Ein Ticketsystem optimieren den Kundenservice durch effiziente Prozesse, bessere Übersicht und schnellere Problemlösung. Es ermöglicht die Priorisierung von Anfragen, verhindert, dass Tickets übersehen werden, und bietet Einblicke in häufige Kundenprobleme. Durch Automatisierung und strukturierte Workflows können sich Supportmitarbeiter auf die Lösung von Kundenproblemen konzentrieren, was zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Besonders Ticketsystem für kleine Unternehmen profitieren von der verbesserten Effizienz und Produktivität unserer Software.
Welche Rolle spielen Dashboards und Kennzahlen in einem Ticketsystem?
Dashboards und Kennzahlen in einem Ticketsystem bieten einen Überblick über die Performance des Kundenservice. Sie zeigen wichtige Metriken wie Reaktionszeiten, Lösungsraten und Kundenzufriedenheit in Echtzeit an. Diese Daten helfen Managern, Engpässe zu identifizieren, Ressourcen effektiv zuzuweisen und datenbasierte Entscheidungen zur Verbesserung des Kundenservice zu treffen. Unser robustes Reporting-System bietet detaillierte Analyse-Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung.
Wie unterscheidet sich ein All-in-One Ticketsystem von herkömmlicher Helpdesk-Software?
Ein All-in-One Ticketsystem geht über die Funktionen herkömmlicher Helpdesk-Software hinaus. Es bietet nicht nur Ticketverwaltung, sondern integriert auch Funktionen wie Kundenmanagement, Wissensdatenbank, Reporting und oft sogar CRM-Funktionalitäten. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Verwaltung des Kundenservice und eine nahtlose Integration verschiedener Supportprozesse in einer einzigen Plattform. Unsere Software bietet zudem Skalierbarkeit, sodass sie mitwächst, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Welche Vorteile bietet ein simples Ticketsystem für kleine Unternehmen?
Ein simples Ticketsystem wie unsere einfache Ticketsystem-Lösung bietet gerade für kleine Unternehmen entscheidende Vorteile: Es ist einfach zu bedienen, ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne lange Einarbeitungszeit und sorgt dennoch für strukturierte Kundenanfragen-Bearbeitung. Durch die Ticketsystem Cloud basierte Lösung können alle Teammitglieder standortunabhängig auf das Ticketsysteme für Unternehmen zugreifen. Die Cloud-Lösung benötigt zudem keine aufwändige Installation oder Wartung und kann flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Wann sollte ein Unternehmen über die Einführung eines neues System für das Ticketmanagement nachdenken?
Ein Unternehmen sollte über die Einführung eines internes Ticketsystems nachdenken, wenn Kundenanfragen unstrukturiert bearbeitet werden, E-Mails zwischen Mitarbeitern hin und her geschickt werden oder Anfragen gelegentlich verloren gehen. Unsere Software für Ticketsystem bietet mit anpassbaren Funktionen eine ideale Lösung zur Produktivitätssteigerung im Kundenservice und Self-Service-Möglichkeiten für wiederkehrende Anfragen.
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl
Unser deutsches Ticketsystem ist die ideale Software für alle Unternehmen, die ihren Kundenservice professionalisieren möchten. Mit dem robusten Ticketsystem für kleine Unternehmen können Kundendaten zentral verwaltet und Kundenanfragen über alle Kanäle hinweg effizient bearbeitet werden. Die digitale Lösung bietet höchste Skalierbarkeit und lässt sich problemlos mit anderen Systemen integrieren. Als deutsches Ticket System wurde es speziell für die Anforderungen lokaler Unternehmen entwickelt und bietet eine intuitive Bedienung zur einfachen Verwaltung von Self-Service-Optionen, anpassbaren Formularen und umfassenden Kundenservice-Funktionen. Somit können Sie alle Support-Anfragen simpel und effizient verwalten. Unser Tool unterstützt dabei sowohl die Kommunikation mit Kunden als auch das interne Projektmanagement.