Digitale Reisekostenabrechnung mit Komfort und System
Mit der Software für Reisekostenabrechnung von TOPIX erfassen und verwalten Unternehmen ihre Reiseausgaben schnell, einfach und gesetzeskonform. Geschäfts- und Dienstreisen lassen sich effizient abrechnen – ob vom Arbeitsplatz oder unterwegs per Web-Client. Alle aktuellen gesetzlichen Pauschalen für In- und Ausland sind bereits integriert, ebenso wie unternehmensspezifische Richtlinien. So bleibt der Aufwand gering, die Transparenz hoch und die Abrechnung sicher.
Nahtlose Integration in andere Programmbereiche
Die TOPIX Reisekostenabrechnung ist vollständig in die TOPIX Finanz- und Lohnbuchhaltung integriert. Alle erfassten Daten werden automatisch an die Finanzbuchhaltung übermittelt, Zahlungsvorschläge erstellt oder direkt in die nächste Lohnabrechnung übernommen. Steuerfreie Verpflegungszuschüsse sowie Mahlzeitengestellungen werden gesetzeskonform berücksichtigt – inklusive automatischer Übernahme in die Lohnsteuerbescheinigung (Pflichtangabe seit 01.01.2019). So reduziert sich der manuelle Aufwand auf ein Minimum.
Komfortable Erfassung und einfache Abrechnung
Die Reisekosten lassen sich bequem und flexibel über den WEB-Client erfassen – ideal für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche erfolgt die Abrechnung schnell, einfach und stets im Einklang mit den gesetzlichen und firmeninternen Vorgaben. Aktuelle Pauschalen sind bereits hinterlegt, wodurch manuelle Berechnungen entfallen und typische Fehlerquellen vermieden werden.
Bitte beachten Sie
Dieses Modul ist ausschließlich für Deutschland ausgelegt. Aufgrund stark abweichender gesetzlicher Vorgaben ist es leider nicht für Österreich und die Schweiz nutzbar.
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Vorteile einer digitalen Software für Reisekostenabrechnung für Unternehmen aus dem Mittelstand
Die TOPIX Reisekostenabrechnung ist vollständig in die Finanz- und Lohnbuchhaltung integriert: Alle erfassten Reisekosten werden automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen, Zahlungsvorschläge erstellt und steuerfreie Verpflegungszuschüsse direkt in die Lohnsteuerbescheinigung übertragen. Besonders praktisch: Die Software berücksichtigt gesetzliche Vorschriften zur Kürzung von Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung und erzeugt die Pflichtangaben auf der Lohnsteuerbescheinigung seit dem 01.01.2019. So entfallen manuelle Schnittstellen und Doppelarbeit – was Zeit spart und Fehler reduziert.
Mitarbeitende können Reisekosten bequem von unterwegs oder direkt am Arbeitsplatz über den TOPIX WEB-Client erfassen – inklusive Belege digital uploaden. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche lassen sich Geschäftsreisen in wenigen Schritten abrechnen, wahlweise unterwegs oder vom Büro aus. Inklusive: aktuelle gesetzliche Pauschalen für In- und Ausland, die automatisch im System hinterlegt sind. Das schafft Flexibilität und minimiert Fehlerquellen wie falsche Pauschalberechnungen.
TOPIX ist eine All-in-One-Plattform, in der Daten nur einmal erfasst werden und danach automatisch in allen betroffenen Modulen weiterverarbeitet werden – von Reisekosten über Lohn bis Finanzbuchhaltung. Das reduziert redundante Tätigkeiten, spart Zeit und senkt die administrativen Kosten. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren dabei deutlich von optimierten Workflows und einer schlankeren Verwaltung.
Mit der TOPIX Reisekostenabrechnung können Unternehmen sicherstellen, dass sämtliche Reise- und Dienstkosten nachvollziehbar dokumentiert sind, von der Erfassung über Genehmigung bis zur Auszahlung. Auch wenn Abrechnungen nach Auszahlung zurückgesetzt und geändert werden können, bleibt der vollständige Workflow transparent und übersichtlich. Dies ermöglicht es Verantwortlichen jederzeit, Änderungen nachzuvollziehen und den Prozessstatus im Blick zu behalten. So behalten mittelständische Unternehmen die Kontrolle und Klarheit über ihre Reisekostenprozesse, auch wenn eine klassische Archivierung nicht stattfinden kann.
TOPIX ist modular aufgebaut und wächst mit dem Unternehmen. Ob in der On‑Premises- oder Cloud-Lösung, die Reisekostenabrechnung ist Teil eines skalierbaren Systems, das flexibel erweitert werden kann – ohne Insellösungen. Mittels Low‑/No‑Code‑Workflows lassen sich Prozesse individuell anpassen – ideal für wechselnde Anforderungen im Mittelstand.
Features
Allgemein
Allgemein
Schnelle und einfache Erfassung von Geschäfts- und Dienstreisen:
- Erfassung in TOPIX oder über Webbrowser (auch von unterwegs)
- Belege wie Tankquittung oder Parkticket können der Reisekostenabrechnung als Scan direkt hinzugefügt werden
- Gesetzliche Pauschalen sind bereits hinterlegt
- Reisen mit mehreren Zwischenzielen und/oder über mehrere Länder abbildbar
- Automatische Berechnung
- Projekt- und jobbezogene Kostenzuordnung
- Automatische Übernahme relevanter Daten in die TOPIX Lohnbuchhaltung, die TOPIX Finanzbuchhaltung sowie in den TOPIX Zahlungsverkehr (für DE, nicht AT oder CH)
Häufig gestellte Fragen zur Software für Reisekostenabrechnung von TOPIX
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Software für Reisekostenabrechnung haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das alle Ausgaben auflistet, die während einer Dienstreise entstanden sind. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Diese Abrechnung dient dazu, die entstandenen Kosten vom Arbeitgeber zurückzuerhalten. Eine gute Software für Reisekostenabrechnung kann diesen Prozess erheblich erleichtern.
Wie funktioniert eine Reisekostenabrechnung-Software?
Eine Reisekostenabrechnung-Software vereinfacht die Erstellung von Reisekostenabrechnungen und ermöglicht eine effiziente Auswertung der Reisedaten. Nutzer können sämtliche Belege erfassen und die entsprechenden Spesen einfach eingeben. Die Software berücksichtigt auch rechtliche Vorgaben wie das Bundesreisekostengesetz und die neuesten Mehrwertsteuersätzen, was eine hohe Rechtssicherheit gewährleistet.
Was sind die Vorteile von Reisekosten Software?
Reisekosten Software bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine automatisierte Berechnung von Fahrtkosten und Übernachtungskosten. Die Software ermöglicht es Reisenden, ihre Belege schnell zu erfassen und die Abrechnung effizient zu erstellen. Zudem wird der Genehmigungsprozess durch einen klaren Workflow vereinfacht, was Zeit spart und die Effizienz steigert.
Wie werden Verpflegungsmehraufwand und Auslandsreise behandelt?
Der Verpflegungsmehraufwand wird in der Reisekostenabrechnung in der Regel nach festen Pauschbeträgen abgerechnet. Bei Auslandsreisen gelten spezielle Auslandspauschalen, die je nach Land variieren können. Reisekostenabrechnungs-Software unterstützt Nutzer dabei, diese Pauschalen einfach zu integrieren und korrekt abzurechnen.
Was ist die Pendlerpauschale und wie wird sie erfasst?
Die Pendlerpauschale ist eine steuerliche Regelung, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte abzusetzen. In der Reisekostenabrechnung wird diese Pauschale automatisch berechnet, wenn die entsprechenden Reisedaten eingegeben werden. Die Software vereinfacht die Erfassung und sorgt dafür, dass Nutzer alle relevanten Belege und Informationen zur Hand haben.
Wie kann OCR-Technologie die Abrechnung unterstützen?
OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ermöglicht es, Belege digital zu erfassen und automatisch auszulesen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehler bei der Eingabe von Daten. Reisekostensoftware, die OCR-Technologie integriert, verbessert die Effizienz und Genauigkeit der Reisekostenabrechnung.
Welche Rolle spielen Bewirtungen in der Reisekostenabrechnung?
Bewirtungen sind ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung, da sie oft einen erheblichen Teil der Spesen ausmachen. In der Regel müssen dafür besondere Belege vorgelegt werden, um die Ausgaben nachzuweisen. Die passende Software für Reisekostenabrechnung hilft dabei, diese Belege einfach zu erfassen und die entsprechenden Kosten korrekt abzurechnen.
Wie oft sollten Reisekostenabrechnungen erstellt werden?
Reisekostenabrechnungen sollten zeitnah nach Abschluss einer Reise erstellt werden, um die Abwicklung zu beschleunigen. Viele Unternehmen setzen auf monatliche Abrechnungszyklen, um die Übersicht über Reisedaten und Spesen zu behalten. Eine effiziente Reisekostenabrechnung-Software kann diesen Prozess unterstützen und die Erstellung von Abrechnungen vereinfachen.
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl