PROKLANG – GmbH

60 % Zeitersparnis und ein zentrales System für alles:
Wie PROKLANG mit TOPIX Prozesse verbessert

Seit über 20 Jahren steht die PROKLANG – GmbH aus Erfurt für professionelle Veranstaltungstechnik und Medienlösungen. Mit einem Team von neun Mitarbeitenden begleitet das Unternehmen Events jeder Größenordnung – von der Planung über Ton- und Lichttechnik bis zur gesamten Medientechnikumsetzung. PROKLANG betreibt neben klassischen Dienstleistungen einen eigenen Laden mit Ausstellungsfläche, einen Onlineshop, führt Reparaturservices durch und bietet Installationen sowie Schulungen an.

Diese Vielfalt von Aufgaben stellt hohe Anforderungen an die Unternehmenssoftware. Der Wechsel zu TOPIX markiert für das Unternehmen einen klaren Neustart in der ERP-Landschaft und schafft heute die Grundlage für effiziente Abläufe und mehr Transparenz im Tagesgeschäft. Wir haben bei Marco Müller, Geschäftsführer der PPROKLANG – GmbH, nachgefragt, weshalb er sich für TOPIX entschieden hat und wie sein Feedback zur Nutzung im Alltag ausfällt.

Die beliebtesten TOPIX Features

• Zentrale Suche mit dem verknüpften Sprung: Informationen zu Kunden, Artikeln, Belegen sind innerhalb weniger Sekunden auffindbar
• DATEV-Export: halbierter Aufwand für die Buchhaltungsvorbereitung
• Bankabgleich mit Belegsuche: schnellere Zuordnung von Zahlungseingängen

Die Ausgangssituation

Ein vielseitiges Unternehmen wie PROKLANG weiterzuentwickeln, bedeutet, mit sehr unterschiedlichen Anforderungen im Arbeitsalltag umzugehen. Projektgeschäft im Veranstaltungsbereich, Verkauf im Ladengeschäft, Onlinebestellungen sowie Service- und Reparaturleistungen müssen reibungslos zusammenspielen. Genau hier stieß das bisher eingesetzte ERP-System zunehmend an seine Grenzen.

Besonders im Tagesgeschäft zeigten sich die Einschränkungen deutlich: Informationen ließen sich nur umständlich finden, ein flexibler Zugriff von unterwegs war nicht möglich, und zentrale Bereiche wie Vermietung, Wartung und Service konnten nicht vollständig abgebildet werden. Um alle Abläufe abzudecken, musste teilweise mit zwei Systemen parallel gearbeitet werden – zulasten von Übersicht und Effizienz.

Spätestens mit der geplanten Hardware-Erneuerung war klar: PROKLANG brauchte eine moderne ERP-Lösung, die sie im Alltag nicht ausbremst, sondern Entlastung und Überblick bringt. Nach einem ersten gescheiterten ERP-Wechsel begann die Suche erneut – mit dem klaren Ziel, eine stabile und praxistaugliche Lösung zu finden. Auf Empfehlung aus dem eigenen Team fiel die Wahl schließlich auf TOPIX.

Einheitliche Abläufe über alle Vertriebskanäle hinweg

PROKLANG nutzt TOPIX seit September 2025 als zentrale Plattform für den gesamten kaufmännischen Alltag. Alle Vorgänge – von Angeboten über Aufträge und Lieferscheine bis hin zu Rechnungen – werden direkt im System erstellt, unabhängig davon, auf welchem Vertriebskanal sie entstehen.

Auch Reparaturen von Fremdgeräten sowie Wareneingänge inklusive Rechnungsbuchung werden in TOPIX abgebildet. Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge lassen sich zuverlässig nachverfolgen, die Übergabe an das Steuerbüro erfolgt digital über die DATEV-Schnittstelle. Um bei der Vielzahl täglicher Angebote den Überblick zu behalten, setzt PROKLANG gezielt auf Wiedervorlagen, die dabei helfen, offene Vorgänge nachzufassen und Chancen konsequent weiterzuverfolgen. Zeitnah ist auch die direkte Anbindung des Onlineshops an das ERP geplant.

Warum haben Sie sich für TOPIX entschieden?

„Wir haben zuvor mit einem ERP-System gearbeitet, das ausschließlich PC-basiert war. Da bei uns eine Erneuerung der Hardware anstand und unser bisheriges System nicht alle Vorgänge abbilden konnte, wollten wir uns nach einer langfristigen neuen Lösung umsehen. Zunächst haben wir uns für ein anderes ERP entschieden, welches aber direkt nach dem Livegang versagte. Also hieß es zurück auf das alte System und diesmal eine Lösung finden, die zu uns passt. Eine Kollegin hatte in einem früheren Unternehmen bereits mit TOPIX gearbeitet und gute Erfahrungen gemacht – so sind wir auf TOPIX aufmerksam geworden.“

Wie haben Sie die Einführungsphase mit TOPIX empfunden?

„Die Vorbereitung und die Vorbesprechungen waren sehr detailliert und gut strukturiert. Klar, eine ERP-Einführung läuft nicht von heute auf morgen. Aber auf unsere Wünsche wurde eingegangen. Der Prozess war insgesamt einfach, auf uns zugeschnitten und blieb auch innerhalb der geplanten Kosten.“

Was hat sich mit TOPIX für Sie konkret verbessert?

„Wir haben heute eine deutlich bessere Übersicht und sind pro Vorgang massiv schneller – insgesamt rund 60 Prozent im Vergleich zum vorherigen ERP-System. Vom ersten Angebot bis zur Abrechnung läuft alles deutlich flüssiger. Besonders schätzen wir den Fernzugriff, da wir als Geschäftsführer oft auf Veranstaltungen in der Welt unterwegs sind und trotzdem kleinere Aufgaben erledigen können.

Und eines meiner Highlights ist die TOPIX Suchfunktion mit den Verknüpfungen über alle Bereiche: Wir haben keine doppelten Einträge mehr, und alles, was wir brauchen, finden wir innerhalb von Sekunden. Mit unserem vorherigen System konnte eine Artikelsuche auch schon mal fünf bis acht Minuten dauern."

Wie sind Ihre Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit TOPIX?

„TOPIX ist für uns jeden Cent wert. Die Mac- und PC-Kompatibilität, die vielen Funktionen und vor allem der schnelle, kompetente Support überzeugen uns jeden Tag. Die Consultants, die uns bei der Einführung begleitet haben, waren durchweg hochprofessionell und sehr freundlich. Und das Support-Team sucht seinesgleichen. Kurz nach dem Livegang hatten wir ein größeres Problem – es war Freitag, 15:00 Uhr. Um 16:30 Uhr hat sich ein Support-Mitarbeiter zurückgemeldet und das Thema mit uns gelöst. Das war für uns wirklich Weltklasse. Da bei uns branchenbedingt auch viel am Wochenende läuft, ist dieser Service für uns unverzichtbar. Probleme, die individuell auftreten, werden schnell erkannt und in den allermeisten Fällen auch zügig gelöst – bei uns bisher immer innerhalb von 48 Stunden.“