Dokumentenmanagement – vollständig in TOPIX integriert
Das TOPIX Dokumentenmanagementsystem ist vollständig in TOPIX integriert. Sie benötigen keine zusätzliche DMS-Software oder aufwendige Schnittstellen. Statt dessen sind alle Dokumente und Informationen zentral und intuitiv an den richtigen Stellen abgelegt. Die direkte Verknüpfung der Dokumente mit den zugehörigen Vorgängen erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf alle Daten und Dateien und liefert Ihnen den perfekten Überblick über selbst komplexe Vorgänge.
Haben Sie eine Liste mit mehreren Dokumenten? Dann machen Sie ganz einfach einen verknüpften Sprung in andere Programmbereiche und lassen sich beispielsweise eine Liste der zugehörigen Personen, Firmen oder Projekte anzeigen. Das TOPIX DMS ist integraler Bestandteil unseres CRM Systems bzw. unserer ERP Software. Damit wird die Dateiverwaltung und Archivierung von Dokumenten zum Kinderspiel.
Der Eingangsrechnungs-Prozess in TOPIX
Der Eingangsrechnungs-Prozess gehört zu den am häufigsten wiederkehrenden Abläufen in Unternehmen – und zeigt besonders deutlich, wie das TOPIX DMS die Arbeit erleichtert. Rechnungen werden direkt im System erfasst, automatisch indexiert und den richtigen Vorgängen zugeordnet. Dank intelligenter Texterkennung und komfortabler Volltextsuche sind sie jederzeit schnell auffindbar. Zudem lassen sich Freigabe- und Prüfprozesse effizient steuern, sodass Buchhaltung und Controlling stets den Überblick behalten. Dieses Beispiel verdeutlicht, wie TOPIX tägliche Prozesse optimiert, Fehler reduziert und Zeit spart.
So wird eine Eingangsrechnung in TOPIX verarbeitet
Step 1: Sie erhalten eine Eingangsrechnung
Rechnungen, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse (wie z.B. eingangsrechnung@firma.de) eingehen, werden automatisch von TOPIX verarbeitet. Rechnungen in Papierform müssen lediglich eingescannt werden, um die Verarbeitung zu starten.
Step 2: Sie starten die KI-Verarbeitung
Der Beleg wird von einer künstlichen Intelligenz eingelesen und verarbeitet. Unsere KI erkennt 95% aller Rechnungen korrekt. Der selbstlernende Algorithmus lernt jedoch mit jeder verarbeiteten Rechnung dazu und erhöht die Datenqualität. Die künstliche Intelligenz gibt die erfassten Daten an TOPIX weiter.
Step 3: Zurücklehnen
Lassen Sie die cleveren Bild- und Texterkennungs-Algorithmen für sich arbeiten und machen Sie eine kurze Pause. Ihre verarbeiteten Dokumente werden im Bereich "Eingangsrechnungen" von TOPIX als neuer Datensatz angelegt. Die ausgelesenen Daten (wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag, ...) werden den entsprechenden Feldern zugeordnet. Vorbei sind die Zeiten von händischem Abtippen.
Step 4: Weitere Verarbeitung in TOPIX
Die Rechnung ist in TOPIX angekommen. Jetzt können Sie diese nochmal kontrollieren, Änderungen vornehmen und optional durch den Besteller freigeben lassen. Danach können Sie die Rechnung an die TOPIX Finanzbuchhaltung oder (über die DATEV-Schnittstelle) an Ihren Steuerberater weitergeben. Schlussendlich wird die Rechnung beglichen.
Mit der integrierten Volltextsuche finden Sie Rechnungen schnell wieder. Mit dem Viewer-Fenster werfen Sie einen schnellen Blick auf ein Dokument, ohne es öffnen zu müssen.
Nach dem vollständigen Durchlauf des Prozesses ist Ihre Eingangsrechnung korrekt erfasst, geprüft, freigegeben und sicher im TOPIX Dokumentenmanagement archiviert. Alle relevanten Daten wurden automatisch verarbeitet und stehen für die Buchhaltung oder den Steuerberater bereit. Dank der strukturierten Ablage und der leistungsstarken Volltextsuche finden Sie jede Rechnung in Sekunden wieder. Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und ein effizienter, revisionssicherer Prozess für Ihr Unternehmen.
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Vorteile einer Software für Dokumentenmanagement für Unternehmen aus dem Mittelstand
Durch die Integration von KI-Technologien automatisiert TOPIX die Verarbeitung eingehender Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Die automatisierte Datenextraktion und -verarbeitung minimiert das Risiko menschlicher Fehler. Durch die selbstlernenden Algorithmen von TOPIX wird die Datenqualität kontinuierlich verbessert, was zu präziseren Geschäftsprozessen führt.
Mit der nahtlosen Integration des Dokumentenmanagements in das TOPIX ERP-System können Dokumente direkt den entsprechenden Vorgängen zugeordnet werden. Dies beschleunigt die Bearbeitung und ermöglicht einen effizienten Workflow ohne Medienbrüche.
TOPIX bietet eine zentrale Ablage für alle Dokumente und Informationen, die direkt mit den jeweiligen Datensätzen verknüpft sind. Dies gewährleistet, dass alle relevanten Daten an einem Ort verfügbar sind und erleichtert den Zugriff für berechtigte Mitarbeiter.
Dank der komfortablen Volltextsuche und vollständigen Indexierung können Sie mit TOPIX benötigte Informationen in Sekundenschnelle finden. Dies spart Zeit und erhöht die Produktivität Ihrer Teams.
Die direkte Verknüpfung von Dokumenten mit den zugehörigen Vorgängen ermöglicht es, auch bei komplexen Projekten den Überblick zu behalten. TOPIX stellt sicher, dass Sie jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind.
Jedes Dokument wird bei der Ablage vollständig indexiert, was die spätere Suche und Verarbeitung erleichtert. Dies stellt sicher, dass alle Inhalte schnell und zuverlässig auffindbar sind.
Die leistungsfähige Volltextsuche von TOPIX ermöglicht es, selbst innerhalb von Dokumenteninhalten nach spezifischen Begriffen zu suchen. Dies erleichtert das Auffinden von Informationen und unterstützt eine effiziente Arbeitsweise.
Die enge Verzahnung des Dokumentenmanagements mit der Finanzbuchhaltung ermöglicht eine nahtlose Übergabe relevanter Daten. Dies erleichtert buchhalterische Prozesse und sorgt für konsistente Daten über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Die Umkreissuche in TOPIX erleichtert die schnelle und effiziente Einrichtung des Systems, indem es relevante Daten auf Ihren Dokumenten identifiziert. Dies reduziert den initialen Aufwand und beschleunigt die Implementierung.
Features
KI-Verarbeitung
KI-Eingangsrechnungsverarbeitung über Rossum
Das TOPIX DMS bietet mit dem Cloud-Service Rossum eine intelligente Möglichkeit, Rechnungsdaten per OCR auf Positionsebene zu erfassen und in TOPIX zu verarbeiten. Rossum verwendet künstliche Intelligenz (KI), um den menschlichen Ansatz zur Datenextraktion aus Geschäftsdokumenten zu replizieren. Vorbei sind die Zeiten von manueller Dateneingabe, die fehleranfällig, zeitaufwändig und teuer ist.
Rossum besteht aus vier Schlüsselkomponenten: einer innovativen KI-Engine, einer intuitiven Validierungs-Benutzeroberfläche, einer leistungsstarken Berichts-Engine und einer erstklassigen Erweiterungsumgebung. Die Cloud-Lösung von Rossum ist sofort einsatzbereit. Damit sparen Sie Zeit und Kosten und erhalten einen schnellen ROI. Reduzieren Sie Ihren manuellen Aufwand und rationalisieren Sie Ihre Prozesse.
GoBD-konform
Einhaltung der Compliance-Anforderungen
Das TOPIX DMS legt Ihre ausgehenden Belege revisionssicher und GoBD-konform als PDF mit dem unveränderten Originaldokument im Anhang ab. Archiviert werden dabei zum einen eigenerzeugte Dokumente wie Korrespondenz, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung. Zum anderen werden auch eingehende Dokumente verarbeitet, die per E-Mail, HotFolder, Drag&Drop oder per Scan in Ihr System gelangen. Eingehende Dokumente werden automatisch in Ihren ERP-Workflow integriert. Je nach Typ der eingehenden Daten werden abhängige Prozesse automatisiert angesteuert wie z.B. die Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung mit Anlage der Eingangsrechnung und der zugehörigen Positionen. Die Zuordnung hochindividueller Dokumente zu einem ERP-Bereich kann selbstverständlich auch nachträglich erfolgen und angepasst werden.
Volltextsuche
Schnelles Finden
Alle archivierten Dokumente werden direkt im PDF/A-Format gespeichert oder nachträglich in dieses Format überführt. Dadurch ist eine vollständige Indexierung der Dokumente und eine komfortable Volltextsuche möglich. Mit dieser Volltextsuche können Sie über alle Programmbereiche hinaus auch nach speziellen Formulierungen und Textpassagen suchen. Multi-Schlagwort-Felder für Fremddokumente optimieren die Suche zudem. Informationen aus mit OCR-Technologie gescannten Papierdokumenten in TOPIX sind ebenfalls komplett les- und durchsuchbar. Im Viewer-Fenster werfen Sie einen schnellen Blick auf ein Dokument, ohne es öffnen zu müssen.
Belegbildübergabe
Automatische Belegbildübergabe
Metadaten aus relevanten Belegen wie Rechnungsnummer, -datum, -betrag, Absender und Steuernummer können im TOPIX DMS automatisiert erfasst und kontiert werden. In Verbindung mit der DATEV-Schnittstelle können Sie diese Daten direkt elektronisch an den Steuerberater oder das Steuerbüro übermitteln.
Workflow
Perfekter Workflow – durchdachte Prozesse
Sie können mit TOPIX Ihren kompletten Dokumenten-Workflow abbilden. Für Fremddokumente, Papierdokumente oder eingehende Dokumente stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, Daten in TOPIX zu übertragen: per Mail, (OCR-) Scanner, HotFolder oder Drag&Drop. Darüber hinaus können Sie dank der revisionssicheren Archivierung ausgehender bzw. elektronischer Dokumente die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig eine unternehmensweite, zentrale und intuitive Ablage schaffen. Die vorhandenen Informationen sind immer komplett und aktuell. Alle Mitarbeiter haben die benötigten Vorgänge direkt im Zugriff - mobil und in Echtzeit. Dank zahlreicher Automatismen sinkt der manuelle Aufwand und die Fehlerquote. Die hohe Transparenz sowie die einfachen und schnellen Auswertungen sorgen für höchstmögliche Effizienz.
Sicherheit
Sicherheit
Dadurch, dass Sie alle Daten in TOPIX – Ihrem zentralen System – verwalten, fällt es Ihnen leicht, die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen und die Zugriffssicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus steigern Sie die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens. Dank des dedizierten 7-stufigen Vertraulichkeitssystems, erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die die entsprechende Berechtigung besitzen.
Verfahrensdoku
Verfahrensdokumentation
Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können. Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht eine Vorlage im Word-Format (zip, 106kB) zur Verfügung. Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.
Häufig gestellte Fragen
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Software für Dokumentenmanagement haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Wozu dient ein Dokumentenmanagementsystem und welche Vorteile bietet es?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der man digitale Dokumente schnell und einfach digitalisieren, speichern, verwalten und archivieren kann. Es bietet zahlreiche Vorteile wie zentrale Ablage, schnelles Auffinden von Dokumenten, verbesserte Zusammenarbeit, Automatisierung von Workflows und sichere Archivierung. Ein gutes DMS ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente zu digitalisieren und die Effizienz in der Dokumentenverwaltung zu steigern.
Wie kann ich mit einer Dokumentenmanagement-Software effizient arbeiten?
Eine Dokumentenmanagement-Software ermöglicht:
- Ablage von Dokumenten
- Klassifizierung von Dokumenten
- Organisation von Dokumenten
- Verwaltung von Dokumenten
Die Software ermöglicht es, sowohl digitale Dokumente als auch Dokumente in Papierform schnell und einfach zu importieren, zu bearbeiten und abzurufen. Durch die Implementierung von Workflows können Sie Prozesse automatisieren und die Bearbeitung von Dokumenten optimieren.
Welche Möglichkeiten bietet ein DMS zur Archivierung von Dokumenten?
Ein Tool für das digitale Dokumentenmanagement bietet verschiedene Möglichkeiten zur sicheren und effizienten Archivierung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Dazu gehören die langfristige Speicherung in der Cloud oder auf lokalen Servern, die Erstellung von Backups, die Versionskontrolle und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Durch die digitale Archivierung können Unternehmen Platz sparen und gleichzeitig den schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente gewährleisten.
Wie kann ich gescannte Dokumente in das TOPIX Dokumentenmanagementsystem integrieren?
Gescannte Dokumente können einfach in das Programm für Dokumentenmanagement von TOPIX eingelesen werden. TOPIX bieten Funktionen zum direkten Import von gescannten Dokumenten. Durch OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können die Inhalte der gescannten Dokumente durchsuchbar gemacht werden. Anschließend können Sie die digitalisierten Dokumente automatisch klassifizieren, indizieren und in die entsprechende Struktur des DMS einordnen.
Welche Such- und Filterfunktionen bietet eine Dokumentenmanagement-Software?
Eine gute Dokumentenmanagement-Software bietet umfangreiche Such- und Filterfunktionen. Dazu gehören die Volltextsuche, die Suche nach Metadaten wie Datum, Autor oder Dokumententyp, sowie die Möglichkeit, komplexe Suchkriterien zu kombinieren. Erweiterte Filterfunktionen ermöglichen es, die Suchergebnisse weiter einzugrenzen und schnell die gewünschten Dokumente zu finden.
Wie kann ein DMS die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen verbessern?
Ein DMS verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, indem es einen zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente ermöglicht. Durch definierte Zugriffsrechte und Freigabeprozesse können Dokumente sicher geteilt werden. Kollaborative Funktionen wie gemeinsame Bearbeitung, Kommentare und Versionskontrolle fördern die effiziente Zusammenarbeit. Workflow-Funktionen automatisieren abteilungsübergreifende Prozesse und verbessern so die Kommunikation und Effizienz.
Wie lässt sich ein Dokumentenmanagementsystem mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP integrieren?
Die Anbindung eines DMS an andere Unternehmenssysteme wie ERP erfolgt meist durch die Nutzung von Schnittstellen. Bei TOPIX sind jedoch keine Schnittstellen notwendig, da das TOPIX DMS vollständig in die Gesamtlösung integriert ist. Dies ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen den einzelnen Programmbereichen. Dokumente können automatisch mit ERP-Vorgängen verknüpft werden, was die Effizienz erhöht und Doppelarbeit vermeidet. Eine solche Integration verbessert die Gesamteffizienz der Dokumentenverwaltung und unterstützt unternehmensweite Prozesse.
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl