Das TOPIX DMS

Vollständige Integration, komfortable Volltextsuche, GoBD-konforme Archivierung

dms screenshot

Zu 100% in TOPIX integriert

Das TOPIX DMS ist vollständig in TOPIX integriert. Sie benötigen keine zusätzliche DMS-Software oder aufwendige Schnittstellen. Statt dessen sind alle Dokumente und Informationen zentral und intuitiv an den richtigen Stellen abgelegt. Die direkte Verknüpfung der Dokumente mit den zugehörigen Vorgängen erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf alle Daten und Dateien und liefert Ihnen den perfekten Überblick über selbst komplexe Vorgänge. Haben Sie eine Liste mit mehreren Dokumenten? Dann machen Sie ganz einfach einen verknüpften Sprung in andere Programmbereiche und lassen sich beispielsweise eine Liste der zugehörigen Personen, Firmen oder Projekte anzeigen.

 

Das TOPIX DMS System ist integraler Bestandteil unseres CRM Systems bzw. unserer ERP Software. Damit wird die Dateiverwaltung und Archivierung von Dokumenten zum Kinderspiel. Weitere Informationen zu den Bereichen CRM und ERP finden Sie hier:

Zum TOPIX CRM System

Zum TOPIX ERP System

Erkennen Sie sich wieder?

Sind Sie ständig auf der Suche nach Informationen? Legen Sie Ihre Dokumente noch per Hand ab? Fürchten Sie hohe Kosten für Schnittstellen und Infrastruktur? Dann ist das TOPIX DMS genau richtig für Sie. Unsere Lösung zum digitalen Dokumentenmanagement ist zu 100% in Ihr TOPIX integriert – für eine zuverlässige und schnelle Verwaltung Ihrer Dokumente!

Beispiel eines Eingangsrechnungs-Prozesses mit dem TOPIX DMS

Step 1: Eingangsrechnung erhalten

Rechnungen, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse (wie z.B. eingangsrechnung@firma.de) eingehen, werden automatisch von TOPIX verarbeitet. Rechnungen in Papierform müssen lediglich eingescannt werden, um die Verarbeitung zu starten.

KI-Eingangsrechnungsverarbeitung über Rossum Dokument einscannen

Step 2: Verarbeitung durch KI

Der Beleg wird von einer künstlichen Intelligenz eingelesen und verarbeitet. Unsere KI erkennt 95% aller Rechnungen korrekt. Der selbstlernende Algorithmus lernt jedoch mit jeder verarbeiteten Rechnung dazu und erhöht die Datenqualität. Die künstliche Intelligenz gibt die erfassten Daten an TOPIX weiter.

Eingangsrechnungsverarbeitung mit künstlicher Intelligenz

Step 3: Zurücklehnen

Lassen Sie die cleveren Bild- und Texterkennungs-Algorithmen für sich arbeiten und machen Sie eine kurze Pause. Ihre verarbeiteten Dokumente werden im Bereich "Eingangsrechnungen" von TOPIX als neuer Datensatz angelegt. Die ausgelesenen Daten (wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag, ...) werden den entsprechenden Feldern zugeordnet. Vorbei sind die Zeiten von händischem Abtippen.

KI-Eingangsrechnungsverarbeitung über Rossum zurücklehnen Kaffee trinken

Step 4: Weiterverarbeitung in TOPIX

Die Rechnung ist in TOPIX angekommen. Jetzt können Sie diese nochmal kontrollieren, Änderungen vornehmen und optional durch den Besteller freigeben lassen. Danach können Sie die Rechnung an die TOPIX Finanzbuchhaltung oder (über die DATEV-Schnittstelle) an Ihren Steuerberater weitergeben. Schlussendlich wird die Rechnung beglichen.

Mit der integrierten Volltextsuche finden Sie Rechnungen schnell wieder. Mit dem Viewer-Fenster werfen Sie einen schnellen Blick auf ein Dokument, ohne es öffnen zu müssen.

dms screenshot

Ihre Vorteile liegen klar auf der Hand

  • Automatisierung händischer Tätigkeiten
  • Vermeidung von Flüchtigkeitsfehlern
  • Schnelle Bearbeitung Ihrer Vorgänge
  • Alle Dokumente und Informationen zentral abgelegt
  • Schneller Zugriff auf alle Daten
  • Perfekter Überblick, selbst über komplexe Vorgänge
  • Vollständige Indexierung der Dokumente
  • Komfortable Volltextsuche
  • Weitergabe von Daten an die TOPIX Finanzbuchhaltung möglich
  • Umkreissuche minimiert Einrichtungsaufwand

Features: TOPIX DMS

    GoBD-konform

    Einhaltung der Compliance-Anforderungen

    Das TOPIX DMS legt Ihre ausgehenden Belege revisionssicher und GoBD-konform als PDF mit dem unveränderten Originaldokument im Anhang ab. Archiviert werden dabei zum einen eigenerzeugte Dokumente wie Korrespondenz, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung. Zum anderen werden auch eingehende Dokumente verarbeitet, die per E-Mail, HotFolder, Drag&Drop oder per Scan in Ihr System gelangen. Eingehende Dokumente werden automatisch in Ihren ERP-Workflow integriert. Je nach Typ der eingehenden Daten werden abhängige Prozesse automatisiert angesteuert wie z.B. die Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung mit Anlage der Eingangsrechnung und der zugehörigen Positionen. Die Zuordnung hochindividueller Dokumente zu einem ERP-Bereich kann selbstverständlich auch nachträglich erfolgen und angepasst werden.

    dms gobd bescheinigung

    Hier finden Sie die Bescheinigung (Auszug aus dem Prüfbericht) als .pdf

    KI-Verarbeitung

    KI-Eingangsrechnungsverarbeitung über Rossum

    Das TOPIX DMS bietet mit dem Cloud-Service Rossum eine intelligente Möglichkeit, Rechnungsdaten per OCR auf Positionsebene zu erfassen und in TOPIX zu verarbeiten. Rossum verwendet künstliche Intelligenz (KI), um den menschlichen Ansatz zur Datenextraktion aus Geschäftsdokumenten zu replizieren. Vorbei sind die Zeiten von manueller Dateneingabe, die fehleranfällig, zeitaufwändig und teuer ist.

    Rossum besteht aus vier Schlüsselkomponenten: einer innovativen KI-Engine, einer intuitiven Validierungs-Benutzeroberfläche, einer leistungsstarken Berichts-Engine und einer erstklassigen Erweiterungsumgebung. Mit Rossum sparen Sie sich durch den Cloud-Ansatz Zeit und Kosten, erhalten einen schnellen ROI, da die Browseranwendung sofort einsatzbereit ist, reduzieren manuellen Aufwand und rationalisieren Ihre Prozesse.

    Volltextsuche

    Schnelles Finden

    Alle archivierten Dokumente werden direkt im PDF/A-Format gespeichert oder nachträglich in dieses Format überführt. Dadurch ist eine vollständige Indexierung der Dokumente und eine komfortable Volltextsuche möglich. Mit dieser Volltextsuche können Sie über alle Programmbereiche hinaus auch nach speziellen Formulierungen und Textpassagen suchen. Multi-Schlagwort-Felder für Fremddokumente optimieren die Suche zudem. Informationen aus mit OCR-Technologie gescannten Papierdokumenten in TOPIX sind ebenfalls komplett les- und durchsuchbar. Im Viewer-Fenster werfen Sie einen schnellen Blick auf ein Dokument, ohne es öffnen zu müssen.

    Belegbildübergabe

    Automatische Belegbildübergabe

    Metadaten aus relevanten Belegen wie Rechnungsnummer, -datum, -betrag, Absender und Steuernummer können im TOPIX DMS automatisiert erfasst und kontiert werden. In Verbindung mit der DATEV-Schnittstelle können Sie diese Daten direkt elektronisch an den Steuerberater oder das Steuerbüro übermitteln.

    Workflow

    Perfekter Workflow – durchdachte Prozesse

    Sie können mit TOPIX Ihren kompletten Dokumenten-Workflow abbilden. Für Fremddokumente, Papierdokumente oder eingehende Dokumente stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, Daten in TOPIX zu übertragen: per Mail, (OCR-) Scanner, HotFolder oder Drag&Drop. Darüber hinaus können Sie dank der revisionssicheren Archivierung ausgehender bzw. elektronischer Dokumente die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig eine unternehmensweite, zentrale und intuitive Ablage schaffen. Die vorhandenen Informationen sind immer komplett und aktuell. Alle Mitarbeiter haben die benötigten Vorgänge direkt im Zugriff - mobil und in Echtzeit. Dank zahlreicher Automatismen sinkt der manuelle Aufwand und die Fehlerquote. Die hohe Transparenz sowie die einfachen und schnellen Auswertungen sorgen für höchstmögliche Effizienz.

    Sicherheit

    Sicherheit

    Dadurch, dass Sie alle Daten in TOPIX – Ihrem zentralen System – verwalten, fällt es Ihnen leicht, die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen und die Zugriffssicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus steigern Sie die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens. Dank des dedizierten 7-stufigen Vertraulichkeitssystems, erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die die entsprechende Berechtigung besitzen.

    Verfahrensdoku

    Verfahrensdokumentation

    Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können. Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht eine Vorlage im Word-Format (zip, 106kB) zur Verfügung. Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.

    peter prohaska

    Fragen zum TOPIX DMS?

    In unserem Live-Webinar lernen Sie die Funktionsweise und die Vorteile des TOPIX DMS kennen.

    Peter Prohaska

    CCO (Chief Customer Officer)