Das TOPIX DMS

Vollständige Integration, komfortable Volltextsuche, GoBD-konforme Archivierung

Vollständige Integration

 

Das TOPIX DMS ist vollständig in Ihr bestehendes ERP-System und Ihre Workflows integriert. Sie benötigen keine zusätzliche DMS-Software oder aufwändige Schnittstellen, sondern können sofort die Vorteile der nahtlosen Integration nutzen. Durch die direkte Verknüpfung der Dokumente zu den zugehörigen Vorgängen sparen Sie sich Zeit, die Sie für andere Aufgaben einsetzen können. Haben Sie eine Liste mit mehreren Dokumenten? Dann machen Sie ganz einfach einen verknüpften Sprung in andere Programmbereiche und lassen sich beispielsweise eine Liste der zugehörigen Personen, Firmen oder Projekte anzeigen.

GoBD-konforme Archivierung

 

Das TOPIX DMS legt Ihre ausgehenden Belege revisionssicher und GoBD-konform ab. Archiviert werden dabei zum einen eigenerzeugte Dokumente wie Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung. Zum anderen werden auch eingehende Dokumente verarbeitet, die per E-Mail oder Scan in Ihr System gelangen. Eingehende Dokumente werden automatisch in Ihren ERP-Workflow integriert. Je nach Typ der eingehenden Daten werden abhängige Prozesse automatisiert angesteuert wie z.B. die Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung mit Anlage der Eingangsrechnung und der zugehörigen Positionen. Die Zuordnung hochindividueller Dokumente zu einem ERP-Bereich kann selbstverständlich auch nachträglich erfolgen und angepasst werden.

Komfortable Volltext-Suchfunktion

Alle archivierten Dokumente werden direkt im PDF/A-Format gespeichert oder nachträglich in dieses Format überführt. Dadurch ist eine vollständige Indexierung der Dokumente und eine komfortable Volltextsuche möglich. Somit können Sie über die Standardfelder wie Angebots- oder Artikelnummer hinaus auch nach speziellen Formulierungen und Textpassagen suchen.

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