Umfangreiche Möglichkeiten mit TOPIX
Verträge bilden das Fundament jedes erfolgreichen Unternehmens. Sie regeln Partnerschaften, sichern kontinuierliche Einnahmen und schützen vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Doch ohne eine strukturierte Vertragsverwaltung können schnell Fehler entstehen, Fristen übersehen oder wichtige Vertragsdetails übersehen werden – mit potenziell gravierenden Folgen.
Die Software zur Vertragsverwaltung von TOPIX unterstützt Sie dabei, solche Herausforderungen effektiv zu bewältigen. Sie sorgt nicht nur dafür, dass alle Vertragsprozesse transparent und reibungslos ablaufen, sondern hilft Ihrem Unternehmen auch, effizient zu bleiben und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dank ihrer Flexibilität erfüllt die Software die Anforderungen unterschiedlichster Branchen und ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten.
So können Sie sicherstellen, dass Ihre Verträge jederzeit gut organisiert und optimal verwaltet sind. Beschleunigen Sie wiederkehrenden Geschäftsvorgänge für:
- abzurechnende Honorare
- Beratungs- und Betreuungsleistungen
- jegliche Form von Mieten und Abonnements
- regelmäßige Servicetätigkeiten
- Verbrauchsabrechnungen
- Wartungsverträge
- Beitragszahlungen
Nutzen einer Software für Vertragsverwaltung
Eine moderne Software für Vertragsverwaltung automatisiert Routineaufgaben, wie die Verwaltung von Fristen, die Erstellung neuer Verträge und die Archivierung. Sie hilft Ihnen, alle Dokumente zentralisiert und sicher aufzubewahren, sodass Sie jederzeit Zugriff auf die wichtigen Vertragsdaten haben.
Abbildung von Varianten und Sonderfällen
Für die automatisierte Abrechnung wird mit dem Output-Konfigurator in jedem Vertrag das "Wann" und das "Wie" in beliebig vielen Varianten hinterlegt. Am Stichtag ist dann nur noch ein einziger Befehl nötig und die gewünschten Rechnungen werden automatisch und vollständig individualisiert erzeugt. Sammelrechnungen pro Kunde und Projekt sind ebenso möglich wie die Abrechnung über Drittfirmen.
Risikominimierung durch Vertragsverwaltungs-Software
Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass alle Vertragsfristen eingehalten werden, sodass verpasste Deadlines der Vergangenheit angehören. Dadurch unterstützen Sie Ihr Compliance Management, vermeiden kostspielige Rechtsverstöße und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Zusätzlich bietet die zentrale Archivierung eine sichere und übersichtliche Dokumentenverwaltung, wodurch das Risiko von Datenverlusten deutlich reduziert wird.
Der Umfang ist jederzeit sinnvoll erweiterbar
Mit branchenspezifischen Ergänzungsmodulen zur Vertrags- und Serviceverwaltung ist auch die automatisierte Erfassung und die termingenaue Abrechnung großer Mengen von Verbrauchsabrechnungen aller Art möglich. Fixe Pauschalen und variable Positionen können dabei beliebig gemischt und mit gezielten Kontrollmechanismen gesichert werden. Umfassende Lösungen sind dabei im Einsatz für die Abrechnung von Kopiersystemen, im Bereich von Telefonie und Internet-Providern sowie für die Abrechnung mobiler Datendienste.
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Abschlagsrechnungen und Forderungsmanagement für automatisierte Anzahlungs-, Abschlags- und Teilrechnungen mit der Software für Vertragsverwaltung von TOPIX
Steuerlich & buchhalterisch korrekt
Mit dem erweiterten Forderungsmanagement von TOPIX erstellen Sie Ihre Anzahlungen, Abschlagszahlungen und Teilrechnungen in steuerlich und buchhalterisch korrekter Weise. Die automatisierte Abwicklung ist Bestandteil des Vertragsverwaltungs-Tools von TOPIX. Für Abschlags- und Teilrechnungen erfolgt die Ausweisung des Leistungszeitpunktes rechtlich einwandfrei entweder für die gesamte Rechnung durch das Rechnungsdatum oder aber positionsweise, wenn der Leistungszeitraum vom Rechnungsmonat abweicht bzw. wenn die Leistungen aus mehreren Monaten in einer Rechnung abgerechnet werden.
Automatisierung und Schnittstellen
Bei der Rechnungsstellung werden alle Positionen gemäß Angebot bzw. Auftragsbestätigung oder nach Aufwand aufgeführt. Letzteres kann mit der Leistungserfassung der TOPIX Projektverwaltung auch automatisiert geschehen. Die Schlussrechnung listet bereits bezahlte Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sowie erbrachte Leistungen mit Datum und Mehrwertsteuerausweis finanzrechtlich korrekt auf. Die Verbuchung aller Rechnungspositionen wird steuerlich exakt in der TOPIX Finanzbuchhaltung oder über die DATEV-Schnittstelle in externen FiBu-Lösungen abgebildet.
Features
Funktionen
Funktionen der TOPIX Vertragsverwaltung
- Regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Vorgänge mit fixen Positionen
- Regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Vorgänge mit variablen Positionen (nur in Verbindung mit Add-Ons)
- Vor- oder nachschüssige Abrechnung
- Stichtagsgenaue Abrechnung
- Einmalige Anfangs- und End-Sonderzahlung
- Rumpfberechnung für Anfangs- und Abschluss-Teilzeiträume
- Flexible Variabilität für Laufzeitgestaltung und Abrechnungen
- Zwei unterschiedliche Laufzeiten in einem Vertrag möglich, z.B. Grundhonorar und Verbrauchsabrechnungen (nur in Verbindung mit Add-Ons)
- Automatische Rechnungsstellung zum Fälligkeitstermin mit automatisch individueller Generierung der Rechnungstexte aus einer Vielzahl von Vorgabeparametern
- Frei gestaltbare Ausdruckformulare in beliebig vielen Varianten, wahlweise Druck oder PDF-/Mailzustellung
- Sammelrechnungen pro Kunde, Kategorie oder pro Projekt, auch mit gezielter Zusammenfassung in mehreren Teil-Sammelrechnungen
- Sammelfunktionen mit frei definierbaren Zwischenüberschriften und -summen
- Kündigungsabwicklung mit Kündigungsfristen, Eingangsverwaltung, Fristprüfung und Kündigungsfreigabe
- Festlegung, Überwachung und Abwicklung von geplanten Preisanpassungen
Ergänzung
Ergänzung zur Vertragsverwaltung
Erfassung und Abrechnung von Verbrauchsdaten bei Kopier-Systemen
- Übernahme der Verbrauchswerte: Manuell, durch Import oder via Online-Abfrage, bei geeigneten Geräten auch durch direkte Geräteauslesung
- Import der Verbrauchsdaten anderer Erfassungssysteme
- Automatisierte Ausgabe von Erfassungsbögen oder -erinnerungen mit wählbarer Vorlaufzeit und Zustellung per Post, Fax oder E-Mail
- Zusammenfassende zentrale Darstellung von Objekt- und Gerätedaten
- Übernahme, Kontrolle und Verarbeitung von (periodischen) Zulieferer-Abrechnungen
- Diverse Auswertungsmöglichkeiten wie beispielsweise die einkaufs- und verkaufsseitige Gegenüberstellung von Verbrauchswerten
Abschlagsrechnungen
Abschlagsrechnungen
- Steuerrechtlich korrekte Ausweisung aller Positionen in allen Rechnungsarten
- Anzahlungs- (á-conto-) Rechnungen, wenn noch keine Leistung erbracht wurde
- Abschlagsrechnungen für erbrachte, aber nicht abgeschlossene Leistungen
- Teilrechnungen für bereits erbrachte, in sich abgeschlossene Leistungen
- Detaillierte Schlussrechnungen mit Berücksichtigung aller Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen
- Ausweisung von eingegangenen Zahlungen, Skontobeträgen und gelieferten Leistungen mit Datum und Mehrwertsteuersatz
- Automatisierung in folgenden Bereichen: Nummerierung der Abschlags- und Teilrechnungen, Rechnungsaufbereitung, Auswertung des Leistungsdatums und Ermittlung des Rechnungsstatus
- Buchungen steuerrechtlich korrekt in der Finanzbuchhaltung
- Korrekte bilanzielle Abgrenzung erbrachter, nicht vollständig verrechneter Leistungen
- Exakte Ausweisung der OP-Salden und der Projektauswertungen
Häufig gestellte Fragen
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Software für Vertragsverwaltung haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Was ist eine Software für Vertragsverwaltung?
Eine Software für Vertragsverwaltung ist eine digitale Lösung, die Unternehmen hilft, ihre Verträge effizient zu verwalten, zu überwachen und zu analysieren. Sie ermöglicht die Erstellung, Speicherung und Nachverfolgung von Verträgen in einem zentralen System.
Wie kann ich Verträge digital verwalten?
Verträge können digital verwaltet werden, indem Sie eine Vertragsverwaltungs-Software nutzen, die es Ihnen ermöglicht, Verträge elektronisch zu erstellen, zu speichern und zu bearbeiten. So haben Sie jederzeit einfachen Zugriff auf alle Verträge und können sie nahtlos verwalten.
Welche Vorteile bietet eine gute Vertragsverwaltung?
Eine gute Vertragsverwaltung generiert Mehrwert durch Standardisierung, Effizienzsteigerung und Risikominimierung. Es hilft außerdem dabei, Fristen einzuhalten und die Einhaltung von Vertragsbedingungen zu gewährleisten.
Was sind Vertragsverwaltungs-Tools und wie unterstützen sie mein Unternehmen?
Vertragsverwaltungs-Tools sind spezialisierte Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Verträge zu erstellen, zu überwachen und zu analysieren. Sie sind idealerweise in bestehende ERP-Systeme integriert und fördern eine effektive Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen.
Welche Rolle spielen Vertragsvorlagen in der Vertragsverwaltung?
Vertragsvorlagen erleichtern die Erstellung neuer Verträge, indem sie standardisierte Formate bereitstellen. Dadurch wird der Prozess effizienter und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Erstellung neuer Verträge verringert.
Wie kann ich sicherstellen, dass ich keine Fristen bei Verträgen verpasse?
Viele Vertragsverwaltungs-Systeme bieten Funktionen zur automatischen Erinnerungsbenachrichtigung, die Sie über bevorstehende Fristen und Abläufe informieren. So können Sie proaktiv handeln und Fristen einhalten.
Was sind die wichtigsten Funktionen einer neuen Vertragsverwaltungs-Software?
Wichtige Funktionen sind die Möglichkeit, Verträge digital zu verwalten, Vertragsvorlagen zu erstellen, eine nahtlose Integration in bestehende Systeme, automatisierte Erinnerungen für Fristen und ein effektives Risiko-Management.
Wie kann ich mit einer Software für Vertragsverwaltung die Effizienz meines Unternehmens steigern?
Durch den Einsatz einer Software für Vertragsverwaltung können Sie Prozesse automatisieren, Dokumente zentralisieren und die Kommunikation verbessern. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Verträgen und einer Reduzierung von administrativem Aufwand.
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl