Terminverwaltung in TOPIX

Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen in Ihrem ERP und CRM

Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen

Vollständig integriert

Bei TOPIX werden Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen in einem zentralen Bereich zusammengefasst. Alle Funktionen sind teamorientiert und können als Basis eines umfassenden Workflow-Managements genutzt werden. Durch die vollständige Integration werden bereichsübergreifende Informationen und Verknüpfungen direkt übernommen. Zusätzlich ist es möglich, während der Erstellung einer Korrespondenz oder eines Auftragsvorgangs direkt neue Ereignisse anzulegen. So können Sie in einem Zug ein Dokument erstellen oder einsehen, dazu für sich oder einen Kollegen einen Termin anlegen und alle Beteiligten automatisch informieren.

Teamorientierte Arbeitsweise

Beliebige Ereignisse

Sie können beliebig viele Arten von Ereignissen zur Verwaltung Ihrer Ressourcen verewnden. Auch private Termine werden im Kalender berücksichtigt und erscheinen auf Wunsch für andere nicht. Durch vordefinierbaren Ereignisketten können Sie Workflows erstellen. Die folgenden Funktionen unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit: Gruppen-, abteilungs- und unternehmensbasierte Termin-Einsicht, Terminerfassung für Kollegen, Automatische Benachrichtigungen mit Rückmeldungsoption und Überwachung delegierter Ereignisse

Individuelle Ansichten

Der Teamkalender
mit Umschaltmöglichkeiten für den Überblick über Termine von sich selbst, bestimmter Teams oder Abteilungen oder des ganzen Unternehmens, selbstverständlich mit Tages, (Mehr-)Wochen und (Mehr-)Monatsdarstellung.

 

Die Aktivitätsübersicht
zeigt in Listenform alle Termine, wahlweise gemischt mit Aufgaben und Wiedervorlagen und mit Filter für Ereignisse, die man selbst delegiert oder von anderen erhalten hat. Wer vorwiegend terminorientiert arbeitet, wird dieses Fenster immer offen halten.

 

Die Ereignisübersicht
ist eine kompakte Liste, in der man alle eigenen, aktuellen Termine einblendet, evtl. gemeinsam mit den Aufgaben und Wiedervorlagen und (bei lizenzierter Projektverwaltung) mit allen aktuellen Jobs. Diese Option ist für die platzsparende, permanent geöffnete Darstellung aller zu erledigenden Vorgänge gedacht.

Alle Funktionen im Überblick

    Ereignisarten

    Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen

    Alle Ereignisarten in einem Datenbankbereich für schnelle Übersicht:

    • Termine mit Datum und Zeit von/bis, Aufgaben optional mit Erledigungstermin und Zeitbedarf, Wiedervorlagen mit Zeitvorgabe Tag/Zeit
    • Termine und Aufgaben mit Vorgabe Ort und (Ausführungs-)Platz
    • Termine und Aufgaben mit Wiederholungs-Automatik
    • Benachrichtigungs- und Bestätigungsfunktion für delegierte Termine / Aufgaben

     

    Alle Ereignisse mit:

    • optional Priorität und Thema
    • Zuweisung beliebig vieler Benutzer
    • Zuweisung für anderen Benutzer "nur zur Kenntnis"
    • Zuweisung beliebiger Ansprechpartner aus dem Bereich "Personen" (Modul "CRM")
    • Anwesenheitsanzeige für andere in TOPIX aktive Benutzer
    • flexible Erinnerungsfunktion am TOPIX Arbeitsplatz oder per E-Mail
    • Funktion zum Bestätigen / Ablehnen einer Terminanfrage via TOPIX Client / E-Mail
    • Unterstützung für Fixtermine und Absagen
    • automatische Bezugsverknüpfung bei Anlegen eines Ereignisses aus einem anderen Datensatz
    • optionale Ergebnisprotokollierung
    • optionale Funktion für Ereignisketten: Vordefinierbare Ergebnisse, Protokollierung und Neuanlage des Folgeereignisses
    • 6 Freifelder
    • optionale Überschneidungsprüfung
    • Vorgabe für intelligente Eingrenzung bei Suchvorgängen

     

    Ereignisarten:

    • Beliebig viele Arten von Terminen und Aufgaben
    • Mitgelieferter Stamm von Ereignisarten zur Auswahl
    • Konfigurierbarkeit zum Verhalten jeder Art im Detail
    • Konfigurierbarkeit der Anzeige von Terminen im Kalender

    Kalender

    Kalender

    • Tages-, Mehrtages-, Wochen-, Mehrwochen- und Monatsansicht
    • Eingrenzungsoptionen für die Anzeige der Ereignisse - zur Verbesserung der Übersicht auch bei vielen Terminen und Benutzern:
      • nur eigene / eigene zusätzlich zu anderen / eigene unterdrücken
      • nur private /private zusätzlich zu anderen / private unterdrücken
      • nur allgemeine / allg. zusätzlich zu anderen / allg. unterdrücken
      • nur interne / interne zusätzlich zu anderen / interne unterdrücken
    • Gruppenfunktionen zu Eingrenzung der Anzeige
      • Alle Benutzer des Systems
      • Eingrenzung nach Abteilung, Ebene oder Team
      • Gezielt einzelne oder mehrere andere Benutzer
      • Gezielt einzelne oder mehrere Terminarten eingrenzen
    • Beliebig viele Eingrenzungs-Einstellungen als Konfiguration speichern
    • Persönliche Standardkonfiguration festlegen
    • Zeitliche Bereichswahl
      • Heute
      • zu bestimmtem Tag über Monatskalender mit Sprungfunktion
      • zu bestimmtem Tag eines Monats über Tagesleiste
      • zu bestimmtem Jahr bzw. Monat über Auswahllisten
    • Verschieben und Duplizieren von Terminen per Drag-and-Drop
    • Anzeige aller wichtigen Details bei Mouse-Over
    • Neuanlage von Terminen per Doppelklick oder durch Bereichsfestlegung
    • Direktes Löschen mit Sicherheitsabfrage
    • Fullscreen-Option

    Aktivitätenliste

    Aktivitätenliste

    Auflistung aller Termine, Aufgaben und Jobs in wählbarer Kombination in einer Liste

    • Eingrenzung für eigene Ereignisse, andere Benutzer und Terminarten wie im Kalender
    • Zeitraumeingrenzung Schnellauswahl für Beginn "ab heute", "ab gestern", "ab morgen"
    • Zeitraumeingrenzung Schnellauswahl für Ende "für einen Tag / Woche / Monat" und div. andere
    • Zeitraumeingrenzung alternativ mit freier Terminvorgabe
    • Optional zusätzlich Anzeige unerledigter Termine außerhalb des gewählten Zeitbereichs
    • Optional zusätzlich Anzeige bereits erledigter Ereignisse
    • Optional zusätzlich Anzeige von Meldungen und Erinnerungen
    • Eingrenzungs-Optionen zur Delegationsüberwachung für Ereignisse, die von anderen für mich zugewiesen sind und für Ereignisse, die ich an andere delegiert hatte
    • Eingrenzungs-Optionen für Ereignisse bestimmter Firmen, Personen oder Projekte
    • Für ausgewählte Einträge direkte Anzeige der wichtigsten Ereignisdetails, Anschrift und Telefonnummern, direkte Eingabe für Ergebnis-Optionen aus Ereignisketten und direkte Eingabe des Erledigt-Status

    Synchronisation

    Synchronisation

    • Automatische Synchronisierung für Apple Kalender oder MS Outlook in wählbaren Intervallen und/oder beim Starten und Beenden des Programms mit gezielter Selektion oder Vorgabe für ausgewählte Ereignisarten (Termine/Aufgaben/Wiedervorlagen), ausgewählte Benutzer und Zeiträume
    • Übergabe von Adressen an Apple Kontakte oder MS Outlook

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