KI-Funktionen, die Ihnen im Arbeitsalltag wirklich helfen
TOPIX denkt KI nicht als Spielerei, sondern als praktische Unterstützung für Geschäftsprozesse. Unsere KI-Funktionen unterstützen Sie dabei, Informationen schneller zu finden, Inhalte besser zu verstehen, Routineaufgaben effizienter zu erledigen und Geschäftsprozesse gezielter zu steuern – sicher, nachvollziehbar und eingebettet in bestehende Prozesse. KI in TOPIX bedeutet weniger manuelle Arbeit, bessere Orientierung und schnellere Entscheidungen im Geschäftsalltag.
- Intelligente Unterstützung direkt im Prozess: Ob Kundenakte, Dokument, Rechnung, Projekt oder Supportfall: KI unterstützt Sie dort, wo Informationen gesucht, Inhalte verstanden oder nächste Schritte vorbereitet werden müssen.
- Sicher – nachvollziehbar – eingebettet: KI in TOPIX ist keine Blackbox. Ergebnisse bleiben prüfbar, Berechtigungen werden berücksichtigt und kritische Aktionen liegen weiterhin in der Verantwortung der Anwender.
- Schneller handeln – besser entscheiden: KI hilft Ihnen, Informationen aus vorhandenen Daten schneller nutzbar zu machen – für Vertrieb, Verwaltung, Buchhaltung, Support und Geschäftsführung.
Datenschutz, dem Sie vertrauen können
Mit der KI in TOPIX arbeiten Sie auf einer Plattform, die Ihre Daten konsequent schützt. Alle Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet, ohne Übertragung in die USA oder andere Drittländer. Die KI ist damit EU-konform und sicher in Ihre Abläufe eingebunden.
Auch die DSGVO ist fester Bestandteil des Konzepts: Grundsätze wie Datenminimierung und Zweckbindung, eine dokumentierte Rechtsgrundlage, eine qualifizierte Auftragsverarbeitung sowie technische und organisatorische Schutzmaßnahmen werden berücksichtigt. Ihre Unternehmensdaten werden dabei nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
KI durchzieht alle Bereiche von TOPIX
KI dient in TOPIX als eine intelligente Erweiterung der Funktionen, die Sie bereits täglich nutzen – eingebettet in Ihre vertrauten Abläufe, sichtbar dort, wo sie wirklich hilft. Ob im CRM, in der Auftragsabwicklung, im Dokumentenmanagement oder in der Buchhaltung: KI erscheint genau dann, wenn sie einen konkreten Mehrwert bietet – und bleibt unsichtbar, wenn sie keinen hat. Die folgenden Anwendungsfelder zeigen beispielhaft, wie das in der Praxis aussehen kann.
Suchen, finden, zusammenfassen, erklären
Über ein Chat-Fenster stellen Sie Fragen zu Ihre TOPIX Daten und erhalten direkt eine Antwort. Damit lassen sich unter anderem:
- Dokumente zusammenfassen
- Kundenhistorie verdichten
- offene Aufgaben zusammenstellen
Texte vorbereiten, formulieren, strukturieren
Über Custom Fields stellt TOPIX beschreibbare Felder zur Verfügung, in denen die KI passende Inhalte direkt ablegt und anzeigt. Damit lässt sich unter anderem:
- Antwortmail aus Ticketverlauf generieren
- Angebotsbegleittext formulieren
- Gesprächszusammenfassung erstellen
Vorschläge für nächste Schritte und Automatisierungen
Über selbst konfigurierbare Agents definieren Sie Aufgaben und Rahmenparameter für die KI, die dann automatisch ausgelöst und abgearbeitet werden. Damit lassen sich unter anderem:
- Folgeaufgabe anlegen
- Datenlücken erkennen
- Buchungsvorschlag vorbereiten
Daten interpretieren und Handlungshinweise geben
Mit Workflows bauen Sie aus Triggern, Weichen, Bedingungen und Agents individuelle Abläufe, die Daten interpretieren und Handlungshinweise geben. Damit lässt sich unter anderem:
- Umsatzentwicklung erklären
- Projektabweichungen erkennen
- Kundenpotenziale identifizieren
KI, die zu Ihnen passt – technisch und wirtschaftlich
Das Integrationsmodell
TOPIX stellt die KI-Funktionen zentral und fertig integriert bereit. Sie müssen sich weder um technische Einrichtung noch um die Auswahl eines Anbieters kümmern, denn die KI ist direkt im Produkt verankert: einheitlich, sicher und sofort einsatzbereit. Je nach Aufgabe stehen drei Stufen zur Verfügung:
- daily für den täglichen Einsatz mit einem einfachen Modell und dem geringsten Creditverbrauch
- advanced für anspruchsvollere Aufgaben mit einem intelligenteren Modell und mittlerem Creditverbrauch
- expert für komplexe Aufgaben mit einem leistungsstarken Modell und hohem Creditverbrauch
So steht für jeden Bedarf das passende Leistungsniveau zur Verfügung.
Das Bezahlmodell
Die KI-Funktionen in TOPIX sind als eigenes KI-Paket buchbar und fügen sich nahtlos in das bestehende Preismodell ein. Das Bezahlmodell ist dabei vollständig transparent: Sie behalten jederzeit den Überblick über Ihren Verbrauch an Credits und wissen genau, welche KI-Anfragen in welchem Umfang angefallen sind.
Diese Transparenz schafft Planungssicherheit, denn Sie können Ihre Nutzung kontinuierlich einschätzen und Ihre Kosten nachvollziehen, ohne Überraschungen zu erleben.
So bleibt Ihre Abrechnung einfach, nachvollziehbar und jederzeit im Griff, unabhängig davon, wie intensiv Sie die KI-Funktionen im Arbeitsalltag einsetzen.
Die TOPIX KI-Roadmap
Wir gehen die Integration von KI in TOPIX schrittweise an. Zunächst erproben ausgewählte Unternehmen die KI-Funktionen im Rahmen einer Closed Beta unter realen Bedingungen. Erst wenn alles rund ist, rollen wir die Funktionen auf alle Kunden aus.
Phase 1 – Closed Beta
Ausgewählte Kunden testen die KI-Funktionen von TOPIX im echten Arbeitsalltag, noch bevor sie für alle Kunden verfügbar sind. Die Teilnehmer nutzen die Funktionen kostenlos, geben ehrliches Feedback und gestalten die Entwicklung aktiv mit.
Phase 2 – Rollout
Auf Basis der Erfahrungen aus der Beta-Phase werden die Funktionen verfeinert. Sobald sie praxistauglich und rundum ausgereift sind, stellen wir sie allen TOPIX-Kunden zur Verfügung.
Am Closed Beta-Test teilnehmen
Die besten KI-Funktionen entstehen nicht im Labor, sondern im echten Einsatz. Deshalb suchen wir Kunden, die gemeinsam mit uns die KI-Funktionen von TOPIX in der Praxis erproben, hinterfragen und weiterentwickeln wollen. Ihr Alltag. Ihre Prozesse. Ihr Feedback.
Was Sie bekommen
Als Teilnehmer am Closed Beta-Test nutzen Sie KI-Funktionen in TOPIX kostenlos – noch bevor sie für alle Kunden offiziell verfügbar sind. Sie können Funktionen aktiv mitgestalten und sehen vor allen anderen, wohin die Reise geht.
Was wir uns wünschen
Im Gegenzug bitten wir um ehrliches Feedback aus Ihrem Tagesgeschäft – und die Bereitschaft, Ihre Erfahrungen als Referenz oder Success Story mit anderen TOPIX-Kunden zu teilen. So entsteht Mehrwert für alle.
Wichtiger Hinweis zum Closed Beta Test
Da die Anzahl der Teilnehmer begrenzt ist, prüfen wir jede Anmeldung sorgfältig. Unser Vertrieb meldet sich in den nächsten Wochen persönlich bei den entsprechenden Kunden.
Häufige Fragen zu den KI-Funktionen in TOPIX
Was bedeutet KI in TOPIX?
TOPIX setzt KI dort ein, wo sie Anwender im Arbeitsalltag konkret entlastet. KI soll Informationen schneller zugänglich machen, Inhalte verständlicher aufbereiten, Routineaufgaben vereinfachen und bei Entscheidungen unterstützen – sicher, nachvollziehbar und direkt in bestehende TOPIX-Prozesse eingebettet.
Ist KI in TOPIX ein separates Zusatzprodukt?
Nein. KI ist in TOPIX keine Insellösung, sondern eine intelligente Erweiterung bestehender Funktionen. Sie wird dort eingesetzt, wo Anwender bereits mit TOPIX arbeiten – beispielsweise im CRM, in der Dokumentenverwaltung, in der Kommunikation, in Projekten oder in sonstigen kaufmännischen Prozessen.
Welche KI-Funktionen bietet TOPIX bereits?
Die ersten KI-Funktionen werden derzeit im Rahmen einer Closed Beta mit ausgewählten Kunden im Arbeitsalltag erprobt. Im Mittelpunkt stehen Funktionen zur Unterstützung bei Texten und Korrespondenz, etwa das Formulieren, Überarbeiten, Kürzen oder Zusammenfassen von Texten. Weitere Funktionen sind unter anderem Produkthilfe, Kunden- und Vorgangszusammenfassungen, Dokumentenanalyse, Datenqualitätsprüfung und Assistenz in kaufmännischen Prozessen. Nach der Beta-Phase stellen wir die Funktionen schrittweise allen TOPIX-Kunden zur Verfügung.
Werden KI-Funktionen in TOPIX automatisch Aktionen ausführen?
Nein, KI-Funktionen in TOPIX führen nicht grundsätzlich automatisch Aktionen aus. Automatisierungen laufen nur dann, wenn Sie als Kunde sie bewusst aktivieren und entsprechend einstellen. Sie entscheiden selbst, wie viel Automatisierung Sie nutzen möchten. Ohne Ihre Einstellung bleibt die KI in der Rolle des Assistenten: Sie macht Vorschläge und fasst zusammen. Sie verstehen jederzeit, was sie vorschlägt, und behalten die Kontrolle darüber, ob ein Vorschlag übernommen oder eine Aktion ausgeführt wird.
Wie sicher ist die Nutzung von KI in TOPIX?
Sicherheit und Datenschutz haben bei KI in TOPIX höchste Priorität. Die KI verarbeitet ausschließlich Daten, die Sie als Kunde freigeben. Diese Daten fließen nur dorthin, wohin Sie es bestimmen. Berechtigungen, Mandantentrennung und Nachvollziehbarkeit bleiben dabei zentrale Voraussetzungen. Die eingesetzten Lösungen werden so ausgewählt und integriert, dass sie den Anforderungen an einen sicheren Einsatz im geschäftlichen Umfeld entsprechen.
Bleiben meine Daten in Europa?
Ja. Bei der Gestaltung und Auswahl der KI-Integration achtet TOPIX darauf, dass die Datenverarbeitung innerhalb Europas erfolgt. Damit bleiben Ihre Unternehmensdaten in einem klar definierten und für europäische Unternehmen relevanten Rechts- und Sicherheitsrahmen.
Werden meine Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Die im Rahmen der TOPIX KI-Funktionen verarbeiteten Kundendaten werden nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Ihre Daten werden nur für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben innerhalb des vorgesehenen Kontexts genutzt.
Kann die KI auf alle Daten in TOPIX zugreifen?
Der Zugriff richtet sich nach dem jeweiligen Anwendungsfall und den bestehenden Berechtigungen. KI-Funktionen sollen keine neuen Zugriffsrechte schaffen. Berechtigungen und Mandantentrennung bleiben auch bei der Nutzung von KI wesentliche Bestandteile der Verarbeitung.
Warum entwickelt TOPIX KI-Funktionen schrittweise?
TOPIX betrachtet KI als langfristig wichtiges Thema und möchte die Funktionen mit einem soliden Plan in das Produkt integrieren. Nicht jede technisch mögliche Funktion bringt automatisch einen echten Mehrwert. Deshalb entwickelt TOPIX schrittweise und prüft jede Anwendung darauf, ob sie im Arbeitsalltag tatsächlich Zeit spart, Fehler reduziert, den Komfort erhöht oder die Entscheidungsqualität verbessert.
Welche Leitprinzipien gelten für KI in TOPIX?
Die Entwicklung orientiert sich an sechs Grundsätzen:
- Jede KI-Funktion muss ein reales Problem lösen.
- KI wird direkt in bestehende TOPIX-Prozesse eingebettet.
- Assistenz, Vorschläge und Zusammenfassungen stehen am Anfang – nicht unkontrollierte Automatisierung.
- Datenschutz, Berechtigungen, Mandantentrennung und Nachvollziehbarkeit sind Pflicht.
- KI-Funktionen werden schrittweise, modular und erweiterbar entwickelt.
- KI muss einen nachvollziehbaren Nutzen schaffen – etwa durch Zeitersparnis, Fehlerreduktion, mehr Komfort oder bessere Entscheidungen.
Was bedeutet die KI-Roadmap von TOPIX?
Die KI-Roadmap von TOPIX beschreibt die Einführung der KI-Funktionen in zwei Phasen. In Phase 1 erproben ausgewählte Kunden die Funktionen in einer Closed Beta im echten Arbeitsalltag und geben Feedback, das in die Entwicklung einfließt. In Phase 2 stellen wir die Funktionen allen TOPIX-Kunden zur Verfügung, sobald sie praxistauglich und rundum ausgereift sind.
Können Kunden die Entwicklung der KI-Funktionen beeinflussen?
Ja. TOPIX möchte KI-Funktionen gemeinsam mit Kunden entwickeln und an realen Anforderungen ausrichten. Im Rahmen einer Beta-Phase können ausgewählte Unternehmen neue Funktionen frühzeitig testen, Feedback geben und ihre konkreten Anwendungsfälle einbringen.
Was bringt eine Teilnahme an der TOPIX-KI-Beta?
Beta-Teilnehmer erhalten frühzeitig Zugang zu ausgewählten KI-Funktionen und können diese im Rahmen der Beta-Phase kostenlos nutzen. Außerdem können sie die Entwicklung durch ihre Erfahrungen und Rückmeldungen aktiv mitgestalten. Im Gegenzug setzt TOPIX die Bereitschaft voraus, offen Feedback zu geben und – nach vorheriger Abstimmung – als Referenzkunde oder für eine Success Story zur Verfügung zu stehen.
Sind die KI-Funktionen bereits endgültig fertig entwickelt?
Nicht alle KI-Funktionen befinden sich bereits im finalen Produktstatus. Einige Anwendungen sind verfügbar, andere werden entwickelt oder sind für spätere Roadmap-Phasen vorgesehen. Die Beta-Phase dient dazu, Funktionen unter realen Bedingungen zu erproben, Erkenntnisse zu sammeln und die Lösungen gemeinsam mit Kunden weiter zu verbessern.
Was ist TOPIX bei der Entwicklung von KI besonders wichtig?
TOPIX möchte nicht jedem kurzfristigen KI-Hype folgen, sondern Funktionen entwickeln, die im Geschäftsalltag zuverlässig und sinnvoll eingesetzt werden können. Entscheidend sind ein konkreter Nutzen, eine sichere Verarbeitung, nachvollziehbare Ergebnisse und die Einbettung in die bestehenden TOPIX-Prozesse. KI soll unterstützen, Orientierung geben und Arbeit erleichtern – die Kontrolle bleibt beim Menschen.