Für weniger Stillstand und professionellen Service
Muss eine Maschine gewartet werden oder fällt sie auf der kurzfristig Baustelle aus, ist nicht nur die Werkstatt gefragt. Auch Disposition, Vermietung und Kundenservice brauchen verlässliche Informationen zum Zustand der Maschine, ihrer Verfügbarkeit und den nächsten Schritten. Nur so lassen sich Kunden schnell informieren und Serviceeinsätze gezielt koordinieren.
Mit dem TOPIX Wartungsplaner steuern Sie wiederkehrende Termine vorausschauend und wickeln Reparaturen und Serviceaufträge strukturiert ab. Das hilft, Stillstand zu begrenzen und Maschinen zügig wieder für die Vermietung bereitzustellen – damit Ihre Kunden auf der Baustelle möglichst schnell weiterarbeiten können.
Die Instandhaltungssoftware ist in die All-in-one-Plattform der TOPIX Business Software AG integriert. Vertrieb, Disposition, Werkstatt und Abrechnung greifen ineinander. Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten, statt Informationen mehrfach zu erfassen oder weiterzugeben. Von der Terminplanung über den Serviceauftrag bis zur Abrechnung behalten Sie Ihre Serviceleistungen und Aufwände im Blick.
Werkstatt im Mietpark: effizienter Ablauf vom Auftrag bis zur Freigabe
Wenn Rücknahme, Werkstatt und Disposition denselben Informationsstand haben, geht kein Schaden zwischen den Teams verloren. Ob Mietgerät oder Fremdgerät: Bei der Rücknahme dokumentieren Mitarbeitende den Zustand per App und melden Schäden direkt an die Werkstatt.
TOPIX verbindet den Reparaturprozess direkt mit der Mietplanung. Prüfung, Werkstattauftrag und Reparatur sind in der Disposition nachvollziehbar; während der Wartung oder Reparatur wird das Gerät automatisch für die Vermietung gesperrt. Nach der Freimeldung ist es wieder mietbar, und Werkstatt sowie Disposition sehen jederzeit den aktuellen Stand.
Jede Station des Mietzyklus wird in der Maschinenakte festgehalten.
Die Top-Funktionen der TOPIX Instandhaltungssoftware
Wartungspläne anlegen und automatisieren
- Wartungsarten, Gruppen und Intervalle festlegen
- Termine für eigene Maschinen und Fremdgeräte planen
- Betriebsdaten, Dauer und Ersatzteile dokumentieren
- Kalenderübersicht mit eigenen Farben und Beschriftungen gestalten
Werkstatt- und Serviceaufträge optimieren
Fällt eine Maschine oder Gerät auf der Baustelle aus, muss schnell gehandelt werden. Mit dem integrierten Ticketsystem erfassen Sie Störungen und Ausfälle zentral. Ihr Team prüft die Meldung und kann im Fall direkt den Einsatz vor Ort planen. Für Werkstatt oder Außendienst legen Sie einen Werkstattauftrag als Serviceprojekt direkt aus dem Ticket oder aus der Ressource im Dispositionsplan an. Einsatzort, zuständige Mitarbeitende, Leistungen und Material sind im Auftrag gebündelt. Alle Beteiligten behalten den Bearbeitungsstand im Blick.
- Störungen und Ausfälle als Ticket erfassen
- Werkstattauftrag aus Ticket oder Dispositionsplan anlegen
- Einsatzort und Ressourcen planen
- Arbeitszeit, Leistungen und Material dokumentieren
Digitale Maschinenakte mit Historie
In TOPIX ist jede Maschine und jedes Gerät als Ressource angelegt: die digitale Maschinenakte. Dort finden Sie wichtige Stammdaten, Einsätze, Wartungen, Prüfungen, Servicefälle und Dokumente gebündelt. So entsteht eine übersichtliche Historie über den gesamten Lebenszyklus jeder Ressource. Durch die integrierte Verknüpfung mit Vermietung und Disposition arbeiten alle Bereiche mit demselben Informationsstand. Das erleichtert Übergaben und hilft, den Maschinenstatus über den gesamten Miet- und Serviceverlauf nachzuvollziehen.
Prüftermine und Checklisten übersichtlich dokumentieren
In der der Geräte- und Maschinenvermietung gehören vorgeschriebene Prüftermine zum laufenden Betrieb. Je nach Bestand zählen dazu etwa HU-/TÜV-Termine, UVV-Prüfungen. TOPIX zeigt die Prüffristen je Gerät, erinnert an anstehende Termine und hält Prüfprotokolle in der Maschinenakte bereit. So finden Sie wichtige Nachweise schnell, wenn Kunden oder Behörden danach fragen.
Ergänzende Checklisten und Prüfergebnisse lassen sich der jeweiligen Ressource zuordnen. Die nachvollziehbare Dokumentation unterstützt bei der Überwachung Ihrer betriebliche Abläufe rund um Arbeitsschutz und geltende Prüfvorgaben.
💡 Prüfungen sind ein wichtiger Teil der Instandhaltung nach DIN 31051
Diese unterscheidet in vier Grundmaßnahmen: Wartung erhält die Funktionsfähigkeit, Inspektion beurteilt den Zustand, Instandsetzung stellt die Funktion wieder her und Verbesserung erhöht Sicherheit oder Zuverlässigkeit. TOPIX hält Prüfergebnisse im Zusammenhang mit Wartungs- und Servicevorgängen in der Maschinenakte fest, damit die Gerätehistorie zu jeder Zeit nachvollziehbar bleibt.
Abrechnung, Analyse und Auswertung
Serviceprojekte zeigen, wo Zeit und Material in Ihren Maschinenpark fließen. TOPIX wertet erfasste Schäden, Einsatzdauer, Leistungen und Materialverbrauch aus. Auch Standzeiten und Werkstattauslastung behalten Sie im Blick. So erkennen Sie, bei welchen Geräten sich Aufwand häuft, und können fundierter über Wartung, Reparatur und den weiteren Einsatz im Mietpark entscheiden.
Die Auswertungen in Ihren Dashboards liefern Kennzahlen zu Serviceaufwand und Auslastung – als Grundlage, um Instandhaltungsarbeiten und Ressourceneinsatz gezielt zu optimieren.
Werkstatt in der mobilen App
Mit der TOPIX App können Mitarbeitende unterwegs auf relevante Auftrags- und Maschineninformationen zugreifen und Rückmeldungen zum Einsatz erfassen.
Arbeitszeiten, Leistungen und Arbeitsberichte lassen sich mobil dokumentieren. Ein Unterschriftenfeld unterstützt die Bestätigung direkt vor Ort. So kommen Rückmeldungen aus Werkstatt und Außendienst schneller in den laufenden Prozess zurück.
„Überzeugend für uns war, dass es eine App gibt, mit der unsere Werkstatt Aufträge, Schäden und Projekte direkt anlegen und bearbeiten kann. Die Entnahme von Ersatzteilen, Filtern und Weiterem werden einfach direkt im System erfasst und gehen im Arbeitsalltag nicht mehr unter.“
Susan Kaaf, Geschäftsführerin der Andreas Kaaf - AK Baumaschinenvermietung
Alle Funktionen der Instandhaltungssoftware in der Übersicht
Wartungsplanung mit Intervallen
Wartungsarten und Intervalle hinterlegen und Termine im Dispositionsplan überblicken.
Werkstatt- und Serviceaufträge
Werkstatt- und Außendiensteinsätze mit Auftrag, Ressource, Einsatzort, Leistungen und Material übersichtlich in einem Serviceprojekt planen.
Störungsmeldung mit Ticketsystem
Störungen, Schäden und Anforderungen zentral erfassen und zur Bearbeitung weiterführen.
Digitale Maschinenakte
Stammdaten, Einsätze, Wartungen und Servicefälle in einer Maschinenhistorie zusammenführen.
Prüftermine und Dokumentation
Termine planen und die zugehörigen Informationen am Gerät nachvollziehbar ablegen.
Ersatzteile aus der Materialwirtschaft
Im Serviceprojekt verwendete Ersatzteile, Werkzeuge und Materialien erfassen.
Mobile App
Auftragsinformationen mobil nutzen sowie Arbeitszeit, Leistungen und Berichte erfassen.
Auswertungen
Serviceaufwand, Einsatzdauer, Leistungen und Materialverbrauch auswerten.
Abrechnung
Erfasste Serviceleistungen und Materialien in die kaufmännischen Prozesse übernehmen.
Worauf ist bei der Auswahl einer Instandhaltungs- und Werkstattsoftware für einen Mietpark zu achten?
Prüfen Sie die Software anhand eines typischen Ablaufs in Ihrem Betrieb: von der Rücknahme eines Geräts über die Schadensmeldung und Reparatur bis zur erneuten Vermietung. So wird deutlich, ob die Lösung die tatsächliche Arbeit in Vermietung, Disposition und Werkstatt unterstützt. Bitten Sie den Anbieter, diesen Ablauf in einer Produktdemo mit einem Beispiel aus Ihrem Mietpark durchzuspielen.
Wichtige Auswahlkriterien sind:
- Geräte und Historie: Lassen sich Prüffristen, Wartungen, Einsätze und Servicefälle je Maschine nachvollziehen? Können auch Fremdgeräte verwaltet werden?
- Disposition und Verfügbarkeit: Werden Werkstattzeiten und Reparaturen in der Vermietplanung berücksichtigt? Können Mitarbeitende und Einsatzorte passend eingeplant werden?
- Arbeit vor Ort: Können Techniker mobil auf Auftragsdaten zugreifen und Arbeitszeit, Leistungen, Material sowie Protokolle erfassen?
- Zusammenarbeit mit anderen Bereichen: Sind Materialwirtschaft, Einkauf und Abrechnung eingebunden, damit Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen?
- Einführung und laufender Einsatz: Achten Sie auf Datenübernahme, Anpassbarkeit, Schulung und Support. Wichtig ist auch, ob die Lösung zum Budget und zur Größe Ihres Betriebs passt.
TOPIX ist persönlich für Sie da. Buchen Sie sich einfach einen Beratungstermin und wir prüfen gemeinsam Ihre Mietprozesse und ob TOPIX die richtige Lösung für Sie ist.
Sie betreuen Ihre Kunden persönlich. Wir auch.
Wir entwickeln TOPIX selbst und sind persönlich für Sie da: von der ersten Beratung über die Einführung bis zum Support im Arbeitsalltag. Sie sprechen direkt mit unserem Team. So lernen wir Ihre Abläufe kennen und können Sie partnerschaftlich begleiten.
Zu dieser Verantwortung gehört auch der Umgang mit Ihren Daten. TOPIX ist deutscher Anbieter wird in deutschen Rechenzentren gehostet. Die Anforderungen der DSGVO und GoBD berücksichtigen wir dabei ebenso wie im laufenden Betrieb: für den Schutz Ihrer Daten und eine nachvollziehbare kaufmännische Dokumentation.
FAQ: Antworten auf häufige Fragen zur TOPIX Instandhaltungssoftware
Was ist besser: Instandhaltung im ERP oder eigenes CMMS?
Ein Instandhaltungsmodul im ERP lohnt sich, wenn Wartung eng mit Einkauf, Ersatzteilen, Kostenrechnung und weiteren Unternehmensbereichen verbunden sein soll. Daten bleiben in einem System, und Kosten sowie Material lassen sich direkt den Anlagen und Aufträgen zuordnen. Besonders passend ist das, wenn bereits ein ERP im Einsatz ist und die interne IT-Abteilung die Einführung und Anpassung begleiten kann.
Ein eigenständiges CMMS ist eine gute Wahl, wenn die tägliche Arbeit der Techniker im Mittelpunkt steht. Es eignet sich besonders, wenn die Software mobil nutzbar und für Techniker vor Ort einfach zu bedienen ist oder wenn eine schnelle Einführung und spezialisierte Instandhaltungsfunktionen wichtig sind. Für kleinere Unternehmen kann es außerdem eine wirtschaftliche Alternative sein, wenn ein umfangreiches ERP zu aufwendig wäre.
Entscheidend ist, welche Lösung zu Ihren Abläufen passt: Wie wichtig sind kaufmännische Integration, Bedienbarkeit, Einführungsaufwand und Gesamtkosten? Eine integrierte ERP-Lösung wie TOPIX kann Instandhaltung zudem mit Service, Vermietung und kaufmännischen Prozessen verbinden.
Was unterscheidet CMMS und Instandhaltung?
Instandhaltung bezeichnet die Maßnahmen, die Maschinen und Geräte funktionsfähig halten oder ihre Funktion wiederherstellen. Die DIN 31051 gliedert sie in Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung: Wartung erhält den Zustand, Inspektion beurteilt ihn, Instandsetzung stellt die Funktion wieder her und Verbesserung erhöht zum Beispiel die Zuverlässigkeit.
Ein CMMS (Computerized Maintenance Management System) ist eine Software, mit der Unternehmen solche Maßnahmen planen, Aufträge steuern und Ergebnisse dokumentieren. Für Vermieter sollte ein CMMS außerdem den Bezug zum Mietpark herstellen: Prüftermine, Reparaturen und die Maschinenhistorie müssen sich mit der Geräteverfügbarkeit und Disposition abstimmen lassen.
Eignet sich die TOPIX Instandhaltungssoftware für den Mittelstand?
Ja, TOPIX eignet sich besonders für mittelständische Vermieter, bei denen Instandhaltungen eng mit dem Tagesgeschäft verbunden sind. Wartung oder Reparatur beeinflusst die Verfügbarkeit eines Geräts; zugleich müssen Werkstatt, Disposition, Materialwirtschaft und Abrechnung informiert sein. In TOPIX laufen diese Bereiche auf einer gemeinsamen Plattform zusammen. Das reduziert doppelte Dateneingaben und erleichtert die Abstimmung zwischen den Teams.
Zudem lässt sich TOPIX an die individuellen Abläufe eines Betriebs anpassen. Unternehmen können die benötigten Funktionsbereiche und Nutzer passend zu ihrem Bedarf wählen und die Lösung mit ihren Anforderungen weiterentwickeln. Das ist besonders dann hilfreich, wenn eine separate Instandhaltungslösung mehr Schnittstellen und zusätzlichen Pflegeaufwand mit sich bringen würde.
Für welche Branche ist die Instandhaltungssoftware geeignet?
Die TOPIX Instandhaltungssoftware wurde konzipiert für Vermieter und Händler von Maschinen, Geräten und Anlagen. Dazu gehören beispielsweise Baumaschinen, Baugeräte, Arbeitsbühnen, Raumsysteme und Container sowie technische Geräte. Durch die Verbindung von Wartung, Service, Vermietung und Disposition behalten Sie Zustand und Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen im Blick.
Was kostet eine Instandhaltungssoftware?
Die Kosten hängen vom Abrechnungsmodell, dem Funktionsumfang und der Unternehmensgröße ab; Preise unterscheiden sich je Anbieter. Neben Lizenz- oder Nutzungsgebühren sollten Sie auch Einführung, Anpassungen, Schnittstellen und laufenden Support berücksichtigen. Entscheidend ist, ob Sie vor allem eine reine Auftrags- und Wartungsplanung benötigen oder zusätzliche Module wie Ersatzteilmanagement oder eine ERP-Schnittstelle einbinden möchten. Vergleichen Sie Angebote deshalb anhand Ihres konkreten Bedarfs.
Wie wird eine Instandhaltungssoftware eingeführt und wie lange dauert die Implementierung?
Eine Einführung umfasst meist die Analyse der Abläufe, die Übernahme und Prüfung vorhandener Daten, die Einrichtung der benötigten Funktionen sowie Tests und Schulungen. Die Implementierungsdauer hängt unter anderem von der Datenqualität, dem Funktionsumfang, den Schnittstellen und dem Anpassungsbedarf ab.
Da die Instandhaltungssoftware bei TOPIX in das ERP und das Vermietmodul integriert ist, betrifft die Einführung in der Regel die gesamte Unternehmenslösung. Implementierungsprojekte dauern erfahrungsgemäß im Durchschnitt etwa zwei bis sechs Monate: abhängig von Umfang, Datenqualität, Schnittstellen, Anpassungen und Schulungsbedarf.
TOPIX begleitet Sie von der Beratung über die Einführung bis zum Support im Arbeitsalltag. Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben.
Welche Vorteile bringt ein Wartungsplaner für Geräte, Maschinen und Anlagen?
Ein Wartungsplaner bündelt wiederkehrende Wartungen und Prüftermine und zeigt anstehende Arbeiten je Maschine übersichtlich im Dispositionskalender. So lassen sich Wartungsfenster mit Mietzeiten abstimmen und benötigte Ressourcen rechtzeitig einplanen. Das hilft, ungeplante Ausfälle zu reduzieren, die Anlagenverfügbarkeit im Blick zu behalten und Wartungsarbeiten gezielter auszuwerten.
Wie hilft ein Wartungsplaner, Ausfälle zu reduzieren?
Ein Wartungsplaner bündelt wiederkehrende Wartungen und Prüftermine und macht anstehende Arbeiten im Dispositionskalender sichtbar. So lassen sich Wartungsfenster, Mietzeiten und benötigte Ressourcen besser abstimmen. Das kann ungeplante Ausfälle reduzieren und hilft, die Anlagenverfügbarkeit im Blick zu behalten und Kosten zu minimieren. Auswertungen zu Einsatzdauer, Materialverbrauch und Werkstattauslastung unterstützen zusätzlich ein strukturiertes Instandhaltungsmanagement.
Was sollte ein Instandhaltungssystem für einen Maschinenpark abdecken?
Ein Instandhaltungssystem sollte Informationen rund um die Instandhaltung zusammenführen: Stammdaten zu Geräten und Maschinen, Einsätze, wiederkehrende Wartungen und Prüftermine, Störungen oder Ausfälle, Arbeitsaufträge, Ressourcen, Material und Dokumentation. Die TOPIX Instandhaltungssoftware ermöglicht es, diese Informationen in der Maschinenakte mit Vermietung, Disposition und Service zu verbinden. So entsteht eine umfassende Grundlage für das Asset-Management im Mietpark.
Welche Prüfungen und Checklisten lassen sich für Baumaschinen verwalten?
Je nach Maschine und Einsatzbereich gehören dazu zum Beispiel HU-/TÜV-Termine, UVV, DGUV sowie Prüfungen von Hebebühnen, Kranen und elektrischen Betriebsmitteln. In TOPIX lassen sich Prüftermine und zugehörige Checklisten beziehungsweise Prüfprotokolle am Gerät dokumentieren. So behalten Sie anstehende Inspektionen und wichtige Nachweise im Blick und unterstützen die nachvollziehbare Dokumentation von Arbeitsschutz- und Prüfvorgaben.
Können Techniker Instandhaltungsarbeiten auf Smartphones dokumentieren?
Die TOPIX App bietet mobilen Zugriff auf relevante Maschinen- und Auftragsinformationen. Die mobile Instandhaltungssoftware unterstützt Techniker dabei, Arbeitszeit, Leistungen, Material und Berichte direkt vor Ort – auch über Smartphones – zu dokumentieren. Eine mobile Lösung sollte im Werkstatt- und Außendienstalltag einfach zu bedienen sein und Rückmeldungen ohne Medienbruch in den laufenden Auftrag übernehmen.
Wie unterstützt die Instandhaltungssoftware Instandhaltungsleiter dabei, einen Maschinenpark effizient zu verwalten?
Die TOPIX Instandhaltungssoftware unterstützt Instandhaltungsleiter mit einer umfassenden Übersicht über Geräte und Maschinen, offene Arbeitsaufträge, geplante Wartungen und Servicefälle im Maschinenpark. Die Verknüpfung von Maschinenakte, Disposition und Serviceprojekten hilft, komplexe Instandhaltungsprozesse zu strukturieren, Ressourcen zu priorisieren und die Effizienz im Tagesgeschäft zu verbessern.