Funktionsübersicht

Zentrale Verwaltung von Unternehmen und Einzelpersonen in einem System. Das sorgt für mehr Übersicht und vereinfacht die Stammdatenpflege.

Adressdaten können automatisch aus Website-Impressen, E-Mail-Signaturen und weiteren Quellen übernommen oder aktualisiert werden. Das reduziert den manuellen Pflegeaufwand, spart Zeit bei der Erfassung neuer Kontakte und sorgt für aktuelle und vollständige Stammdaten.

Zu einem Adressaten lassen sich beliebig viele Anschriften, zum Beispiel für Filialen oder Standorte, hinterlegen. Dadurch bleiben auch komplexe Unternehmensstrukturen übersichtlich abbildbar.

Adressarten lassen sich flexibel definieren, etwa für postkonforme Anschriften, Auslandsanschriften oder Privatanschriften. So passt sich die Adressverwaltung an individuelle Anforderungen an und unterstützt eine saubere Kommunikation.

Zu jeder Anschrift können beliebig viele Kommunikationsdaten wie Telefon, E-Mail oder Fax hinterlegt werden. Das erleichtert die schnelle Kontaktaufnahme und verbessert die Erreichbarkeit im Arbeitsalltag.

Adressen können mit beliebig vielen Merkmalen und Oberbegriffen strukturiert werden. So lassen sich Kontakte gezielt filtern, auswerten und für unterschiedliche Zwecke nutzen.

Alle wichtigen Informationen zu Firmen und Personen können gebündelt in einem Dossier ausgegeben werden. Dadurch stehen relevante Daten jederzeit kompakt zur Verfügung, zum Beispiel für Termine, Abstimmungen oder die Kundenbetreuung.

Ansprechpartner, Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen, Korrespondenzen, Notizen und Dokumente können per Doppelklick direkt geöffnet werden. Das spart Zeit und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Beziehungen zwischen Firmen können direkt im Datensatz angezeigt werden. Dadurch lassen sich Unternehmensstrukturen, Partnerfirmen oder verbundene Organisationen leichter nachvollziehen.

Die angezeigten Dokumente lassen sich nach Art, Zeitraum und Anzahl filtern. So sehen Nutzer immer genau die Informationen, die für ihre aktuelle Aufgabe relevant sind.

Sofort verfügbare Reports wie Artikelumsätze oder offene Posten stehen bereits vorkonfiguriert bereit. Dadurch können wichtige Kennzahlen ohne Vorarbeit direkt ausgewertet werden.

Die Standardauswertungen sind ohne aufwendige Einrichtung sofort einsatzbereit. Das spart Zeit und ermöglicht auch einen schnellen Einstieg ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand.

Vorhandene Datenauswahlen werden in den Auswertungen gezielt übernommen. Dadurch lassen sich genau die Informationen anzeigen, die für die jeweilige Fragestellung relevant sind.

Die Auswahl der Inhalte erfolgt per Drag-and-drop bzw. über eine einfache Feldauswahl. Das macht die Erstellung auch ohne großen technischen Aufwand komfortabel und schnell.

Die erstellten Reports können als PDF, HTML oder Datei, etwa für den Excel-Import, ausgegeben werden. Das erleichtert die Weiterverarbeitung, den Austausch und die Nutzung in unterschiedlichen Anwendungsfällen.

Kriterien, Merkmale und Zeiträume können individuell festgelegt werden. Dadurch entstehen genau die Analysen, die für aktuelle Fragestellungen und Entscheidungen relevant sind.

Arbeitsblätter können um eigene Werte, Kommentare oder Formeln ergänzt werden. So lassen sich individuelle Berechnungen und zusätzliche Informationen direkt in die Analyse einbinden.

Arbeitsblätter lassen sich in Dashboards integrieren und grafisch als Balken-, Linien- oder Säulendiagramm darstellen. Dadurch werden Zusammenhänge schneller sichtbar und Ergebnisse lassen sich leichter interpretieren.

Reports können persönlich eingerichtet und automatisch mit aktuellen Daten versorgt werden. Dadurch stehen jederzeit individuelle Auswertungen ohne manuellen Aufwand zur Verfügung.

Ein integriertes Pivotgrid ermöglicht die freie Zusammenstellung von Daten über Spalten und Abhängigkeiten hinweg. Dadurch lassen sich komplexe Zusammenhänge einfach analysieren und übersichtlich darstellen.

Custom Reports lassen sich in Dashboards integrieren und zentral visualisieren. So haben Nutzer wichtige Kennzahlen und individuelle Auswertungen jederzeit im Blick.

Inhalte wie Netto, Brutto, MwSt., Einkaufspreis, Rohertrag, Menge, Rabatt, Zuschlag, Fee oder KSV können gezielt in die Auswertung übernommen werden. So erhalten Unternehmen genau die Kennzahlen, die für Steuerung, Kontrolle und Bewertung relevant sind.

Zeiträume können flexibel festgelegt werden – passend zur jeweiligen Fragestellung oder Analyse. Das erleichtert Vergleiche und schafft eine verlässliche Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.

Auch mehrstufige Hierarchien wie Artikelobergruppe, Artikelgruppe und Artikel können in die Auswertung einbezogen werden. Dadurch werden Zusammenhänge besser sichtbar und detaillierte Analysen deutlich einfacher.

Für jede Auswertung können eigene Zugriffsrechte vergeben werden. Das sorgt für Datensicherheit und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen sensible Informationen einsehen oder bearbeiten können.

Daten können verdichtet und automatisiert geglättet werden, um Entwicklungen besser erkennbar zu machen. Das unterstützt eine klarere Bewertung von Trends und erleichtert die Interpretation umfangreicher Datenbestände.

Einmal erstellte Auswertungskonfigurationen können gespeichert und jederzeit wiederverwendet werden. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Analysen im Tagesgeschäft.

Die TOPIX BI-Schnittstelle ermöglicht die gezielte Bereitstellung von Daten für externe Analyse- und BI-Tools. Dadurch lassen sich unternehmensweite Auswertungen flexibel erweitern und unabhängig von TOPIX nutzen.

Daten aus CRM, ERP, Finance und HR können über die Schnittstelle ausgegeben werden. Dadurch entsteht eine umfassende Datenbasis für ganzheitliche Analysen im Unternehmen.

Der Export erfolgt komfortabel über einen integrierten Assistenten. Das vereinfacht die Einrichtung und ermöglicht auch ohne tiefgehende technische Kenntnisse eine schnelle Nutzung.

Exportierte Daten können auf externen Speicherorten wie Fileservern abgelegt werden. Das erleichtert die Weiterverarbeitung und Integration in bestehende IT-Strukturen.

Alle Exporte werden vollständig protokolliert. Dadurch sind Datenflüsse jederzeit nachvollziehbar und transparent dokumentiert.

Das TOPIX DMS bietet mit dem Cloud-Service Rossum eine intelligente Möglichkeit, Rechnungsdaten per OCR auf Positionsebene zu erfassen und in TOPIX zu verarbeiten. Rossum verwendet künstliche Intelligenz (KI), um den menschlichen Ansatz zur Datenextraktion aus Geschäftsdokumenten zu replizieren. Vorbei sind die Zeiten von manueller Dateneingabe, die fehleranfällig, zeitaufwändig und teuer ist.

Rossum besteht aus vier Schlüsselkomponenten: einer innovativen KI-Engine, einer intuitiven Validierungs-Benutzeroberfläche, einer leistungsstarken Berichts-Engine und einer erstklassigen Erweiterungsumgebung. Die Cloud-Lösung von Rossum ist sofort einsatzbereit. Damit sparen Sie Zeit und Kosten und erhalten einen schnellen ROI. Reduzieren Sie Ihren manuellen Aufwand und rationalisieren Sie Ihre Prozesse.

Alle archivierten Dokumente werden direkt im PDF/A-Format gespeichert oder nachträglich in dieses Format überführt. Dadurch ist eine vollständige Indexierung der Dokumente und eine komfortable Volltextsuche möglich. Mit dieser Volltextsuche können Sie über alle Programmbereiche hinaus auch nach speziellen Formulierungen und Textpassagen suchen. Multi-Schlagwort-Felder für Fremddokumente optimieren die Suche zudem. Informationen aus mit OCR-Technologie gescannten Papierdokumenten in TOPIX sind ebenfalls komplett les- und durchsuchbar. Im Viewer-Fenster werfen Sie einen schnellen Blick auf ein Dokument, ohne es öffnen zu müssen.

Sie können mit TOPIX Ihren kompletten Dokumenten-Workflow abbilden. Für Fremddokumente, Papierdokumente oder eingehende Dokumente stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, Daten in TOPIX zu übertragen: per Mail, (OCR-) Scanner, HotFolder oder Drag&Drop. Darüber hinaus können Sie dank der revisionssicheren Archivierung ausgehender bzw. elektronischer Dokumente die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig eine unternehmensweite, zentrale und intuitive Ablage schaffen. Die vorhandenen Informationen sind immer komplett und aktuell. Alle Mitarbeiter haben die benötigten Vorgänge direkt im Zugriff - mobil und in Echtzeit. Dank zahlreicher Automatismen sinkt der manuelle Aufwand und die Fehlerquote. Die hohe Transparenz sowie die einfachen und schnellen Auswertungen sorgen für höchstmögliche Effizienz.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können. Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht eine Vorlage im Word-Format (zip, 106kB) zur Verfügung. Unternehmen können auf Grundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.

Vorlage Verfahrensdokumentation (.zip)

Termine können in Tages-, Mehrtages-, Wochen-, Mehrwochen- oder Monatsansicht dargestellt werden. Dadurch lässt sich die Planung optimal an den jeweiligen Arbeitskontext anpassen und sorgt für maximale Übersicht.

Die Anzeige kann nach bestimmten Benutzergruppen, Abteilungen, Teams oder einzelnen Personen gefiltert werden. Zusätzlich lassen sich gezielt Terminarten auswählen. Das erleichtert die Abstimmung und Planung im Team erheblich.

Jeder Nutzer kann eine individuelle Standardkonfiguration festlegen. Dadurch startet der Kalender immer mit der bevorzugten Ansicht und unterstützt eine effiziente Arbeitsweise.

Termine lassen sich per Drag-and-drop einfach verschieben oder duplizieren. Das erleichtert die Planung und spart Zeit bei kurzfristigen Änderungen.

Neue Termine können per Doppelklick oder durch Markieren eines Zeitbereichs angelegt werden. Das macht die Erfassung schnell und intuitiv im täglichen Einsatz.

Der Kalender kann im Fullscreen-Modus angezeigt werden. Dadurch steht mehr Platz für die Übersicht zur Verfügung, was besonders bei vielen Terminen hilfreich ist.

Für Termine und Aufgaben können Ort sowie Ausführungsort hinterlegt werden. Das schafft Klarheit für alle Beteiligten und verbessert die Organisation bei externen Terminen oder verteilten Teams.

Delegierte Termine und Aufgaben können mit Benachrichtigungen und Bestätigungen versehen werden. So bleibt transparent, wer informiert ist und welche Aufgaben übernommen wurden.

Bereits mitgelieferte Ereignisarten stehen direkt zur Auswahl bereit. Das erleichtert den Einstieg und ermöglicht eine schnelle Nutzung ohne zusätzlichen Einrichtungsaufwand.

Die Darstellung von Terminen im Kalender kann je nach Ereignisart individuell angepasst werden. Dadurch wird die Übersicht verbessert und wichtige Termine sind schneller erkennbar.

Benutzer können gezielt „nur zur Kenntnis“ hinzugefügt werden. So bleiben relevante Personen informiert, ohne aktiv in die Durchführung eingebunden zu sein.

Die Verfügbarkeit anderer aktiver TOPIX-Nutzer wird angezeigt. Dadurch lassen sich Termine besser planen und Abstimmungen einfacher koordinieren.

Externe Teilnehmer und Geschäftspartner können direkt aus dem TOPIX Terminkalender per E-Mail zu Terminen eingeladen werden. Durch die Integration mit Apple Kalender und Microsoft Outlook lassen sich die Einladungen bequem in den jeweiligen Kalender übernehmen. Das erleichtert die unternehmensübergreifende Terminabstimmung, reduziert den organisatorischen Aufwand und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Termine können als verbindlich markiert oder abgesagt werden. Dadurch bleibt die Planung transparent und Änderungen sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Ergebnisse von Terminen oder Aufgaben können direkt dokumentiert werden. Das schafft Transparenz und unterstützt die Nachverfolgung von Aktivitäten.

Termine werden auf Überschneidungen geprüft, um Konflikte zu vermeiden. Dadurch wird eine realistische und verlässliche Planung sichergestellt.

Durch die Anbindung an Microsoft Teams können Teams-Einladungen automatisch erstellt werden. Relevante Teams-Informationen werden direkt in das Ereignis zurückgespiegelt, sodass alle wichtigen Daten zentral in TOPIX verfügbar bleiben und die Terminorganisation deutlich vereinfacht wird.

Jedes Ticket erhält eine eindeutige Nummer, die in allen zugehörigen Vorgängen und in der Kommunikation verwendet werden kann. Das erleichtert die Zuordnung von Anfragen und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgung.

Jedem Ticket kann ein verantwortlicher Mitarbeiter zugewiesen werden. Dadurch ist jederzeit klar, wer sich aktuell um die Bearbeitung kümmert und als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Sämtliche Bearbeitungsschritte wie E-Mails, Telefonprotokolle, Korrespondenzen, Termine, Aufgaben und Kategorieeinträge werden chronologisch dokumentiert und im Verknüpfungsbereich angezeigt. So bleibt der gesamte Ticketverlauf jederzeit transparent und nachvollziehbar.

E-Mails und Telefonprotokolle lassen sich direkt im Ticketfenster bearbeiten. Dadurch bleiben Kommunikation und Ticketbearbeitung eng miteinander verbunden und unnötige Bereichswechsel entfallen.

Tickets durchlaufen individuell nachvollziehbare Bearbeitungsstatus wie Neu, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Prüfen oder Geschlossen. Das schafft Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand und erleichtert die Steuerung offener Vorgänge.

Jede Statusänderung wird separat dokumentiert. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wie sich ein Ticket entwickelt hat und welche Bearbeitungsphasen bereits durchlaufen wurden.

Beim Schließen eines Tickets können zugehörige Korrespondenzen und Telefonprotokolle nach Bestätigung automatisch als erledigt markiert werden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und unterstützt einen sauberen Abschluss aller zusammenhängenden Vorgänge.

Besonders relevante Tickets können separat gekennzeichnet und hervorgehoben werden. Dadurch bleiben wichtige Fälle schnell erkennbar und geraten auch bei hohem Ticketaufkommen nicht aus dem Blick.

Über Kategorien können zusätzliche Felder definiert werden, darunter sieben Textfelder, zwei Datumsfelder und vier Ankreuzfelder. So lässt sich die Ticketerfassung flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen.

Vor dem Löschen eines Tickets wird geprüft, ob verknüpfte Datensätze vorhanden sind. Das schützt bestehende Datenbeziehungen und hilft, den unbeabsichtigten Verlust wichtiger Zusammenhänge zu vermeiden.

Ticketstatus können abhängig von bestimmten Aktionen automatisch geändert werden, beispielsweise bei eingehenden E-Mails, Änderungen an Freifeldern, Telefonnotizen oder beim Wechsel des Verantwortlichen. So bleibt der Bearbeitungsstand aktuell und nachvollziehbar.

Bei Statusänderungen oder einem Wechsel des Verantwortlichen können automatisch E-Mails und Korrespondenzen erstellt werden. Auch die Ticketnummer lässt sich bei E-Mail-Antworten automatisch ergänzen. Das sorgt für eine transparente Kommunikation und spart wiederkehrende Arbeitsschritte.

Bei der Erstellung von Tickets, Korrespondenzen oder kaufmännischen Belegen können vorhandene Informationen wie Projektnummern, Firmenzuordnungen oder Ticketbetreff automatisch übernommen werden. Das vermeidet doppelte Eingaben und sorgt für konsistente Daten über verschiedene Bereiche hinweg.

Die Anzeige und Navigation können an persönliche Arbeitsweisen angepasst werden, beispielsweise durch eine automatische Suche nach eigenen offenen Tickets, zusätzliche Fenster oder die Anzeige verknüpfter Vorgänge. Das schafft Übersicht und beschleunigt die tägliche Ticketbearbeitung.

Bei der Erfassung neuer Kunden können Verkaufschancen automatisch mit unternehmensspezifisch vordefinierten Werten angelegt werden. Pflichtinformationen werden bereits bei der Adressanlage abgefragt und direkt im Kundenstamm gespeichert. Das sorgt von Beginn an für eine einheitliche Datenbasis, reduziert manuelle Eingaben und erleichtert die systematische Bearbeitung neuer Vertriebschancen.

Alle kaufmännischen Dokumente, Ansprechpartner und Korrespondenzen werden übersichtlich innerhalb der jeweiligen Verkaufschance dargestellt. So sind sämtliche Informationen und Aktivitäten zentral verfügbar, wodurch Vertriebsmitarbeiter jederzeit den Überblick behalten und Kunden gezielter betreuen können.

Bei Auftragserteilung wird die Verkaufschance automatisch in ein Leistungsprojekt umgewandelt. Dabei wird die gesamte Verkaufshistorie übernommen, sodass alle bisherigen Informationen und Vereinbarungen erhalten bleiben. Das gewährleistet einen nahtlosen Übergang vom Vertrieb zur Projektabwicklung und vermeidet doppelte Datenerfassung.

Individuell definierte Umsatzvorgaben werden in einem übersichtlichen Umsatztacho visualisiert. So erkennen Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte auf einen Blick, wie sich die Umsätze im Verhältnis zu den gesetzten Zielen entwickeln und wo Handlungsbedarf besteht.

Umsätze können detailliert geplant und ausgewertet werden. Dadurch erhalten Unternehmen einen transparenten Überblick über ihre Umsatzentwicklung, können Abweichungen frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen zur Vertriebssteuerung treffen.

Jahresumsatzziele können auf einzelne Monate heruntergebrochen werden. So erhalten Vertriebsmitarbeiter eine detaillierte Orientierung über ihre monatlichen Zielvorgaben, während Führungskräfte die Zielerreichung kontinuierlich verfolgen und Vertriebsaktivitäten gezielt steuern können.

Nach dem Versand eines Angebots können automatisch bis zu zwei Nachfass-E-Mails in aufeinanderfolgenden Stufen versendet werden. Das sorgt für eine konsequente Angebotsverfolgung, reduziert den manuellen Aufwand und verhindert, dass potenzielle Aufträge in Vergessenheit geraten.

Die Inhalte der Nachfass-E-Mails lassen sich für jede Stufe individuell konfigurieren. Dadurch können Unternehmen ihre Kundenkommunikation gezielt gestalten und eine einheitliche, professionelle Ansprache sicherstellen.

Kunden können anhand individuell definierter Kriterien automatisch priorisiert werden. So erkennen Vertriebsmitarbeiter auf einen Blick, welche Kunden besondere Aufmerksamkeit benötigen, und können ihre Vertriebsaktivitäten gezielt und effizient steuern.

Für die regelmäßige Kundenbetreuung können individuelle Zeitintervalle festgelegt werden. So lassen sich Kundenkontakte systematisch planen, Beziehungen langfristig pflegen und die Kundenbindung gezielt stärken.

Geplante und tatsächlich durchgeführte Kontaktaktivitäten können gegenübergestellt und ausgewertet werden. So erkennen Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte, ob vereinbarte Betreuungsziele erreicht werden und wo Handlungsbedarf besteht.

Adressaten können anhand vorhandener Informationen, individueller Kategorien und aktueller Datenwerte gezielt ausgewählt werden. So lassen sich passgenaue Empfängerlisten für Mailings und Vertriebsaktionen erstellen, wodurch Streuverluste reduziert und Kunden gezielter angesprochen werden.

Automatisch zusammengestellte Adresslisten können bei Bedarf manuell überprüft und angepasst werden. So behalten Vertriebs- und Marketingmitarbeiter die volle Kontrolle über die Empfängerauswahl und können individuelle Anforderungen berücksichtigen.

Versendete Korrespondenzen werden automatisch dokumentiert. So bleibt die Kundenkommunikation jederzeit nachvollziehbar und Vertriebs- und Marketingmitarbeiter behalten den Überblick über bereits durchgeführte Mailingaktionen.

Beliebig viele Kategorien, Oberbegriffe und Kategoriebezeichnungen lassen sich individuell definieren. So kann die Klassifizierung flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden und schafft eine einheitliche Grundlage für die Kundenbetreuung und Vertriebssteuerung.

Kategorien können um individuelle Freitexte ergänzt werden. So lassen sich zusätzliche Informationen, Besonderheiten oder wichtige Hinweise direkt dokumentieren und für die weitere Kundenbetreuung nutzen.

Jeweils vier individuell definierbare Zahlen-, Ankreuz-, Datums- und Zeitfelder bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Klassifizierung. So lassen sich auch spezifische Merkmale und Anforderungen flexibel abbilden und für eine differenzierte Kundenanalyse nutzen.

Ein leistungsfähiges, vollständig integriertes Textprogramm bietet umfangreiche Formatierungs- und Layoutmöglichkeiten. Dadurch können professionelle Briefe und Geschäftsdokumente direkt in TOPIX erstellt werden, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Die integrierte Rechtschreibprüfung unterstützt die Erstellung fehlerfreier Geschäftstexte. Das erleichtert die tägliche Korrespondenz und sorgt für eine professionelle und einheitliche Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.

Beliebig viele Musterbriefe und Vertragsvorlagen können zentral hinterlegt und bei Bedarf abgerufen werden. Das spart Zeit bei der Dokumentenerstellung und gewährleistet einheitliche Inhalte und Gestaltungsstandards.

Vorlagen für Briefe, Faxe, Protokolle und weitere Geschäftsdokumente können flexibel gestaltet und an individuelle Anforderungen angepasst werden. Das ermöglicht eine professionelle, einheitliche Geschäftskommunikation und reduziert den Aufwand bei der wiederkehrenden Dokumentenerstellung.

Grafiken und Bilder können direkt in Formularvorlagen und Textdokumente eingebunden werden, beispielsweise aus dem integrierten Bildkatalog. So lassen sich Geschäftsdokumente individuell gestalten und an das Corporate Design des Unternehmens anpassen.

E-Mails können direkt in TOPIX oder im Zusammenspiel mit anderen E-Mail-Clients bearbeitet, beantwortet und weitergeleitet werden. Das ermöglicht eine flexible E-Mail-Kommunikation und vereinfacht die Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe.

Verschiedene E-Mail-Signaturen können hinterlegt und mit Prioritäten versehen werden. Dadurch lässt sich die passende Signatur gezielt verwenden und eine einheitliche, professionelle Geschäftskommunikation sicherstellen.

Für die Archivierung eingehender E-Mails stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. So können Unternehmen die Ablage an ihre individuellen Prozesse anpassen und sorgen für eine strukturierte, nachvollziehbare und schnell zugängliche E-Mail-Korrespondenz.

Etikettenbögen lassen sich in Formaten von DIN A6 bis DIN A3 sowohl im Hoch- als auch im Querformat mit frei wählbarer Etikettenaufteilung gestalten. So können unterschiedliche Etikettengrößen und Druckanforderungen flexibel umgesetzt werden.

Logos, Firmierungstexte und andere häufig verwendete Bildelemente können in unterschiedlichen Dateiformaten zentral verwaltet werden. So stehen wichtige Grafiken jederzeit für verschiedene Geschäftsdokumente zur Verfügung und lassen sich einheitlich und effizient nutzen.

Alle Änderungen an Hauptanschriften und Konditionen im Firmenstamm werden einschließlich Neuanlagen und Löschungen lückenlos protokolliert. Eine übersichtliche Standardauswertung zeigt, welche Daten von welchem Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt angelegt, geändert oder gelöscht wurden. Dabei werden sowohl die betroffenen Felder als auch die alten und neuen Werte dokumentiert. Die Auswertung kann nach Excel exportiert werden. So bleiben Änderungen an wichtigen Kunden- und Lieferantendaten jederzeit transparent und nachvollziehbar.

Manuelle Preisänderungen in Rechnungen werden systematisch erfasst und können über eine detaillierte Standardauswertung nachvollzogen werden. Diese zeigt unter anderem Rechnungsdatum und -nummer, den verantwortlichen Mitarbeiter, Artikel und Artikelgruppe sowie Standard-, Kunden- und Sonderverkaufspreise inklusive Summenbildung. Die Auswertung kann nach Excel exportiert werden und erleichtert die Kontrolle von Preisabweichungen. Zusätzlich lassen sich Änderungen an Zahlungskonditionen, Preisen, Rabatten und Zuschlägen in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen durch benutzerspezifische Feldsperren gezielt verhindern. Das erhöht die Preistransparenz, schützt vor unerwünschten Anpassungen und unterstützt eine verlässliche kaufmännische Kontrolle.

Die Vorgangshistorie steht für Firmen, Personen und Projekte zur Verfügung und zeigt alle zugehörigen Vorgänge in einer kompakten Übersicht. Einzelne Einträge können per Doppelklick direkt geöffnet und bearbeitet werden. Nach dem Speichern oder Abbrechen gelangen Nutzer automatisch zur ursprünglichen Ansicht zurück. Das ermöglicht eine schnelle Navigation zwischen zusammengehörigen Informationen und sorgt für effiziente Arbeitsabläufe ohne aufwendige Bereichswechsel.

Die Darstellung der Vorgangshistorie lässt sich individuell an die Arbeitsweise jedes Benutzers anpassen. Für jeden Bereich kann festgelegt werden, wie viele Gliederungsebenen beim Öffnen der jeweiligen Hauptmaske automatisch aufgeklappt werden. Alle Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert. Dadurch stehen bevorzugte Ansichten jederzeit direkt zur Verfügung und erleichtern die tägliche Arbeit mit umfangreichen Vorgangsdaten.

Waren, Materialien und Leistungen werden gemeinsam in einer zentralen Datei verwaltet. Das sorgt für eine einheitliche Datenbasis, erleichtert die Pflege von Stammdaten und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Artikel- und Leistungsinformationen.

Artikel- und Leistungsbeschreibungen können mit unterschiedlichen Schriftstilen gestaltet und wichtige Inhalte gezielt hervorgehoben werden. Das verbessert die Lesbarkeit und ermöglicht eine übersichtliche, professionelle Darstellung in Angeboten, Rechnungen und weiteren Geschäftsdokumenten.

Zu jedem Artikel und jeder Leistung können beliebig viele Bilder hinterlegt werden. Das erleichtert die visuelle Identifikation, verbessert die Übersicht und unterstützt eine anschauliche Darstellung von Produkten und Leistungen.

Erlös- und Kostenkonten sowie Kostenstellen und Kostenträger können direkt bei Artikeln und Leistungen hinterlegt werden. Das erleichtert die korrekte buchhalterische Zuordnung, reduziert manuelle Arbeitsschritte und schafft eine verlässliche Grundlage für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung.

Beliebig viele Preisklassen, Rabattstaffeln und Mengenstaffeln können individuell definiert werden. Dabei lassen sich prozentuale Rabatte voreinstellen und Mengenstaffeln mit frei wählbaren, auch unregelmäßigen Abstufungen für einzelne Artikel und Leistungen festlegen. Das ermöglicht eine differenzierte Preisgestaltung, die sich flexibel an unterschiedliche Produkte, Abnahmemengen und Geschäftsmodelle anpasst.

Preise können mit bis zu vier Nachkommastellen, als Tausenderpreise oder mithilfe frei definierbarer Faktoren berechnet werden, beispielsweise für Leihgebühren oder Quadratmeterpreise. Die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis lässt sich wahlweise als Marge oder Aufschlag darstellen. Bei Änderungen des Einkaufspreises kann gezielt festgelegt werden, ob der Verkaufspreis oder die Marge beziehungsweise der Aufschlag angepasst werden soll. Das ermöglicht eine präzise Kalkulation und unterstützt die gezielte Steuerung der Rentabilität.

Zeitlich begrenzte Aktionspreise können mit eigenen Bezeichnungen und Beschreibungen hinterlegt werden. So lassen sich Sonderaktionen und zeitlich befristete Preisangebote flexibel gestalten und gezielt für unterschiedliche Vertriebsmaßnahmen einsetzen.

Artikel- und Leistungspreise können in Fremdwährungen entweder als feste Beträge hinterlegt oder dynamisch anhand des Tageskurses umgerechnet werden. Einkaufs- und Verkaufswährungen können dabei voneinander abweichen. Das schafft Flexibilität im internationalen Handel und erleichtert die Kalkulation und Preisgestaltung bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen.

Leistungen können als Eigen-, Fremd- oder interne Leistungen definiert und wahlweise nach Zeit oder Menge abgerechnet werden. Individuelle Voreinstellungen für die Verrechnung, Jobgenerierung und KSV-Klasse erleichtern die weitere Verarbeitung. Über Bündelfunktionen lassen sich beispielsweise Tagessätze automatisiert abbilden. Standardisierte Zeitbedarfsvorgaben für Routineaufgaben unterstützen zudem eine automatische Mengen- und Zeitberechnung. Das vereinfacht die Leistungserfassung, reduziert manuelle Arbeitsschritte und ermöglicht eine flexible, einheitliche Abrechnung.

TOPIX unterstützt sämtliche Belegarten entlang des Verkaufsprozesses – vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung. Auch Gutschriften, Stornos und Proforma-Rechnungen lassen sich erstellen und verwalten. Bei Lieferscheinen kann der Lagerabgang automatisch erfolgen. So werden alle Schritte der Auftragsabwicklung zentral und durchgängig abgebildet.

Mehrere Lieferscheine, Angebote oder Aufträge können zu einer gemeinsamen Rechnung zusammengefasst werden. Auf Wunsch lassen sich die enthaltenen Positionen zusätzlich verdichten. Das vereinfacht die Abrechnung zusammengehöriger Vorgänge, reduziert die Anzahl einzelner Rechnungen und schafft mehr Übersicht für Kunden und Buchhaltung.

Innerhalb eines Vorgangs können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für einzelne Positionen berücksichtigt werden. Zudem ist die Erfassung von Belegen wahlweise mit Brutto- oder Nettopreisen möglich. Das ermöglicht eine flexible und präzise Abwicklung unterschiedlicher Abrechnungsanforderungen.

Individuelle Kundenkonditionen lassen sich über kundenspezifische Sonderpreise abbilden und bei Bedarf mit weiteren Preisvorgaben kombinieren. Zusätzlich können zeitlich begrenzte Aktionspreise berücksichtigt werden. So lassen sich persönliche Preisvereinbarungen und Verkaufsaktionen flexibel in die automatische Preisfindung integrieren.

Für jede Belegposition steht eine Kalkulationshilfe mit frei definierbaren Rechenformeln und ergänzenden Kommentaren zur Verfügung. Zusätzlich können freie Positionen unabhängig vom Artikel- und Leistungsverzeichnis erfasst werden. Das schafft Flexibilität bei individuellen Angeboten und ermöglicht die präzise Berechnung besonderer Leistungen oder einmaliger Positionen.

Detaillierte Statusinformationen für Angebote, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen sorgen für einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsvorgänge. Der Liefer- und Abrechnungsstatus lässt sich dabei bis auf einzelne Positionen nachvollziehen. Zusätzlich ermöglichen statusabhängige Summen in den Angebots-, Auftrags- und Rechnungslisten eine schnelle Einschätzung offener, laufender und abgeschlossener Vorgänge.

TOPIX unterstützt das Vier-Augen-Prinzip bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Dadurch können Geschäftsvorgänge vor der weiteren Bearbeitung zusätzlich geprüft werden. Das erhöht die Prozesssicherheit und unterstützt die Einhaltung interner Freigabe- und Kontrollvorgaben.

Angebote, Aufträge und weitere Geschäftsvorgänge können Projekten zugeordnet werden. Die Projektzuordnung dient als zusätzliches Gliederungsmerkmal und erleichtert die strukturierte Verwaltung und Auswertung zusammengehöriger Vorgänge.

TOPIX stellt einen Mustersatz an Druckformularen bereit, der mit dem integrierten Formulareditor individuell angepasst werden kann. Layouts, Inhalte und Gestaltung lassen sich entsprechend dem Corporate Design des Unternehmens anpassen. Für jede Vorgangsart können beliebig viele Formularvarianten im Hoch- oder Querformat bis DIN A3 erstellt werden. Das ermöglicht eine einheitliche, professionelle Darstellung sämtlicher Geschäftsdokumente.

Detaillierte Artikelumsatzlisten ermöglichen die Auswertung von Umsatz, Rohertrag (absolut und prozentual) sowie verkauften Stückzahlen für jeden Artikel. Zwei frei wählbare Zeiträume lassen sich direkt miteinander vergleichen, um Entwicklungen und Veränderungen schnell zu erkennen. Verschiedene Verdichtungsoptionen, beispielsweise nach Artikel, Artikelgruppe oder Projekt, sorgen für flexible Auswertungsmöglichkeiten und unterstützen fundierte Entscheidungen im Sortiment und Vertrieb.

TOPIX ermöglicht die automatische Übergabe aller relevanten Buchungsparameter an die Finanzbuchhaltung und den Zahlungsverkehr. Auch Rabatte können dabei voreingestellten Konten zugeordnet werden. Zahlungseingänge lassen sich direkt verwalten, während ein alternatives Mahnverfahren aus der Fakturierung die Durchführung des Mahnwesens auch ohne integrierte Finanzbuchhaltung ermöglicht. Für eine effiziente Versandabwicklung steht zudem die Multicarrier-Versandlösung ShipXpert zur Verfügung, die zahlreiche Versanddienstleister wie DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Amazon, Österreichische Post, Swiss Post und verschiedene Expressdienste unterstützt. So greifen Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Versand nahtlos ineinander.