Die flexible Software zur Auftragsabwicklung
Hier erfahren Sie mehr zur TOPIX Auftragsabwicklung und welche Vorteile Sie hat: In TOPIX hinterlegte Dokumente können Sie ausdrucken oder per E-Mail versenden. In letzterem Fall auch mit automatisierter Erzeugung eines E-Mail-Anschreibens, das bereits die PDF-Datei als Anhang enthält. Dabei sorgt TOPIX dafür, dass alles sauber und einfach und übersichtlich gestaltet vom Tisch geht. In der Layoutansicht eines Vorgangs können Sie sofort das Endergebnis überprüfen und mit allen Funktionen der Software zur Textverarbeitung optimieren.
Mit TOPIX bilden Sie unterschiedliche Einkaufspreise, Zielpreise, frei erstellte Positionen und weitere kaufmännische Varianten spielend ab. Automatische Vorschläge können Sie individuell anpassen oder ergänzen. Für individuelle Kalkulationen bietet jede Positionszeile Rabatte und ein Feld zur Eingabe freier Formeln - fast wie ein "Mini-Rechenblatt". Diese Hilfen funktionieren schnell und sichern zudem die Nachvollziehbarkeit. Erläuterungen zu den Positionen, Überschriften und Zwischensummen werden an gleicher Stelle gesetzt.
Automatisieren
Nahezu alle Informationen aus dem Artikel- und Leistungsverzeichnis werden über diverse Schnellfunktionen direkt in Kundenanfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen übernommen. Für das Auslandsgeschäft können Formulare und Artikelbeschreibungen in mehreren Sprachen ausgegeben werden. Durch die Automatismen für die Preisfindung sind Sie in der Lage, auch umfangreiche Vorgänge mit wenigen Klicks abzuwickeln.
Cleverer Workflow
Die Erzeugung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen direkt aus dem Angebot heraus sowie eine Reihe weitere Features, sorgen für einen effizienten Arbeitsfluss. Die Statusverwaltung zeigt den aktuellen Stand in Echtzeit auf Vorgangs- und Positionsebene an. Selbstverständlich sind diese Informationen an allen relevanten Stellen sichtbar.
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Seit dem Einsatz von TOPIX sparen wir viel Zeit beim Suchen von Artikeln sowie Seriennummern, was die Erstellung von Auftragsbelegen enorm beschleunigt. Besonders positiv ist die einfache Benutzung: neue Kollegen arbeiten sich sehr schnell in die Software ein.
Karsten H.
Gründer kommunity GmbH & Co. KG
Vorteile einer digitalen Auftragsverwaltung für Unternehmen aus dem Mittelstand
Mit TOPIX können Sie Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen direkt aus dem System heraus erstellen und versenden. Die Software ermöglicht den automatisierten Versand per E-Mail, wobei PDF-Dateien als Anhang automatisch generiert werden. Dies spart Zeit und gewährleistet ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Kommunikation.
TOPIX bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Einkaufspreise, Zielpreise und frei definierbare Positionen abzubilden. Automatische Preisvorschläge können individuell angepasst oder ergänzt werden. Für spezifische Kalkulationen stehen in jeder Positionszeile Rabatte und ein Feld zur Eingabe freier Formeln zur Verfügung, was die Nachvollziehbarkeit und Flexibilität erhöht.
TOPIX übernimmt alle gewünschten Informationen aus dem Artikelstamm direkt in Kundenanfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Für internationale Geschäfte können Formulare und Artikelbeschreibungen in mehreren Sprachen ausgegeben werden. Diese Automatisierungen ermöglichen es, auch umfangreiche Prozesse digital und zügig zu managen.
TOPIX ermöglicht die direkte Erstellung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen schreiben aus bestehenden Angeboten heraus. Eine integrierte Statusverwaltung zeigt den aktuellen Bestand auf Vorgangs- und Positionsebene an und stellt sicher, dass diese Informationen an allen relevanten Stellen verfügbar sind. Dies führt zu einem effizienten Arbeitsfluss und verbessert die Transparenz im Unternehmen.
TOPIX ist eine modulare Auftragssoftware, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wächst. Die klare Struktur und Übersichtlichkeit verhindern doppelte Dateneingaben und ermöglichen die reibungslose Nutzung von Schnittstellen für den Datenaustausch. Diese Flexibilität macht TOPIX besonders geeignet für mittelständische Unternehmen, die eine skalierbare und anpassbare Lösung suchen.
Mit dem TOPIX Auftragsmanagement können Sie alle Projektabläufe souverän kontrollieren. Über die Auswertungsseite erhalten Sie jederzeit einen Überblick zu den aktuellen Prozessschritten und der kaufmännischen Entwicklung des Projekts. Sowohl die Standardauswertungen als auch der TOPIX Analytik-Report greifen dabei direkt auf Projektdaten zurück. Sie brauchen also weder Kenntnisse der Buchhaltung noch Zugriff auf diese Funktionen. Einmal eingerichtet, erhalten alle Beteiligten Ihre Informationen auf Knopfdruck.
Features der Software zur Auftragsabwicklung
Durchgängige Auftragsabwicklung
TOPIX unterstützt sämtliche Belegarten entlang des Verkaufsprozesses – vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung. Auch Gutschriften, Stornos und Proforma-Rechnungen lassen sich erstellen und verwalten. Bei Lieferscheinen kann der Lagerabgang automatisch erfolgen. So werden alle Schritte der Auftragsabwicklung zentral und durchgängig abgebildet.
Automatisierte Belegübernahme und Stapelverarbeitung
Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich per Ein-Klick-Workflow direkt ineinander überführen – beispielsweise vom Angebot zur Auftragsbestätigung oder vom Lieferschein zur Rechnung, auch in umgekehrter Richtung. Positionen und Konditionen bleiben dabei frei bearbeitbar, während Betreff-, Anfangs- und Schlusstexte auf Wunsch übernommen werden. Für größere Belegmengen steht zusätzlich eine Stapelverarbeitung zur Verfügung, etwa zur gleichzeitigen Umwandlung mehrerer Aufträge in Lieferscheine. Das spart Zeit und reduziert die wiederholte Datenerfassung.
Flexible Sammelrechnungen
Mehrere Lieferscheine, Angebote oder Aufträge können zu einer gemeinsamen Rechnung zusammengefasst werden. Auf Wunsch lassen sich die enthaltenen Positionen zusätzlich verdichten. Das vereinfacht die Abrechnung zusammengehöriger Vorgänge, reduziert die Anzahl einzelner Rechnungen und schafft mehr Übersicht für Kunden und Buchhaltung.
Mehrsprachige und internationale Auftragsabwicklung
Die Auftragsabwicklung unterstützt mehrere Sprachen sowie Euro und Fremdwährungen. Damit lassen sich auch internationale Geschäftsbeziehungen flexibel abbilden und Verkaufsprozesse über Länder- und Währungsgrenzen hinweg einheitlich verwalten.
Flexible Steuer- und Preiserfassung
Innerhalb eines Vorgangs können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für einzelne Positionen berücksichtigt werden. Zudem ist die Erfassung von Belegen wahlweise mit Brutto- oder Nettopreisen möglich. Das ermöglicht eine flexible und präzise Abwicklung unterschiedlicher Abrechnungsanforderungen.
Automatische Preisermittlung
TOPIX ermittelt Preise automatisch anhand individuell hinterlegter Preisklassen beim Kunden und/oder Artikel. Dabei können auch die zum jeweiligen Artikel und zur Preisklasse gehörenden Mengenrabatte berücksichtigt werden. Das sorgt für eine einheitliche Preisgestaltung und reduziert den manuellen Aufwand bei der Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
Kundenspezifische Sonder- und Aktionspreise
Individuelle Kundenkonditionen lassen sich über kundenspezifische Sonderpreise abbilden und bei Bedarf mit weiteren Preisvorgaben kombinieren. Zusätzlich können zeitlich begrenzte Aktionspreise berücksichtigt werden. So lassen sich persönliche Preisvereinbarungen und Verkaufsaktionen flexibel in die automatische Preisfindung integrieren.
Flexible Rabatt- und Zuschlagsberechnung
TOPIX unterstützt unterschiedliche Rabattmodelle auf Positions- und Belegebene. Neben kundenspezifischen Zeilen- und Gesamtrabatten stehen zwei Zeilenrabatte sowie zwei prozentuale Globalrabatte zur Verfügung. Der erste Zeilenrabatt wird prozentual berechnet, während der zweite alternativ als Zuschlag sowie prozentual, pauschal oder mengenabhängig eingesetzt werden kann. Für den ersten Zeilenrabatt und den zweiten Globalrabatt lassen sich zudem vordefinierte Rabattaktionen mit hinterlegten Prozentsätzen auswählen. Das ermöglicht eine differenzierte und flexible Gestaltung individueller Preis- und Rabattkonditionen.
Individuelle Positionskalkulation
Für jede Belegposition steht eine Kalkulationshilfe mit frei definierbaren Rechenformeln und ergänzenden Kommentaren zur Verfügung. Zusätzlich können freie Positionen unabhängig vom Artikel- und Leistungsverzeichnis erfasst werden. Das schafft Flexibilität bei individuellen Angeboten und ermöglicht die präzise Berechnung besonderer Leistungen oder einmaliger Positionen.
Flexible Preis- und Positionsanpassung
Automatisch ermittelte Preise, Artikelbezeichnungen und Beschreibungen können bei Bedarf direkt im jeweiligen Beleg angepasst werden. Darüber hinaus lässt sich für jede Position festlegen, ob sie rabatt- oder skontierfähig ist. So bleiben individuelle Vereinbarungen und besondere Abrechnungsanforderungen auch bei automatisierter Preisfindung flexibel umsetzbar.
Transparente Vorgangs- und Statusübersicht
Detaillierte Statusinformationen für Angebote, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen sorgen für einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsvorgänge. Der Liefer- und Abrechnungsstatus lässt sich dabei bis auf einzelne Positionen nachvollziehen. Zusätzlich ermöglichen statusabhängige Summen in den Angebots-, Auftrags- und Rechnungslisten eine schnelle Einschätzung offener, laufender und abgeschlossener Vorgänge.
Flexible Angebotsarten und Umsatzprognosen
Angebote können als konkrete, geschätzte oder informelle Angebote erfasst werden. Für eine fundierte Vertriebsplanung lassen sich außerdem Abschlusswahrscheinlichkeiten, erwartete einmalige und laufende Umsätze sowie voraussichtliche Entscheidungs- und gewünschte Liefertermine hinterlegen. Das schafft Transparenz über potenzielle Aufträge und unterstützt eine realistische Umsatz- und Ressourcenplanung.
Kontrollierte Belegfreigabe
TOPIX unterstützt das Vier-Augen-Prinzip bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Dadurch können Geschäftsvorgänge vor der weiteren Bearbeitung zusätzlich geprüft werden. Das erhöht die Prozesssicherheit und unterstützt die Einhaltung interner Freigabe- und Kontrollvorgaben.
Bestandsprüfung bei Auftragserfassung
Bereits während der Auftragserfassung kann optional eine Prüfung des verfügbaren Lagerbestands erfolgen. So lassen sich mögliche Lieferengpässe frühzeitig erkennen und bei der weiteren Auftragsplanung berücksichtigen. Das verbessert die Planungssicherheit und unterstützt eine zuverlässige Lieferabwicklung.
Projektbezogene Vorgangsverwaltung
Angebote, Aufträge und weitere Geschäftsvorgänge können Projekten zugeordnet werden. Die Projektzuordnung dient als zusätzliches Gliederungsmerkmal und erleichtert die strukturierte Verwaltung und Auswertung zusammengehöriger Vorgänge.
Transparente Zahlungsverwaltung
Der Zahlungsstatus einer Rechnung kann bei Bedarf auch manuell gepflegt werden. Für Barzahlungen steht zudem eine integrierte Barzahlerfunktion zur Verfügung, die anhand des erhaltenen Betrags („Gegeben“) das Rückgeld („Zurück“) ausweist. Das erleichtert die Zahlungsabwicklung und sorgt für einen besseren Überblick über den Zahlungsstand einzelner Rechnungen.
Individuelle Formulargestaltung
TOPIX stellt einen Mustersatz an Druckformularen bereit, der mit dem integrierten Formulareditor individuell angepasst werden kann. Layouts, Inhalte und Gestaltung lassen sich entsprechend dem Corporate Design des Unternehmens anpassen. Für jede Vorgangsart können beliebig viele Formularvarianten im Hoch- oder Querformat bis DIN A3 erstellt werden. Das ermöglicht eine einheitliche, professionelle Darstellung sämtlicher Geschäftsdokumente.
Automatisierte Dokumentenausgabe
Die benötigten Ausdrucke können automatisch erzeugt werden. Das reduziert den manuellen Aufwand bei der Belegerstellung und unterstützt eine schnelle, einheitliche Ausgabe von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen.
Artikelumsatzlisten
Detaillierte Artikelumsatzlisten ermöglichen die Auswertung von Umsatz, Rohertrag (absolut und prozentual) sowie verkauften Stückzahlen für jeden Artikel. Zwei frei wählbare Zeiträume lassen sich direkt miteinander vergleichen, um Entwicklungen und Veränderungen schnell zu erkennen. Verschiedene Verdichtungsoptionen, beispielsweise nach Artikel, Artikelgruppe oder Projekt, sorgen für flexible Auswertungsmöglichkeiten und unterstützen fundierte Entscheidungen im Sortiment und Vertrieb.
Kundenumsatzlisten
Kundenumsatzlisten bieten einen detaillierten Überblick über die umsatz- oder ertragsstärksten Kunden. Hitlisten können nach Umsatz oder Rohertrag sortiert und auf eine frei wählbare Anzahl der besten Kunden begrenzt werden, beispielsweise für anschließende gezielte Mailingaktionen. Zusätzlich lassen sich zwei beliebige Zeiträume vergleichen und bei Bedarf Artikeldetails einblenden. Das erleichtert die Bewertung von Kundenbeziehungen und unterstützt gezielte Vertriebs- und Marketingmaßnahmen.
Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung, Mahnwesen und Logistik
TOPIX ermöglicht die automatische Übergabe aller relevanten Buchungsparameter an die Finanzbuchhaltung und den Zahlungsverkehr. Auch Rabatte können dabei voreingestellten Konten zugeordnet werden. Zahlungseingänge lassen sich direkt verwalten, während ein alternatives Mahnverfahren aus der Fakturierung die Durchführung des Mahnwesens auch ohne integrierte Finanzbuchhaltung ermöglicht. Für eine effiziente Versandabwicklung steht zudem die Multicarrier-Versandlösung ShipXpert zur Verfügung, die zahlreiche Versanddienstleister wie DHL, DPD, GLS, UPS, Hermes, Amazon, Österreichische Post, Swiss Post und verschiedene Expressdienste unterstützt. So greifen Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Versand nahtlos ineinander.
Flexible Provisionsabrechnung
TOPIX ermöglicht eine differenzierte Provisionsabrechnung mit individuell festlegbaren Provisionssätzen je Vertreter und Kunde, je Vertreter und Artikel beziehungsweise Leistung oder kombiniert je Vertreter, Kunde und Artikel. Voreingestellte Provisionssätze können bei Bedarf für einzelne Rechnungspositionen manuell angepasst werden. Die Berechnung erfolgt wahlweise auf Basis des Rohertrags oder Nettowerts und kann auf bereits bezahlte Rechnungen beschränkt werden. Optional lassen sich Provisionen bei Gutschriften oder Stornos entsprechend reduzieren. Das unterstützt eine transparente, flexible und nachvollziehbare Vergütung unterschiedlicher Vertriebsmodelle.
Häufig gestellte Fragen zu unserer Auftragsabwicklung Software
Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die Interessenten zu unserer Software für die Auftragsabwicklung haben. Diese Antworten sollen Ihnen helfen, die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten unserer Lösung besser zu verstehen. Möchten Sie ein noch besseres Verständnis für die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von TOPIX bekommen? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Was ist eine Software zur Auftragsabwicklung und wie kann sie Unternehmen helfen?
Eine Software zur Auftragsabwicklung ist eine intelligente Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Auftragsdaten effizient und zentral zu verwalten. Sie ermöglicht eine einfach und schnelle Bearbeitung von Kundenaufträgen, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung. Diese Software optimiert Workflows, hilft Engpässe zu vermeiden und erhöht die Transparenz in der gesamten Prozesskette.
Welche Vorteile bietet eine Auftragsbearbeitungssoftware?
Eine Software für Auftragsabwicklung bietet zahlreiche Vorteile: Sie ermöglicht eine detaillierte Erfassung von Arbeitsschritten, vereinfacht die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, und sorgt für eine übersichtliche Auftragsverwaltung von Kundenaufträgen. Zudem können Zahlungsbedingungen und Lieferdaten einfach verwalten werden, was die Abwicklung komplexer Projekte erleichtert. Ihr Steuerberater wird die saubere Dokumentation zu schätzen wissen.
Wie kann eine effiziente Auftragsabwicklung Software die Kundenzufriedenheit steigern?
Eine effiziente Auftragsabwicklung Software trägt wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei, indem sie eine schnelle und präzise Bearbeitung von Auftragsdaten ermöglicht. Kunden erwarten heutzutage eine zügige Abwicklung ihrer Bestellungen. Mit wenigen Klicks können Auftragsbestätigungen verschickt, Liefertermine kommuniziert und Rechnungen erstellt werden, was zu einer verbesserten Kundenkommunikation und -zufriedenheit führt.
Welche Funktionen sollte eine gute Software für Auftragsverwaltung bieten?
Eine gute Auftragsverwaltung Software sollte folgende Funktionen bieten:
- einfache Angebotserstellung
- automatisierte Auftragsbestätigung
- flexible Rechnungsstellung
- Verwaltung von Zahlungsbedingungen
- Überwachung von Lieferterminen
- Integration mit Buchhaltungssystemen
- Erstellung von Berichten und Analysen
- die Möglichkeit, Kundendaten zentral in der Cloud zu speichern und von überall darauf zuzugreifen
Wie unterstützt Auftragsabwicklung Software Kleinunternehmer bei ihrer täglichen Arbeit?
Auftragsabwicklung Software unterstützt Kleinunternehmer, indem sie zeitraubende administrative Aufgaben automatisiert. Sie bietet Vorlagen zur Verfügung für verschiedene Auftragsarten, ermöglicht eine einfache und übersichtliche Verwaltung von Kundenaufträgen und erleichtert die Abrechnung. Dadurch können Kleinunternehmer sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und ihre Produktivität steigern.
Wie kann eine intelligente Auftragsbearbeitungssoftware zur Vermeidung von Engpässe zu vermeiden beitragen?
Eine intelligente Auftragssoftware hilft, Engpässe zu vermeiden, indem sie einen klaren Überblick über alle laufenden Auftragspositionenen, verfügbare Ressourcen und Liefertermine bietet. Sie kann automatisch Warnungen bei drohenden Verzögerungen ausgeben und Vorschläge zur Optimierung der Auftragsabwicklung machen. Durch die zentrale Verwaltung aller Daten können Unternehmen proaktiv auf potenzielle Probleme reagieren und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.
Welche Rolle spielt Cloud-Technologie in modernen Auftragsabwicklungssystemen?
Cloud-Technologie spielt eine zentrale Rolle in modernen Auftragsabwicklungssystemen. Sie ermöglicht den Zugriff auf Auftragsdaten von überall und zu jeder Zeit, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit externen Partnern wie Lieferanten, und gewährleistet eine automatische Datensicherung. Cloud-basierte Lösungen sind zudem leicht skalierbar und können flexibel an wachsende Unternehmensanforderungen angepasst werden, besonders für Grosshändler ist dies von Vorteil.
Wie kann eine Software für die Auftragsabwicklung in bestehende Systeme integriert werden?
Unsere Software lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme und CRM-Lösungen integrieren. Durch standardisierte Schnittstellen können Daten wie Kundendaten, Artikelinformationen oder offenen Posten problemlos ausgetauscht werden. Installation und Wartung sind dank der modernen Architektur unkompliziert, und es stehen verschiedene Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung, um die Software optimal in Ihre IT-Landschaft einzubinden, sei es für die Verwaltung von Stundenzetteln oder die Überwachung von Seriennummern.
Der große ERP/CRM Leitfaden
Vor der Anschaffung eines neuen ERP- oder CRM-Systems gibt es dutzende Dinge zu beachten. Mit diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine kompakte Übersicht der wichtigsten Fragen und Antworten, die uns als Software-Anbieter immer wieder gestellt werden. Themen:
- Aufwand und Nutzen
- Investitionssicherheit
- Individualisierung und Beratung
- Vorbereitung und Anbieterauswahl
Unsere Auftragssoftware ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Mit dem integrierten Rechnungsprogramm können Sie jederzeit professionelle Dokumente erstellen und versenden. Die digitale Auftragsbearbeitung sorgt dafür, dass Ihre Bestellungen effizient bearbeitet werden und Ihr Rechnungswesen stets auf dem aktuellen Stand ist. Kostenlos testen Sie unsere Lösung und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen einer modernen Software für Auftragsabwicklung. Die Software Auftragsabwicklung von TOPIX unterstützt Sie dabei, Ihren gesamten Auftragsverwaltungsprozess zu optimieren - von der ersten Kundenanfrage bis zur Rechnung.