Software zur Vertriebssteuerung

Bei der Erfassung neuer Kunden können Verkaufschancen automatisch mit unternehmensspezifisch vordefinierten Werten angelegt werden. Pflichtinformationen werden bereits bei der Adressanlage abgefragt und direkt im Kundenstamm gespeichert. Das sorgt von Beginn an für eine einheitliche Datenbasis, reduziert manuelle Eingaben und erleichtert die systematische Bearbeitung neuer Vertriebschancen.

Alle kaufmännischen Dokumente, Ansprechpartner und Korrespondenzen werden übersichtlich innerhalb der jeweiligen Verkaufschance dargestellt. So sind sämtliche Informationen und Aktivitäten zentral verfügbar, wodurch Vertriebsmitarbeiter jederzeit den Überblick behalten und Kunden gezielter betreuen können.

Bei Auftragserteilung wird die Verkaufschance automatisch in ein Leistungsprojekt umgewandelt. Dabei wird die gesamte Verkaufshistorie übernommen, sodass alle bisherigen Informationen und Vereinbarungen erhalten bleiben. Das gewährleistet einen nahtlosen Übergang vom Vertrieb zur Projektabwicklung und vermeidet doppelte Datenerfassung.

Individuell definierte Umsatzvorgaben werden in einem übersichtlichen Umsatztacho visualisiert. So erkennen Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte auf einen Blick, wie sich die Umsätze im Verhältnis zu den gesetzten Zielen entwickeln und wo Handlungsbedarf besteht.

Umsätze können detailliert geplant und ausgewertet werden. Dadurch erhalten Unternehmen einen transparenten Überblick über ihre Umsatzentwicklung, können Abweichungen frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungen zur Vertriebssteuerung treffen.

Jahresumsatzziele können auf einzelne Monate heruntergebrochen werden. So erhalten Vertriebsmitarbeiter eine detaillierte Orientierung über ihre monatlichen Zielvorgaben, während Führungskräfte die Zielerreichung kontinuierlich verfolgen und Vertriebsaktivitäten gezielt steuern können.

Nach dem Versand eines Angebots können automatisch bis zu zwei Nachfass-E-Mails in aufeinanderfolgenden Stufen versendet werden. Das sorgt für eine konsequente Angebotsverfolgung, reduziert den manuellen Aufwand und verhindert, dass potenzielle Aufträge in Vergessenheit geraten.

Die Inhalte der Nachfass-E-Mails lassen sich für jede Stufe individuell konfigurieren. Dadurch können Unternehmen ihre Kundenkommunikation gezielt gestalten und eine einheitliche, professionelle Ansprache sicherstellen.

Kunden können anhand individuell definierter Kriterien automatisch priorisiert werden. So erkennen Vertriebsmitarbeiter auf einen Blick, welche Kunden besondere Aufmerksamkeit benötigen, und können ihre Vertriebsaktivitäten gezielt und effizient steuern.

Für die regelmäßige Kundenbetreuung können individuelle Zeitintervalle festgelegt werden. So lassen sich Kundenkontakte systematisch planen, Beziehungen langfristig pflegen und die Kundenbindung gezielt stärken.

Geplante und tatsächlich durchgeführte Kontaktaktivitäten können gegenübergestellt und ausgewertet werden. So erkennen Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte, ob vereinbarte Betreuungsziele erreicht werden und wo Handlungsbedarf besteht.

Adressaten können anhand vorhandener Informationen, individueller Kategorien und aktueller Datenwerte gezielt ausgewählt werden. So lassen sich passgenaue Empfängerlisten für Mailings und Vertriebsaktionen erstellen, wodurch Streuverluste reduziert und Kunden gezielter angesprochen werden.

Automatisch zusammengestellte Adresslisten können bei Bedarf manuell überprüft und angepasst werden. So behalten Vertriebs- und Marketingmitarbeiter die volle Kontrolle über die Empfängerauswahl und können individuelle Anforderungen berücksichtigen.

Versendete Korrespondenzen werden automatisch dokumentiert. So bleibt die Kundenkommunikation jederzeit nachvollziehbar und Vertriebs- und Marketingmitarbeiter behalten den Überblick über bereits durchgeführte Mailingaktionen.

Beliebig viele Kategorien, Oberbegriffe und Kategoriebezeichnungen lassen sich individuell definieren. So kann die Klassifizierung flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden und schafft eine einheitliche Grundlage für die Kundenbetreuung und Vertriebssteuerung.

Kategorien können um individuelle Freitexte ergänzt werden. So lassen sich zusätzliche Informationen, Besonderheiten oder wichtige Hinweise direkt dokumentieren und für die weitere Kundenbetreuung nutzen.

Jeweils vier individuell definierbare Zahlen-, Ankreuz-, Datums- und Zeitfelder bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Klassifizierung. So lassen sich auch spezifische Merkmale und Anforderungen flexibel abbilden und für eine differenzierte Kundenanalyse nutzen.

Ein leistungsfähiges, vollständig integriertes Textprogramm bietet umfangreiche Formatierungs- und Layoutmöglichkeiten. Dadurch können professionelle Briefe und Geschäftsdokumente direkt in TOPIX erstellt werden, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Die integrierte Rechtschreibprüfung unterstützt die Erstellung fehlerfreier Geschäftstexte. Das erleichtert die tägliche Korrespondenz und sorgt für eine professionelle und einheitliche Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.

Beliebig viele Musterbriefe und Vertragsvorlagen können zentral hinterlegt und bei Bedarf abgerufen werden. Das spart Zeit bei der Dokumentenerstellung und gewährleistet einheitliche Inhalte und Gestaltungsstandards.

Vorlagen für Briefe, Faxe, Protokolle und weitere Geschäftsdokumente können flexibel gestaltet und an individuelle Anforderungen angepasst werden. Das ermöglicht eine professionelle, einheitliche Geschäftskommunikation und reduziert den Aufwand bei der wiederkehrenden Dokumentenerstellung.

Grafiken und Bilder können direkt in Formularvorlagen und Textdokumente eingebunden werden, beispielsweise aus dem integrierten Bildkatalog. So lassen sich Geschäftsdokumente individuell gestalten und an das Corporate Design des Unternehmens anpassen.

E-Mails können direkt in TOPIX oder im Zusammenspiel mit anderen E-Mail-Clients bearbeitet, beantwortet und weitergeleitet werden. Das ermöglicht eine flexible E-Mail-Kommunikation und vereinfacht die Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe.

Verschiedene E-Mail-Signaturen können hinterlegt und mit Prioritäten versehen werden. Dadurch lässt sich die passende Signatur gezielt verwenden und eine einheitliche, professionelle Geschäftskommunikation sicherstellen.

Für die Archivierung eingehender E-Mails stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. So können Unternehmen die Ablage an ihre individuellen Prozesse anpassen und sorgen für eine strukturierte, nachvollziehbare und schnell zugängliche E-Mail-Korrespondenz.

Etikettenbögen lassen sich in Formaten von DIN A6 bis DIN A3 sowohl im Hoch- als auch im Querformat mit frei wählbarer Etikettenaufteilung gestalten. So können unterschiedliche Etikettengrößen und Druckanforderungen flexibel umgesetzt werden.

Logos, Firmierungstexte und andere häufig verwendete Bildelemente können in unterschiedlichen Dateiformaten zentral verwaltet werden. So stehen wichtige Grafiken jederzeit für verschiedene Geschäftsdokumente zur Verfügung und lassen sich einheitlich und effizient nutzen.

Alle Änderungen an Hauptanschriften und Konditionen im Firmenstamm werden einschließlich Neuanlagen und Löschungen lückenlos protokolliert. Eine übersichtliche Standardauswertung zeigt, welche Daten von welchem Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt angelegt, geändert oder gelöscht wurden. Dabei werden sowohl die betroffenen Felder als auch die alten und neuen Werte dokumentiert. Die Auswertung kann nach Excel exportiert werden. So bleiben Änderungen an wichtigen Kunden- und Lieferantendaten jederzeit transparent und nachvollziehbar.

Manuelle Preisänderungen in Rechnungen werden systematisch erfasst und können über eine detaillierte Standardauswertung nachvollzogen werden. Diese zeigt unter anderem Rechnungsdatum und -nummer, den verantwortlichen Mitarbeiter, Artikel und Artikelgruppe sowie Standard-, Kunden- und Sonderverkaufspreise inklusive Summenbildung. Die Auswertung kann nach Excel exportiert werden und erleichtert die Kontrolle von Preisabweichungen. Zusätzlich lassen sich Änderungen an Zahlungskonditionen, Preisen, Rabatten und Zuschlägen in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen durch benutzerspezifische Feldsperren gezielt verhindern. Das erhöht die Preistransparenz, schützt vor unerwünschten Anpassungen und unterstützt eine verlässliche kaufmännische Kontrolle.

Die Vorgangshistorie steht für Firmen, Personen und Projekte zur Verfügung und zeigt alle zugehörigen Vorgänge in einer kompakten Übersicht. Einzelne Einträge können per Doppelklick direkt geöffnet und bearbeitet werden. Nach dem Speichern oder Abbrechen gelangen Nutzer automatisch zur ursprünglichen Ansicht zurück. Das ermöglicht eine schnelle Navigation zwischen zusammengehörigen Informationen und sorgt für effiziente Arbeitsabläufe ohne aufwendige Bereichswechsel.

Die Darstellung der Vorgangshistorie lässt sich individuell an die Arbeitsweise jedes Benutzers anpassen. Für jeden Bereich kann festgelegt werden, wie viele Gliederungsebenen beim Öffnen der jeweiligen Hauptmaske automatisch aufgeklappt werden. Alle Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert. Dadurch stehen bevorzugte Ansichten jederzeit direkt zur Verfügung und erleichtern die tägliche Arbeit mit umfangreichen Vorgangsdaten.