Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung. Ziel dieser Maßnahme ist es, den Rechnungsaustausch in der Wirtschaft zu digitalisieren, Prozesse zu standardisieren und die Effizienz zu steigern. Durch die elektronische Rechnung (E-Rechnung) sollen Kosten gesenkt, Fehlerquellen minimiert und die Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit von Geschäftstransaktionen verbessert werden.
Bereits 2020 wurde die Rechnung als verpflichtendes Format für die Einreichung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingeführt. Ab 01. Januar 2025 tritt die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung nun auch für B2B-Unternehmen in Kraft, es gibt jedoch auch Übergangsfristen. Die Pflicht bedeutet, dass alle Unternehmen, die geschäftliche Transaktionen mit anderen Unternehmen durchführen, ihre Rechnungen elektronisch im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen und versenden müssen.
Aber was ist dann eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt wird und maschinenlesbare Daten enthält, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Im Gegensatz dazu ist eine PDF-Rechnung lediglich eine digitalisierte Version einer Papierrechnung, die zwar per E-Mail verschickt werden kann, aber keine strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung enthält und manuell erfasst werden muss.
Was ist eine E-Rechnung und was bedeutet das für Unternehmer? Ab wann gilt die Pflicht und was ist jetzt anders? In diesem kompakten Video erklären wir die wichtigsten Fakten zur E-Rechnungspflicht und zeigen, wie die E-Rechnung in TOPIX umgesetzt ist.
E-Rechnungskonforme Datenformate können mit TOPIX problemlos erstellt und verarbeitet werden. Lästiges Scannen von Dokumenten entfällt. Aufgrund der strukturierten Rechnungsdaten können Sie Ihre Prozesse verschlanken und die Dateneingabe von Hand wird überflüssig. Gleichzeitig vermeiden Sie unliebsame Fehler bei der Erfassung.
Die Schnittstelle erlaubt es, strukturierte Rechnungsdaten in einer PDF-Datei zu übermitteln, auszulesen und zu verarbeiten. Dabei werden sämtliche steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen berücksichtigt. Das standardisierte ZUGFeRD-Format wurde mit Hilfe internationaler Gremien für die gesamteuropäische Verwendung entwickelt und eignet sich somit für alle Branchen, sowie die öffentliche Verwaltung und bildet den Grundstein für die rein elektronische Archivierung.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten (XML-Datensatz). Das Format wurde speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Dieses Format gilt seit November 2020 für alle Rechnungssteller an öffentliche Behörden verpflichtend.
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dies ermöglicht die Rechnung sowohl in einer für Menschen lesbaren Form (PDF) als auch in einer maschinenlesbaren Form (XML) darzustellen.
Auch E-Rechnungen unterliegen denselben Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. Das bedeutet, dass Unternehmen E-Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Darüber hinaus müssen die E-Rechnungen so gespeichert werden, dass sie bei einer Steuerprüfung jederzeit zugänglich und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.
Mit TOPIX Software können Sie alle rechtlichen Anforderungen einhalten. Ihre Dokumente werden automatisch gemäß GoBD und DSGVO archiviert.
Rechnungen, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse (wie z.B. eingangsrechnung@firma.de) eingehen, werden automatisch von TOPIX verarbeitet. Lassen Sie die cleveren Bild- und Texterkennungs-Algorithmen für sich arbeiten und machen Sie eine kurze Pause.
Ihre verarbeiteten Dokumente werden im Bereich "Eingangsrechnungen" von TOPIX als neuer Datensatz angelegt. Die ausgelesenen Daten (wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag, ...) werden den entsprechenden Feldern zugeordnet. Vorbei sind die Zeiten von händischem Abtippen.
Die Rechnung ist in TOPIX angelegt. Jetzt können Sie diese nochmal kontrollieren, Änderungen vornehmen und optional durch den Besteller freigeben lassen. Danach können Sie die Rechnung an die TOPIX Finanzbuchhaltung oder (über die DATEV-Schnittstelle) an Ihren Steuerberater weitergeben. Schlussendlich wird die Rechnung beglichen.
Für den Versand einer Rechnung im ZUGFeRD oder XRechnung Format müssen Sie nichts weiter tun, als Ihre Rechnung auf gewohntem Weg zu verschicken. TOPIX gibt die Rechnungen automatisch im E-Format aus. Ohne zusätzliche Klicks oder Anpassungen.
Sie setzen TOPIX bereits ein? Dann sind Sie jetzt schon bestens für die E-Rechnungspflicht aufgestellt. Mit TOPIX ERP können Sie bereits heute E-Rechnungen im ZUGFeRD oder X-Format erstellen und versenden. Wenige Einstellungen vornehmen und die Funktion ist aktiviert, Sie sparen sich komplizierte Anbindungen.
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Mit TOPIX wird die gesamte Verarbeitung von E-Rechnungen stark vereinfacht, weil eingehende Formate wie XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkannt, validiert und ausgelesen werden. Die relevanten Daten landen ohne manuelle Eingaben direkt in den passenden Belegen und Arbeitsabläufen. Dadurch sinkt der Aufwand erheblich, Fehlerquoten werden reduziert und Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Mittelständische Unternehmen profitieren so von einer spürbaren Entlastung im Tagesgeschäft.
Die E-Rechnungs-Funktion ist vollständig in die TOPIX-Finanz- und ERP-Prozesse integriert – ohne zusätzliche Tools oder Medienbrüche. Eingehende E-Rechnungen lösen automatisch Folgeschritte aus, wie die Zuordnung zu Vorgängen oder Workflows zur Freigabe. Auch ausgehende Rechnungen werden direkt aus den Modulen heraus korrekt erzeugt und verschickt. Das Ergebnis: ein durchgängiger, effizienter Rechnungsprozess, der sich perfekt in bestehende Abläufe im Mittelstand einfügt.
Da TOPIX die geforderten XML-Strukturen automatisch erzeugt und prüft, entstehen weniger Rückfragen von Kunden, Lieferanten oder Behörden. Rechnungen kommen schneller an, werden korrekt verarbeitet und können zügiger bezahlt werden. Das sorgt für eine stabilere Liquidität – ein wichtiger Vorteil für mittelständische Unternehmen. Gleichzeitig sinkt der interne Aufwand für Nachbearbeitungen und Abstimmungen.
TOPIX unterstützt alle relevanten Standards wie XRechnung, ZUGFeRD und weitere europäische Formate, sodass Unternehmen flexibel mit verschiedenen Partnern arbeiten können. Die Formate werden automatisch erkannt, verarbeitet und zentral abgelegt, was ein klares und strukturiertes Arbeiten ermöglicht. Dadurch behalten Unternehmen jederzeit die Übersicht über eingehende und ausgehende E-Rechnungen. Besonders Mittelständler mit vielen Kunden und Lieferanten profitieren von dieser einheitlichen Datenbasis.
E-Rechnungs-Standards entwickeln sich kontinuierlich weiter – und TOPIX hält mit regelmäßigen Updates technisch Schritt. Neue gesetzliche Anforderungen oder Formatänderungen werden frühzeitig integriert, sodass Unternehmen dauerhaft compliant bleiben. Dadurch entfällt interner Aufwand für Recherche oder manuelle Anpassungen. Mittelständische Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihr Rechnungsprozess langfristig stabil und zukunftssicher bleibt.
Sie haben Fragen zum Thema E-Rechnung und der Umsetzung mit TOPIX? Sprechen Sie uns an! Wir wollen gemeinsam mit Ihnen herausfinden, ob TOPIX der für Sie passende ERP-Anbieter ist. Unsere ERP-Experten stehen Ihnen offen und kompetent zur Seite.
