TOPIX Auftragsabwicklung

Software für Kundenanfragen, Kalkulationen, Angebote, Aufträge und Rechnungen

Die flexible Software zur Auftragsabwicklung

Hier erfahren Sie mehr zur TOPIX Auftragsabwicklung und welche Vorteile Sie hat: In TOPIX hinterlegte Dokumente können Sie ausdrucken oder per E-Mail versenden. In letzterem Fall auch mit automatisierter Erzeugung eines E-Mail-Anschreibens, das bereits die PDF-Datei als Anhang enthält. Dabei sorgt TOPIX dafür, dass alles sauber und einheitlich gestaltet vom Tisch geht. In der Layoutansicht eines Vorgangs können Sie sofort das Endergebnis überprüfen und mit allen Funktionen der Textverarbeitung optimieren.

Mit TOPIX bilden Sie unterschiedliche Einkaufspreise, Zielpreise, frei erstellte Positionen und weitere kaufmännische Varianten spielend ab. Automatische Vorschläge können Sie individuell anpassen oder ergänzen. Für individuelle Kalkulationen bietet jede Positionszeile Rabatte und ein Feld zur Eingabe freier Formeln - fast wie ein "Mini-Rechenblatt". Diese Hilfen funktionieren schnell und sichern zudem die Nachvollziehbarkeit. Erläuterungen zu den Positionen, Überschriften und Zwischensummen werden an gleicher Stelle gesetzt.

Automatisierung

Nahezu alle Informationen aus dem Artikel- und Leistungsverzeichnis werden über diverse Schnellfunktionen direkt in Kundenanfragen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen übernommen. Für das Auslandsgeschäft können Formulare und Artikelbeschreibungen in mehreren Sprachen ausgegeben werden. Durch die Automatismen für die Preisfindung sind Sie in der Lage, auch umfangreiche Vorgänge schnell abzuschließen.

Cleverer Workflow

Die Erzeugung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen direkt aus dem Angebot heraus sowie eine Reihe weiterer Mechanismen, sorgen für einen effizienten Arbeitsfluss. Die Statusverwaltung zeigt den aktuellen Stand auf Vorgangs- und Positionsebene an. Selbstverständlich sind diese Informationen an allen relevanten Stellen sichtbar.

Funktionen aus weiteren Bereichen

TOPIX CRM

TOPIX bietet als vollständiges CRM System für macOS, Windows und iOS neben der Adressverwaltung noch die Terminplanung, DMS, Ticketsystem und viele weitere Funktionen. Dabei können Sie zwischen der Nutzung On-Premise und in der Cloud wählen.

TOPIX ERP

Die Erfassung und Verwaltung von Adressen ist nur ein Baustein von TOPIX. Dieser wird durch viele weitere clevere Funktionen aus dem Bereich ERP ergänzt. Auftragsabwicklung, Einkauf, Produktion und Projektverwaltung sind nur einige Beispiele.

Seit dem Einsatz von TOPIX sparen wir viel Zeit beim Suchen von Artikeln sowie Seriennummern, was die Erstellung von Auftragsbelegen enorm beschleunigt. Besonders positiv ist die einfache Benutzung: neue Kollegen arbeiten sich sehr schnell in die Software ein.

Karsten H.
Gründer kommunity GmbH & Co. KG

Features: TOPIX Auftragsabwicklung

    Allgemein

    Allgemein

    • Euro- und fremdwährungsfähig
    • Mehrsprachig
    • Unterstützte Komponenten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine (mit automatischem Lagerabgang), Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Proforma-Rechnung
    • Sammelrechnung über mehrere Lieferscheine oder Angebote/Aufträge, auch mit optionaler Verdichtung
    • Direkte automatische Datenübernahme per Ein-Klick-Workflow (bei freier Änderbarkeit aller Positionen und Konditionen): Angebot in Auftrag (Bestätigung), Angebot/Auftrag in Lieferschein/Rechnung, Lieferschein(e) in Rechnung und umgekehrt, dabei wahlweise Übernahme der Betrifft-, Anfangs- und Schlusstexte des Vordokuments
    • Wahlweise Stapelverarbeitung, um z.B. mehrere Aufträge zu Lieferscheinen umzuwandeln.
    • Unterschiedliche MwSt-Sätze für die Positonen eines Vorgangs  
    • Vorgänge in Brutto- und Nettoerfassung

    Preisfindung

    Automatische Preisfindung

    • Preisklasse individuell beim Kunden vorgebbar
    • Zusätzlich oder alternativ Preisklasse(n) beim Artikel
    • Möglichkeit der Verrechnung mit dem für diese Preisklasse beim Artikel hinterlegten Mengenrabatt
    • Alternativ dazu beim Kunden hinterlegte Rabattsätze für Zeilen- oder Gesamtrabatt
    • Alternativ oder ergänzend dazu (auch gemischt) kundenspezifische Sonderpreise
    • Zusätzlich zeitlich begrenzte Aktionspreise
    • Automatisch gesetzte Preise, Bezeichnungen und Beschreibungen manuell änderbar
    • Rabatte in Angebot/Auftrag/Rechnung: Zeilenrabatt 1 prozentual, Zeilenrabatt 2 (alternativ als Zuschlag) prozentual/pauschal/mengenabhängig, Zwei prozentuale Globalrabatte, wahlweise Verwendung von Rabatt-Aktionsnamen mit hinterlegten Prozentsätzen bei Zeilenrabatt 1 und/oder Globalrabatt 2
    • Kalkulationshilfe mit freier Rechenformel und Kommentar bei jeder Position
    • Freie Positionen ohne Zugriff auf das Artikel-/Leistungsverzeichnis möglich
    • Skontier- und Rabattfähigkeit pro Position ausweisbar

    Übersichtlichkeit

    Übersichtlichkeit

    • Drei Angebotsarten: konkret, geschätzt, informell
    • Detaillierter Angebots-, Auftrags- Liefer- und Rechnungsstatus
    • Positionsweise Darstellung des Liefer- und Abrechnungsstatus
    • Statusabhängige Summenermittlung in Angebots-, Auftrags- und Rechnungsliste
    • Unterstützung des Vier-Augen-Prinzips bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
    • Angebotsprognose: Wahrscheinlichkeiten, erwarteter Umsatz (einmalig und laufend), Entscheidungstermin, Lieferwunschtermin
    • Wahlweise Prüfung des Lagerbestands bereits bei der Erfassung des Auftrags
    • Projektzuordnung als zusätzliches Gliederungsmerkmal
    • Barzahlerfunktion in der Rechnung („Gegeben“/„Zurück“)
    • Verwaltung des Zahlungsstatus in der Rechnung auch manuell möglich

    Druckformulare

    Druckformulare

    • Mitgelieferter Mustersatz für Formulare
    • Formulareditor zur Änderung der mitgelieferten Formulare und zur individuellen, CI-konformer Gestaltung (wie in der Korrespondenz)
    • Beliebig viele Formular-Varianten je Vorgangsart, Hoch / Quer bis A3
    • Automatische Erzeugung aller Ausdrucke

    Umsatzlisten

    Umsatzlisten

    Artikelumsatzlisten

    • Druck von Umsatz, Rohertrag (absolut und prozentual) und Anzahl für jeden Artikel
    • Zwei frei wählbare Perioden im Vergleich
    • Verschiedene Verdichtungsoptionen (z.B. Artikel, Artikelgruppe, Projekt)

     

    Kundenumsatzliste

    • Hitliste nach Umsatz oder Rohertrag
    • Wahlweise beschränkt auf die gewünschte Anzahl der Besten (verbunden mit nachfolgendem Mailing)
    • Zwei frei wählbare Perioden im Vergleich
    • Optional mit Artikeldetails

    Schnittstellen

    Schnittstellen zu Fibu, Mahnwesen und Logistik

    • Automatische Übergabe aller relevanten Parameter (inkl. evtl. Rabatte auf voreinstellbare Konten) an die Finanzbuchhaltung und den Zahlungsverkehr
    • Alternatives Mahnverfahren direkt aus der Fakturierung (falls nicht mit integrierter FiBu gearbeitet werden soll).   
    • Verwaltung von Zahlungseingängen
    • UPS/DHL-Schnittstelle für Versand und Logistik

    Provision

    Provisionsabrechnung

    • Nach Vertreter und %-Satz je Kunde
    • Nach Vertreter und %-Satz je Artikel/Leistung
    • Nach Vertreter je Kunde und %-Satz je Artikel
    • Standard-Vertreter-%-Sätze pro Rechnungsposition manuell änderbar
    • Berechnung nach Rohertrag oder Nettowert
    • Wahlweise nur bezahlte Rechnungen
    • Optionale Provisionsminderung bei Gutschrift/Storno