Korrespondenzen in TOPIX

Erstellung und Archivierung von E-Mails, Briefen sowie Telefon- und Besprechungsprotokollen

Überzeugendes Leistungspaket

WYSIWYG-Editor

TOPIX bietet bereits im Standard ein übersichtliches Verwaltungssystem für Ihre Korrespondenzen. Egal ob Brief, Fax, E-Mail oder Telefon- und Besprechungsprotokoll - Sie können die vollständige und integrierte Textverarbeitung mit WYSIWYG-Editor zur professionellen Kommunikation nutzen. Mit dem Formulareditor gestalten Sie einheitliche Vorlagen für Dokumente, Etiketten, Briefhüllen und Vieles mehr.

Umfassende Automatisierung

Textbausteine

Die Korrespondenz-Art und eine der beliebig vielen Vorlagen wählen Sie mit wenigen Klicks aus. Die Firmen- und Personendaten werden automatisch in die Korrespondenz übernommen. Mit Hilfe der Textbaustein-Bibliothek können Sie vordefinierte Elemente schnell in die Korrespondenz einfügen. Anschließend kann jedes Dokument direkt aus TOPIX heraus gedruckt, gefaxt oder per E-Mail versendet werden. Die Zuordnung und Ablage der Korrespondenz geschieht automatisch im Hintergrund.

Perfekte Formatierung

Formularbibliothek

Die Formularbibliothek gewährleistet ein CI-gerechtes Layout ihrer Korrespondenzen. Dabei sind unsere bewährten Standardformulare bereits im Lieferumfang enthalten. Individuelle Anpassungen nehmen Sie (gerne mit unserer Unterstützung) bei Systemeinführung vor. Alle üblichen Textformatierungen und grafischen Komponenten sind hier möglich.

Lückenlose Erstellung und Archivierung

Mit TOPIX finden Sie alle Korrespondenzen, Termine und Aufgaben an einer zentralen Stelle. Schon nach kurzer Zeit wollen Sie die übersichtliche Darstellung nicht mehr missen. Darüber hinaus können Sie gescannten Dokumente einfach Vorgängen zuordnen. Die gesamte Kommunikations-Historie wird im Verknüpfungsbereich der Firmen, Personen und Projekte lückenlos abgebildet.

Alle Funktionen im Überblick

    Kommunikation

    Kommunikations-Funktionen

    • Separate Ausgabevarianten und spezielle Funktionen für Briefe, Fax und E-Mail sowie Telefon- und Gesprächsprotokolle
    • Leistungsfähiges, voll integriertes Textpro­gramm mit umfassenden Formatierungs- und Layoutmöglichkeiten
    • Automatische Zuordnung standortbezogener Anschriften, Adressarten und Länderkennzeichnungen
    • Rechtschreibprüfung
    • Textbausteine mit Bereichszuordnung
    • Beliebig viele Musterbriefe oder -verträge können abgerufen werden
    • Variable Verfahren für die Archivierung eingehender Briefe

    Formulareditor

    Leistungsfähiger Formulareditor

    • für die Gestaltung von Vorlagen für Briefe, Faxe, Protokolle etc...
    • Einbindungsmöglichkeit für nahezu alle Datenbankinhalte zur Automatisierung der Dokumentenerstellung
    • Einbindung von Grafik in Formularvorlagen und Textverarbeitungs-Dokumente möglich (vorzugsweise aus dem Bildkatalog)
    • Verwaltung von Anhängen bei allen ein- und ausgehenden Dokumenten.

    Telefax

    Unterstützung von Telefax-Programmen

    • Mit der Jahreswechselversion 2016/2017 wird die Unterstützung der proprietären Fax-Anbindungen von Tobit und 4-Sight entfallen. Beide Fremdprodukte unterstützen jedoch auch die "Fax-via-E-Mail"-Funktionalität, die spätestens in der Jahreswechselversion von TOPIX enthalten sein wird.

    E-Mail

    Umfassende E-Mail-Funktionen

    • Autark oder im Zusammenspiel mit anderen Mail-Clients einschließlich Antwort- und Weiterleitungsfunktion
    • Beliebig viele E-Mail Konten für Ein- und Ausgang
    • Variable Signaturen mit Priorisierung
    • SMTP-Authentifizierung für ausgehende E-Mails
    • Variable Verfahren für die Archivierung eingehender E-Mails

    Etikettendruck

    Etikettendruck

    • Beliebig viele Etikettenformate als Vorlagen anlegbar
    • Vorlagen für Bögen in Formaten von DIN A6 bis DIN A3 im Hoch- und Querformat in beliebiger Aufteilung
    • Grafischer Vorlageneditor mit umfassenden Textverarbeitungs- und -gestaltungsmöglich­keiten einschließlich Bildeinbindung

    Bilddatenbank

    Bilddatenbank

    • Zentrale Verwaltung von Bilddaten in unterschiedlichsten Formaten für Logos, Firmierungstexte und andere mehrfach verwendete Bildelemente
    • Referenzierte Platzierung dieser Bildelemente in alle Druckformulare (zur Reduzierung des benötigten Speicherplatzes)

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