Das TOPIX:8 Ticketsystem
Helpdesk, Service, Support & Hotline
Anfragen kompetent bearbeiten, Verbesserungspotentiale nutzen
Kaum ein Unternehmen kann heute noch ohne gut funktionierenden Kundenservice existieren.
Ergänzend zum Grundmodul lassen sich mit dem TOPIX:8 Ticket-System alle Kunden-, Service- und Supportanfragen über die Meldewege E-Mail, Telefon, Fax und Brief zügig erfassen, klassifizieren, bearbeiten und speichern.
Die Anfragen werden mitsamt allen dazugehörigen Korrespondenzen und Kategorieeinträgen in TOPIX:8 als Ticket mit einer eindeutigen Ticketnummer, einem zuständigen Bearbeiter und einer frei wählbaren Priorität erfasst.
Zur weiteren Bearbeitung können die Tickets an andere Verantwortliche weitergereicht werden. Alle Bearbeitungsschritte werden in einfacher Weise chronologisch protokolliert. Jedes erstellte Kommunikationsdokument (meist E-Mail oder Telefonprotokoll) ist dabei automatisch Teil dieser Historie.
Den Überblick bewahren
Über den Bearbeitungsfortschritt informiert der neunstufige Status. Über jeden Statuswechsel kann, falls gewünscht, der Kunde mit einer automatisierten E-Mail benachrichtigt werden. Jeder Status- und Bearbeiterwechsel wird mit Datum, Uhrzeit und dem Diktatzeichen desjenigen protokolliert, der die Änderung veranlasst hat.Mit dieser Historie lässt sich der Fortschritt des Vorganges zu jeder Zeit detailliert nachvollziehen.
Wird nach Beendigung des Vorganges das Ticket geschlossen, werden auch die dazugehörigen Korrespondenzen nach Rückfrage automatisch auf erledigt gesetzt.
Die Verknüpfung des Tickets mit Wiedervorlagen und Terminen sorgt
dafür, dass die Reaktions- und Lösungszeiten eingehalten werden und kein
Vorgang verloren geht.
Mit dem TOPIX:8 Ticket-System kann
auch ein großes Anfragevolumen übersichtlich klassifiziert und
strukturiert bearbeitet werden.